در سازمان ها و شرکت های بزرگ از آنجایی که عملیات پیچیده تر و فعالیت ها بیشتر هستند مدیریت فرآیندهای سازمان اهمیت زیادی دارد. از سوی دیگر بررسی عملیات با روش های معمول و سنتی بسیار زمان بر می شود. پس در این شرایط بهره مندی از سامانه erp برای مدیریت عملیات سازمان با سیستم های یکپارچه سازی اطلاعات تاثیر زیادی در بهبود عملکرد سازمان خواهد داشت.
از آنجایی که سازمان ها با برنامه ریزی منابع سازمان حضور موفق و قدرتمند تری در بین رقبا و بازار رقابتی دارند. ما نیز در مقاله سعی کرده ایم به این سوال پاسخ دهیم که سیستم erp چیست؟ و مزایای نرم افزار erp در سازمان ها چیست؟
سیستم Erp چیست؟
سیستم برنامه ریزی منابع انسانی با یکپارچه سازی وظایف و منابع، اشتراک گذاری اطلاعات در سازمان ها، برقراری ارتباط با سایر بخش های سازمان از طریق پایگاه داده سازمانی را امکان پذیر می کند. در واقع با راه اندازی سامانه erp در سازمان ها و نصب نرم افزار erp بین فعالیت و عملیات بخش های مختلف سازمان از جمله منابع انسانی، امور مالی و ... ارتباط برقرار می شود.
راه اندازی سیستم erp تمامی مراحل نصب تجهیزات سخت افزاری، نرم افزاری را در بر می گیرد و منابع دراین سیستم تحت عنوان نیروی انسانی یا همان کارکنان سازمان، مواد اولیه، سرمایه سازمان و هرکدام از عناصری که یک سازمان به کار می گیرد را شامل می شود.
برنامه ریزی منابع انسانی یا Enterprise resource planning که به اختصار erp گفته می شود با گردآوری اطلاعات مربوط به فرایندهای درون سازمان در قالب یک نرم افزار بر بهبود کارایی عملکرد سازمان و کارکنان آن نقش بسزایی دارد. به طور خلاصه می توان گفت سامانه erp به صورت یک نرم افزار برای مدیریت فرآیندهای کاری بکار می رود .
مهم ترین مزایای نرم افزار erp
مراحل پیاده سازی سیستم erp
1.بررسی و نیازسنجی سازمان
در این مرحله با تشکیل کارگروهی برای پیاده سازی Erp در سازمان، ضمن شناسایی ویژگی های مورد نیاز سیستم یکپارچه سازی اطلاعات بر طبق نیازهای سازمان برنامه زمانبندی برای اجرای پروژه ارائه می دهند. در ادامه با تصمیم گیری درباره چگونگی طراحی سیستم اقدام به مدیریت پروژه می شود.
2.انتخاب سیستم Erp
در این مرحله با توجه به ویژگی های ارزیابی شده و نیازسنجی عملیات سازمان، نوع سیستم erp مناسب سازمان انتخاب می شود.
3.توسعه سیستم Erp
در این مرحله از راه اندازی سامانه Erp با سفارشی سازی نرم افزار Erp با توجه به طراحی صورت گرفته در مراحل قبلی نسبت به نصب تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری مورد نیاز سامانه اقدام می شود. در ادامه داده ها و اطلاعات سازمان به سیستم erp منتقل می شود.
4.تست سامانه Erp
مرحله تست نرم افزار همزمان با توسعه سیستم به صورت موازی اجرا می شود و نسبت به تست ماژول ها و قابلیت های سیستم اقدام کرده و ضمن رفع ایرادات سیستم تست مجدد صورت می گیرد.
5.تثبیت و استقرار سامانه Erp
در این مرحله سیستم شروع به کار می کند و در صورت مواجه شدن کاربران با مسائل فنی، پشتیبانی فنی صورت می گیرد. براساس اولویت سازمان ماژول های سیستم به صورت همزمان یا مرحله ای راه اندازی می شوند.
6.پشتیانی، بروزرسانی و ارتقای سامانه
در این مرحله بعنوان مرحله نهایی پیاده سازی سیستم Erp براساس نظرات کاربران سازمان، سیستم بهینه می شود و اگر نیاز به بروزرسانی نرم افزار یا ارتقای سخت افزاری آن باشد پشتیبانی لازم صورت می گیرد.
قیمت نرم افزار erp
قیمت نرم افزار Erp با توجه به عواملی از جمله نوع، اندازه سازمان، نوع سامانه erp مورد نظر متغیر است. در ادامه به برخی مواردی که بر قیمت سامانه erp تاثیر دارند پرداخته ایم.
اغلب سازمان ها برای ارزیابی میزان آمادگی خود در راستای پیاده سازی سیستم erp پیش از پیاده سازی سیستم یکپارچه سازی اطلاعات، ارزیابی آمادگی اولیه را برای سازمان انجام می دهند که ضمن شناسایی ریسک های احتمالی پیاده سازی erp در سازمان، سازمان خود را برای اجرای erp می سنجند.
اغلب سیستم های erp با هدف پیاده سازی در سازمان های بزرگ تولید شده اند پس سازمان های ایرانی برای پیاده سازی سامانه Erp نیاز به ارائه طرح وضعیت بهبود یافته سازمان دارند تا خود را با ویژگی های مد نظرسیستم های یکپارچه سازی اطلاعات erp منطبق کنند. گذر از این مرحله هم نیاز به صرف زمان و هزینه برای دریافت خدمات و مشاوره از سازمان ارائه دهنده سامانه erp دارد.
برای خرید سامانه erp نیاز دارید که هزینه مربوط به لیسانس نرم افزار را پرداخت کنید و برای دریافت پشتیبانی نیز هزینه ای در حدود 15 تا 25 درصد هزینه لیسانس را به صورت سالانه پرداخت می کنید. لیسانس سیستم erp هم با توجه به عواملی همچون ماژول های فعال، تعداد کاربران فعال در سامانه، تعداد شرکت های تحت نظارت سازمان و مجموع کارکنان سازمان بستگی دارد.
پیاده سازی و اجرای سامانه erp یکی از مهم ترین مراحل هست که بایستی هزینه های مربوط به پیکربندی، سفارشی سازی، انتقال اطلاعات، آموزش سامانه و تست نرم افزار پرداخته شود.
راه اندازی سیستم erp علاوه بر هزینه هایی که تا اینجا گفته شد هزینه های جانبی از جمله میزان زمان صرف شده برای جمع آوری اطلاعات، ارائه مستندات، تست و آموزش سیستم به کارکنان که همه توسط مدیران سازمان انجام می شود.
برای نصب و پیاده سازی سامانه Erp برخلاف بسیاری از نرم افزار های منابع انسانی نیاز به سرور و سخت افزارهای جانبی دارید.
سخن پایانی
در جمع بندی مطالب بیان شده می توان گفت سازمان های بزرگ و متوسط با پیاده سازی سیستم erp ضمن اتوماتیک سازی فرایندهای سازمان انجام فعالیت ها را تسهیل کرده و نسبت به همه عملیات سازمان مدیریت و نظارت جامعی خواهند داشت. سامانه Erp در کنار دیگر سیستم های منابع انسانی مثل سیستم BPMS به صاحبان کسب و کار این امکان را فراهم می کند تا با کمترین اتلاف زمان و هزینه در بازار رقابتی به سمت توسعه و رشد گام بردارند.
