دانلود نمونه پیش فاکتور اکسل+ تفاوت پیش فاکتور با فاکتور
در دنیای تجارت، تبادل اطلاعات دقیق و به‌موقع بین خریدار و فروشنده از اهمیت بالایی برخوردار است. پیش فاکتور به عنوان سندی رسمی، این وظیفه را به نحو احسن انجام می‌دهد. در ادامه این مطلب به در این مقاله به بررسی اهداف صدور پیش فاکتور و مزایای استفاده از پیش فاکتور اکسل می‌پردازیم.
پیش فاکتور چیست؟
پیش فاکتور سندی است که توسط فروشنده برای خریدار صادر می‌شود و جزئیات یک معامله آتی را شرح می‌دهد. این سند شامل اطلاعاتی مانند موارد زیر است:
اطلاعات فروشنده: نام، آدرس و اطلاعات تماس فروشنده
اطلاعات خریدار: نام، آدرس و اطلاعات تماس خریدار
شرح کالا یا خدمات: شرح دقیق کالاها یا خدماتی که به فروش می‌رسند
قیمت: قیمت واحد هر کالا یا خدمات و قیمت کل
شرایط پرداخت: نحوه پرداخت و تاریخ سررسید
شرایط حمل و نقل: نحوه ارسال کالاها یا ارائه خدمات
تاریخ صدور: تاریخ صدور پیش فاکتور
تاریخ انقضا: تاریخی که پیش فاکتور معتبر است
پیش فاکتورها تعهدآور نیستند، اما به عنوان یک سند رسمی عمل می‌کنند که جزئیات یک معامله را مشخص می‌کند. پیش فاکتورها معمولاً قبل از صدور فاکتور نهایی صادر می‌شوند که پس از تحویل کالاها یا ارائه خدمات صادر می‌شود.
اهداف صدور پیش فاکتور
اطلاع‌رسانی به خریدار: پیش فاکتور به خریدار اطلاعاتی در مورد جزئیات سفارش و هزینه‌های مربوط به آن می‌دهد.
تثبیت توافق: پیش فاکتور به عنوان یک سند کتبی از توافق بین خریدار و فروشنده عمل می‌کند.
درخواست پیش پرداخت: پیش فاکتور می‌تواند برای درخواست پیش پرداخت از خریدار قبل از تحویل کالاها یا ارائه خدمات استفاده شود.
آغاز فرآیند حمل و نقل: پیش فاکتور می‌تواند به عنوان مجوزی برای شروع فرآیند حمل و نقل کالاها یا ارائه خدمات استفاده شود.
نکاتی برای صدور پیش فاکتور:
از یک قالب استاندارد استفاده کنید: قالب‌های استاندارد پیش فاکتور به صورت آنلاین در دسترس هستند. استفاده از یک قالب استاندارد به اطمینان از اینکه پیش فاکتور شما شامل تمام اطلاعات لازم است کمک می‌کند.
اطلاعات دقیق را وارد کنید: تمام اطلاعات موجود در پیش فاکتور باید دقیق و به‌روز باشد.
پیش فاکتور را به طور واضح و مختصر بنویسید: پیش فاکتور باید به طور واضح و مختصر نوشته شود تا خواندن و درک آن آسان باشد.
پیش فاکتور را به موقع صادر کنید: پیش فاکتور باید در اسرع وقت پس از توافق بین خریدار و فروشنده صادر شود.
پیش فاکتور را به درستی امضا و تاریخ‌گذاری کنید: پیش فاکتور باید توسط نماینده مجاز فروشنده امضا و تاریخ‌گذاری شود.
تفاوت پیش فاکتور با فاکتور
پیش فاکتور و فاکتور هر دو اسناد مهمی در معاملات تجاری هستند، اما کاربردها و اهداف متفاوتی دارند. در اینجا به طور خلاصه به تفاوت‌های کلیدی بین این دو سند می‌پردازیم:
تعهد:
پیش فاکتور: سندی غیر تعهدآور است که صرفاً برای ارائه اطلاعات به خریدار و پیشنهاد فروش از طرف فروشنده صادر می‌شود. خریدار هیچ تعهدی برای خرید کالا یا خدمات براساس پیش فاکتور ندارد.
