ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی یکی از کارهای مهمی است که کارفرمایان باید به صورت ماهانه انجام دهند. گرچه ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی بر عهده کارفرمایان است و مسئولیت آن با کارفرمایان است، اما بیمه شدگان هم باید نسبت به ارسال مدام و همیشگی لیست بیمه خود به سازمان تامین اجتماعی هوشیار باشند و این موضوع را مدام بررسی کنند. زیرا موارد بسیاری بوده است که کارفرما لیست بیمه را ماهانه رد نکرده است، در حالی که هزینه بیمه را از حقوق کارگر یا کارمند کسر کرده است یا رقم دریافتی حقوق را کمتر از رقم واقعی ثبت کرده و رد کرده است. همین کم و کاستی ها باعث می شود در سوابق بیمه ای بیمه شده خلاءها و شکاف های عمیقی حاصل شود و در هنگام بازنشستگی مشکلات زیادی را برای بیمه شده ایجاد کند. از همین رو لازم است هر بیمه شده ای نسبت به سوابق بیمه ای خود حساس باشد و آن را پیگیری کند.
ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی توسط کارفرمایان تنها در صورتی امکان پذیر است که در سایت تامین اجتماعی ثبت نام انجام شده باشد. بعد از وارد شدن به صفحه ثبت نام کارفرمایان روی گزینه ثبت نام کلیک کنید، با تایید شرایط به صفحه بعدی بروید. اطلاعات هر فیلد را وارد کنید و تمام مراحل ثبت نام را تکمیل کنید. بعد از اینکه به عنوان کارفرما در سایت تامین اجتماعی ثبت نام کردید، می توانید هر ماه برای ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی اقدام کنید. بعد از تکمیل فرایند ثبت نام، دوباره به صفحه نخست بروید و با وارد کردن رمز عبور و نام کاربری به صفحه کاربری اختصاصی خود وارد شوید.
برای ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی، کارفرمایان و بیمه شدگان محترم باید نرم افزار ارسال لیست حق بیمه را از سایت تامین اجتماعی دانلود کنند و روی سیستم خود نصب کنند تا با استفاده از این نرم افزار بتوانند لیست بیمه را ارسال کنند.
توجه داشته باشید گرچه عنوان می کنیم که کارفرمایان باید برای ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی از فلان مسیر وارد شوند، اما فراموش نکنید که کارفرما داشتن به معنای داشتن بیمه اجباری تامین اجتماعی است. افرادی که از بیمه غیر اجباری تامین اجتماعی استفاده می کنند، خودشان کارفرمای خودشان هستند و خودشان هم باید حق بیمه یا به عبارتی لیست بیمه خودشان را برای سازمان تامین اجتماعی ارسال کنند.
در هر صورت بعد از ورود به صفحه کاربری خود به عنوان کارفرما،باید از منوی عملیات لیست بیمه، گزینه بارگذاری لیست بیمه را انتخاب کنید. اطلاعات مشخص شده از جمله نام و کد کارگاه و شعبه مورد نظر را وارد کنید. همچنین در قسمت اطلاعات ماهیانه کارگاه و اطلاعات ماهیانه بیمه شدگان (پرسنل بیمه شده) فایل ضمیمه ای را که از قبل تهیه کرده اید، بارگذاری کنید. در ادامه ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی، تمام اطلاعات کارگاه، اطلاعات کارفرما، دستمزد، مبلغ حق بیمه، شماره لیست و غیره یک بار دیگر به شما نشان داده می شود. یک بار دیگر این اطلاعات را مرور کنید و در نهایت برای ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی روی گزینه "ارسال به شعبه" کلیک کنید و تا تایید عملکرد سایت بیمه تایید منتظر پردازش سایت بمانید.
بد نیست یادآوری کنیم که بعد از ارسال لیست بیمه و تایید سیستم می توانید فهرست لیست ها را مشاهده کنید. برای مشاهده فهرست لیست ها در منوی عملیات لیست بیمه، این بار گزینه "مشاهده فهرست لیست ها" را انتخاب کنید. اگر وضعیت درخواست شما در حالت تایید نهایی قرار گرفته بود، در بخش انتهای جدول روی علامت ذره بین کلیک کنید تا لیست بیمه ارسال شده را یک بار دیگر ببینید. در صورتی که در پایین لیست مشخصات روی گزینه "دریافت برگ پرداخت" کلیک کنید، می توانید برگ پرداخت مربوط به لیست ارسالی را مشاهده کنید و آن را چاپ هم کنید.
در هنگام ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی یا بعد از ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی می توانید با بررسی وضعیت ارسال خود از سرانجام عملیاتی که انجام داده اید، مطلع شوید. برای این کار لازم است پنج وضعیت ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی را به خوبی بشناسید و بدانید که در هر وضعیت سرانجام ارسال لیست بیمه چه شده است؛
این وضعیت غیرقابل ارسال بودن لیست بیمه را نشان می دهد. یعنی اینکه در ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی خطایی صورت گرفته است و احتمالا کد کارگاه اشتباه درج شده است.
وقتی وضعیت ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی آبی رنگ باشد، به این معنی است که ثبت اولیه ارسال لیست بیمه انجام شده است و اطلاعات لیست بیمه در سیستم ثبت شده است. در این وضعیت امکان حذف اطلاعات وجود دارد.
بدیهی است که این وضعیت نشان می دهد که ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی به شعبه مورد نظر با موفقیت انجام شده است. البته هنوز یک مرحله تا وضعیت "تایید نهایی" باقی مانده است. معمولا تغییر این وضعیت به وضعیت تایید نهایی اندکی طول می کشد. چنانچه تغییر وضعیت ارسال به شعبه بیشتر از 24 ساعت طول بکشد، حتما باید موضوع را از طریق اداره بیمه بررسی کنید. بعد از این مرحله می توانید از منوی عملیات لیست بیمه و گزینه مشاهده فهرست لیستها، ادامه وضعیت لیست ارسال شده خود را پیگیری کنید.
وضعیت تایید نهایی نشان می دهد که ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی در شعبه مورد نظر با موفقیت انجام شده است و امکان دریافت برگ پرداخت (فیش حق بیمه) وجود دارد.
اگر در نهایت بعد از ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی با این وضعیت روبه رو شدید، به این معنی است که باید یک بار دیگر مراحل بارگذاری لیست بیمه را از ابتدا انجام دهید. احتمالا نام کارگاه را درست انتخاب نکرده اید و یا اینکه اطلاعات کلی لیست با ستون های لیست ارسالی مطابقت نداشته است.
جمع بندی
اگر مسئول ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی هستید، برای این کار تا حد بسیار زیادی باید دقت کنید تا هم بتوانید این فرایند را با موفقیت تکمیل کنید و هم اینکه با ارسال درست و صحیح حق بیمه افراد، سوابق درست بیمه ای آنها را تضمین کنید تا بتوانند در آینده از حقوق بیمه ای خود تمام وکمال استفاده کنند.
