در قرن 21 بدون کمک گرفتن از تکنولوژی و مکانیزه سازی فرآیندها نمی توان در بازار رقابتی دوام آورد. رقابت بین کسب و کارها به قدری بالاست که کم کردن حتی چند درصد از خطا و یا چند ساعت صرفه جویی در زمان می تواند برگ برنده ی شما باشد. یکی از راه های موثر در این راه، استفاده از نرم افزارهای مدیریتی مثل نرم افزار حضور و غیاب است.
وقتی در رابطه با نرم افزار حضور و غیاب صحبت میکنیم از تفاوت بزرگی در کسب و کارتان حرف می زنیم که تعجب می کنید چطور تا کنون بدون آن کار کرده اید. در ادامه با ما همراه باشید تا با 3 مزیت اصلی این نرم افزار بیشتر آشنا شوید.
نرم افزار حضور و غیاب به سازمان ها کمک می کند تا برنامه ریزی، مدیریت و پیگیری غیبت کارکنان، مرخصی، استعلاجی، زمان استراحت و … را به سادگی انجام دهند. شرکت ها از نرم افزار حضور و غیاب برای تعریف غیبت و مدیریت درخواست ها و تأییدها استفاده می کنند. این راه حل اغلب در بخش منابع انسانی مورد استفاده قرار می گیرد. البته اگر شرکت ها کوچکتر باشند و بخش منابع انسانی نداشته باشند نیز این نرم افزار نه تنها کاربردی است بلکه ضروری خواهد بود. در واقع نرم افزار حضور و غیاب می تواند به عنوان بخشی ازدپارتمان منابع انسانی و یا به عنوان یک راه حل مستقل پیاده سازی شود. در ادامه به بررسی 3 مزیت اصلی این نرم افزار خواهیم پرداخت.
این نرم افزار به عنوان مکملی برای نرم افزار حقوق و دستمزد عمل می کند. استفاده از یک نرم افزار حضور و غیاب و نرم افزار حقوق و دستمزد به صورت یکپارچه موجب کاهش حداکثری خطا و پردازش دقیق حقوق و دستمزد کارکنان می شود.
3 مزیت نرم افزار حضور و غیاب در سازمان ها
همانطور که گفتیم نرم افزار حضور و غیاب مزایای بسیاری دارد و به کمک ساده سازی مراحل انجام کار، کمک بزرگی به پیشبرد اهداف سازمانی خواهد کرد. این 3 مزیت اصلی عبارت اند از:
راه حل نرم افزار حضور و غیاب چندین فرایند زمانبر منابع انسانی را ساده سازی می کند. به عنوان مثال به یک فرایند ساده ی مرخصی گرفتن در سیستم سنتی دقت کنید. کارمندان به صورت دستی یا ایمیلی و … باید به مدیر مربوطه درخواست مرخصی می دادند و این درخواست باید به بخش منابع انسانی نیز اطلاع داده می شد. جواب هر چه باشد مجدد باید به آن شخص ایمیل فرستاده شود. این پروسه نیازمند طی کردن یک زنجیره ی طولانی است و بسیار زمانبر خواهد بود. پس از آن باید به سختی بررسی می شد که آیا امکان مرخصی برای آن فرد وجود دارد یا خیر، آن فرد چه مقدار از مرخصی های خود را استفاده کرده است و آیا مرخصی استعلاجی است یا استحقاقی. همچنین باید مرخصی یک کارمند نسبت به وضعیت و مرخصی سایر کارمندان مورد بررسی قرار می گرفت تا مرخصی آسیبی به روند کاری شرکت وارد نکند و یا به طور همزمان دو کارمند یک بخش در یک زمان مرخصی نگیرند.
بررسی تمامی این موارد در روش های سنتی، یا بسیار دشوار و زمانبر بوده است و یا اصلا امکانپذیر نیست. علاوه بر آن امکان بروز خطا در چنین سیستم هایی بسیار بالا خواهد بود.
به کمک یک نرم افزار حضور و غیاب خوب شما می توانید تمامی این مراحل را در یک چشم بر هم زدن انجام دهید. اطلاعات کارمندان در این نرم افزار به صورت طبقه بندی شده وجود دارد که بررسی و دسترسی به آنها را ساده کرده است. تمامی افراد شرکت به یک دیتای مشترک دسترسی دارند، البته با سطوح دسترسی متفاوت.
ساده بودن مراحل ثبت مرخصی موجب می شود کارمندان از غیبت های بدون هماهنگی و برنامه ریزی نشده خودداری کنند. از آنجایی که هر گونه غیبت از پیش تعیین نشده ای برای شرکت خسارت به بار می آورد این امر به کاهش آسیب های شرکتی کمک خواهد کرد.
۲. بهبود رفاه کارکنان
طبیعتا آنچه برای تیم منابع انسانی و مدیریت مفید باشد برای سایر اعضای تیم نیز مفید خواهد بود. اگر درخواست مرخصی برای کارمندان آسان باشد آنها در مواقع نیاز به راحتی مرخصی خود را ثبت می کنند و می دانند که جواب درخواست آنها به سرعت و بر اساس اصول درستی داده می شود.
آمار و ارغام نشان می دهد که استرس یکی از بزرگترین علل غیبت های برنامه ریزی نشده در بین کارکنان است. می توان گفت یکی از عوامل استرس زا برای کارمندان پروسه ی دشوار مرخصی است. اگر روند درخواست مرخصی برای کارمندان توسط نرم افزار حضور و غیاب ساده سازی شود مقدار زیادی از استرس کارمندان کاهش پیدا می کند. در این حالت افراد می دانند به دلیل آشفتگی و دلایل غیرمنطقی پاسخگویی به درخواست آنها به تعویق نمی افتد و یا رد نمی شود.
۳. درک بهتر روند غیبت ها
علاوه بر ساده سازی مراحل درخواست مرخصی، این نرم افزار اطلاعات مفیدی در اختیار مدیران شرکت ها خواهد گذاشت. این اطلاعات می تواند به شما در کاهش غیبت ها به خصوص کاهش غیبت ها ی از پیش تعیین نشده کمک بزرگی کند. اما چگونه؟
نرم افزار های حضور و غیاب تمامی اطلاعات مربوط به مرخصی و ساعات کاری کارمندان مانند دلایل مرخصی که شامل استعلاجی و استحقاقی می شود را در خود ذخیره می کند. نرم افزارهای حضور و غیاب خوب مانند نرم افزار حضور و غیاب کاوان به شما یک نمای کلی از روند غیبت ها در شرکت ارائه می دهد. در نرم افزرا حضور غیاب کاوان این گزارش ها به صورت نمودارهای میله ای و دایره ای هستند که مقایسه روند غیبت کارکنان با یکدیگر و دپارتمان ها با یکدیگر به سادگی و در یک نگاه قابل تشخیص است. شما می توانید علت های غیبت و هزینه های وارد شده بر آن اساس را به خوبی بررسی و مقایسه کنید.
اگر بر روی درک روند غیبت ها وقت بگذارید ممکن است الگوهای خاصی را تشخیص دهید و در ادامه بتوانید به تغییراتی فکر کنید که می تواند غیبت ها و غیبت های غیر مجاز را کاهش دهد.