فاکتور: سندی رسمی و تعهدآور است که جزئیات یک معامله انجام شده را نشان می‌دهد. پس از تحویل کالا یا ارائه خدمات و تأیید نهایی خریدار، فاکتور صادر می‌شود. خریدار موظف به پرداخت مبلغ درج شده در فاکتور است.
زمان صدور:
پیش فاکتور: قبل از انجام معامله و به منظور ارائه اطلاعات به خریدار و جلب نظر وی صادر می‌شود.
فاکتور: پس از انجام معامله، تحویل کالا یا ارائه خدمات و تأیید نهایی خریدار صادر می‌شود.
محتوا:
پیش فاکتور: به طور کلی شامل اطلاعاتی مانند نام و مشخصات طرفین معامله، شرح کالا یا خدمات، قیمت، شرایط پرداخت و تاریخ انقضا می‌شود.
فاکتور: علاوه بر اطلاعات موجود در پیش فاکتور، شامل جزئیات بیشتری مانند شماره فاکتور، تاریخ صدور، تاریخ سررسید، مالیات و روش حمل و نقل نیز می‌شود.
کاربرد:
پیش فاکتور:
برای اطلاع‌رسانی به خریدار از جزئیات معامله آتی
برای تثبیت توافق بین خریدار و فروشنده
برای درخواست پیش‌پرداخت از خریدار
برای آغاز فرآیند حمل و نقل
فاکتور:
برای ارائه سند رسمی از یک معامله انجام شده
برای ثبت اطلاعات معاملاتی در حسابداری
برای پیگیری پرداخت‌ها
برای اهداف مالیاتی
مثال:
فرض کنید شما قصد خرید مبلمان برای منزل خود را دارید. فروشنده برای شما پیش فاکتوری ارسال می‌کند که شامل اطلاعاتی مانند نوع مبلمان، قیمت، شرایط پرداخت و تاریخ تحویل است. پس از توافق نهایی و پرداخت مبلغ، فروشنده فاکتور را صادر می‌کند که در آن علاوه بر اطلاعات موجود در پیش فاکتور، جزئیات بیشتری مانند شماره فاکتور، تاریخ صدور و مالیات نیز درج شده است.
پیش فاکتور اکسل چیست؟
پیش فاکتور اکسل، سندی است که با استفاده از نرم افزار اکسل برای ارائه جزئیات یک معامله آتی به خریدار توسط فروشنده ایجاد می‌شود.
مزایای استفاده از پیش فاکتور اکسل:
سهولت ایجاد: استفاده از اکسل برای ایجاد پیش فاکتور بسیار ساده است و نیاز به دانش فنی خاصی ندارد.
قابلیت تنظیم: پیش فاکتورهای اکسل به راحتی قابل تنظیم هستند و می‌توان آنها را مطابق با نیازهای خاص هر کسب و کاری شخصی‌سازی کرد.
قابلیت محاسبه خودکار: اکسل می‌تواند به طور خودکار محاسبات مربوط به پیش فاکتور، مانند قیمت کل و مالیات را انجام دهد.
قابلیت ذخیره و اشتراک‌گذاری: پیش فاکتورهای اکسل را می‌توان به راحتی ذخیره و با دیگران به اشتراک گذاشت.
دسترسی آسان: اکسل نرم افزاری رایج است که اکثر افراد به آن دسترسی دارند.
نتیجه گیری
در نهایت، پیش فاکتور ابزاری کارآمد و کاربردی در معاملات تجاری است که به شفافیت، سهولت و بدون دردسر شدن معاملات کمک می‌کند. پیش فاکتور اکسل ابزاری کاربردی برای هر کسب و کاری است که به دنبال ایجاد معاملاتی شفاف، دقیق و بدون دردسر است. شما می‌توانید برای کسب اطلاعات بیشتر و دانلود نمونه پیش فاکتور رسمی خام اکسل به وبسایت کاسب یار مراجعه فرمایید.
