تصور کنید در یک نمایش بازی با این سوال روبرو شوید:
"کدام یک از موارد زیر را نمی توان برای اهداف حسابداری استفاده کرد؟"
پاسخ صحیح "پیش فاکتور" است. آیا تمام پول خود را روی آن می گذاشتید؟ بیشتر به این نکته، اگر مشتری درخواست پروفورم کند، آیا می‌دانید برای چه چیزی باید و نباید از آن استفاده کرد و دقیقاً چگونه آن را ارسال کنید؟ برای دانلود پیش فاکتور رایگان و pdf پیش فاکتور میتوانید به سایت مشاوره کسب و کار کاسب یار مراجعه نمایید.
پیش فاکتور یک صورتحساب اولیه یا فاکتور تخمینی است که برای درخواست پرداخت از خریدار متعهد برای کالا یا خدمات قبل از عرضه استفاده می شود. پیش فاکتور شامل شرح کالا، کل مبلغ قابل پرداخت و سایر جزئیات مربوط به معامله است.
این اساساً یک توافقنامه "خوب نیت" بین شما (فروشنده) و یک مشتری است تا خریدار بداند که چه چیزی را از قبل انتظار دارد.
به عنوان مثال، اگر برای اطمینان از تضمین تامین مالی قبل از تولید کالا یا ارائه خدمات، پرداخت از قبل لازم باشد، می توان از پروفرما برای ارائه جزئیات تراکنش آتی استفاده کرد.
اگرچه یک پیش فرم شامل بسیاری، اگر نه همه، اطلاعات یکسانی است که در فاکتور فروش نهایی ظاهر می شود، وزن قانونی یکسانی ندارد و نباید برای اهداف حسابداری یا به عنوان یک توافق نامه الزام آور استفاده شود.
از بسیاری جهات، یک پیش‌فرم به یک مظنه یا برآورد نزدیک‌تر است تا یک فاکتور. این به این دلیل است که مشتریان ملزم به پرداخت مبلغ ذکر شده در پروفرما نیستند، کل مبلغ پرداختی در حساب های پرداختنی مشتری یا حساب های دریافتنی شما ثبت نمی شود و نمی توانید از پیش فرم برای بازپس گیری مالیات بر ارزش افزوده استفاده کنید.
نکته کلیدی که باید به خاطر بسپارید این است که پروفرما معمولاً زمانی برای مشتری یا مشتری ارسال می شود که آنها متعهد به خرید از شما هستند، اما نمی توان فاکتور رسمی برای آن ارسال کرد زیرا جزئیات نهایی هنوز باید تأیید شود. هنگامی که مشتری با همه چیز موافقت کرد، پس از آن شما کالا را تحویل می دهید و یک فاکتور رسمی صادر می کنید.
برای درک بهتر اینکه پروفرما در کجای فرآیند فروش قرار می‌گیرد، در اینجا سایر انواع فاکتورهای رایج مورد استفاده قرار می‌گیرند:
فاکتور فروش یک درخواست رسمی برای پرداخت است که همزمان با یا اندکی پس از عرضه کالا یا خدمات ارسال می شود. علاوه بر درخواست پرداخت، این یک سند مالیاتی است و اگر شامل مالیات بر ارزش افزوده باشد، ممکن است فاکتور مالیاتی نامیده شود.
از فاکتور تجاری در محموله های بین المللی استفاده می شود تا به مشتری و مأموران گمرکی کالای ارسالی، خرید و فروش، تاریخ و شرایط فروش، مقدار و وزن کالا و سایر جزئیات را اعلام کند. فاکتورهای تجاری برای محاسبه ارزش مالی کالاهای مورد معامله و هرگونه مالیات قابل اعمالی که ممکن است برای حمل و نقل اعمال شود استفاده می شود. برای کسب اطلاعات بیشتر، راهنمای ما در مورد فاکتورهای تجاری را بخوانید.
اگر کالا آسیب دیده باشد یا یک خطای اداری یا اشتباه دیگری وجود داشته باشد، یک یادداشت اعتباری جزئیات بازپرداخت فاکتور فروش اصلی را به طور جزئی یا کامل یا اعتباری که برای خریدهای آینده استفاده می شود ارائه می دهد.
هدف از پیش فاکتور این است که نشان دهد کالا یا خدمات چقدر هزینه دارد تا به مشتری کمک کند تصمیم بگیرد که آیا می خواهد خرید را ادامه دهد یا خیر.
پروفرما نقطه مالیات تراکنش را برطرف نمی کند. نقطه مالیات همچنین به عنوان "زمان عرضه" شناخته می شود - روزی است که در آن فروش برای اهداف مالیات بر ارزش افزوده انجام می شود. به عنوان مثال، فرض کنید شما یک تامین کننده مواد خام چرمی هستید. اندازه هر پوست چرم متفاوت است و قبل از تایید ابعاد دقیق باید در انبار بررسی شود.
شما یک پیش فاکتور برای مشتری ارسال می کنید که در مورد یک کالای خاص سوال کرده است. در پروفرما، تمام جزئیات فروش پیشنهادی را فهرست می‌کنید. در این مرحله، نقطه مالیاتی رخ نداده است، و شما از تاریخ در پیش فرم در حسابداری مالیاتی خود استفاده نمی کنید.
مشتری تأیید می کند که مایل است ادامه دهد و پرداخت را ارسال می کند. سپس فاکتور فروش نهایی را صادر می کنید. تاریخ این فاکتور نقطه مالیات است و برای اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده شما استفاده می شود.
از آنجایی که پیش فاکتور یک سند الزام آور قانونی یا فاکتور رسمی مورد استفاده برای حسابداری نیست، نیازی به ابطال آنها نیست. مانند سند نقل قول، اگر فروش انجام نشود، هیچ اقدامی برای ویرایش یا لغو پیش فاکتور لازم نیست.
این بدان معناست که ممکن است مشتری نظر خود را تغییر دهد و حتی پس از ارسال پیش فاکتور به خرید ادامه ندهد. به همین دلیل، همیشه ایده خوبی است که همه جنبه‌های پرداخت‌های ورودی و خروجی خود را در معرض دید قرار دهید، بنابراین بدانید که چگونه یک سفارش لغو شده ممکن است بر جریان نقدی تأثیر بگذارد.
از همان روشی که برای ایجاد فاکتورهای معمولی استفاده می شود، می توان برای ایجاد پیش فاکتور نیز استفاده کرد. اکثر نرم افزارهای حسابداری یا صورتحساب شامل قالب های پیش فاکتور هستند. از طرف دیگر، می توانید پیش فاکتور خود را در برنامه هایی مانند Microsoft Word و Google Docs ایجاد کنید.
هدف اولیه از پیش فاکتور نشان دادن جزئیات معامله پیشنهادی به مشتری است. به این ترتیب، باید شامل همان اطلاعات فاکتور نهایی باشد:
برخلاف فاکتور فروش نهایی، پیش فرم باید شامل موارد زیر باشد:
اکنون شما همه چیز را در مورد پیش فاکتورها می دانید، امیدواریم یک جزئیات کمتر در روند فروش خود نگران باشید. اگر می خواهید انعطاف بیشتری در مدیریت امور مالی کسب و کار خود داشته باشید، ما طیف وسیعی از راه حل ها را داریم که می تواند کمک کند. کارت‌های ویزیت ما می‌توانند به شما کمک کنند تا قدرت خرید را برای رشد کسب‌وکار خود باز کنید و در عین حال جوایز ارزشمندی کسب کنید.
