با رشد هر کسب و کاری، حجم کار مدیران آن نیز به طور تصاعدی افزایش می یابد. در ابتدا مدیران فعالیت های خود را اغلب به صورت سنتی و دستی پیش میبرند، اما در نهایت خسته می شوند و شاهد ضررهای وارده از این روش خواهند بود.
همچنین استفاده از شیوه های سنتی در مدیریت، موجب عدم توانایی سازمان در برآوردن نیازهای مشتری می شود که این موضوع می تواند هر کسب و کاری را در مرحله کلیدی رشد از دور خارج کند.
سرمایه گذاری بر روی نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) می تواند به سازمان ها کمک کند تا فعالیت های متفاوت را در یک برنامه واحد یکپارچه گرد هم آورد، در نتیجه فرآیندها ساده شده و سرعت افزایش پیدا می کند. نرم افزارهای ERP چند وجهی از پایگاه داده یکپارچه ای استفاده می کنند که زمان پاسخگویی به مشتریان را بسیار کاهش می دهد، بازدهی عملیات را افزایش می دهد و موفقیت فروش را تضمین می کند.
در ادامه با من همراه باشید تا به بررسی 5 دلیل اصلی نیاز سازمانها به ERP بپردازیم.
در سیستم های کسب و کار، ERP مخفف enterprise resource planning و به معنای برنامه ریزی منابع سازمانی است.
ERP یک نرم افزار مدیریت کسب و کار است که به سازمان اجازه می دهد از مجموعه ای از برنامه های یکپارچه استفاده کند. سیستم های ERP با ساده سازی و خودکارسازی فرایندها، موجب ایجاد عملکردی دقیق تر و کارآمدتر می شوند. همچنین این نرم افزار امکان مشاهده کامل فرایندهای اصلی کسب و کار را فراهم می کند.
سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی بدون نیاز به افزودن فناوری های IT یا هزینه های اضافی نیروی انسانی، کسب و کارتان را گسترش می دهد.
به بیان ساده تر می توان گفت سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی حکم مغز یک شرکت را دارد. همانطور که مغز همه ی بخش های بدن ما را کنترل می کند، به آنها فرمان می دهد و در نهایت از اینکه همه ی قسمت ها با هم به درستی کار میکنند اطمینان حاصل می کند، سیستم ERP هم همین وظایف را بر عهده دارد. همانطور که بدن انسان بدون مغز نمی تواند فعالیت کند، یک سازمان نیز بدون یک سیستم ERP مناسب نمی تواند به درستی به حیات خود ادامه دهد.
سازمان ها به یک سیستم مدیریتی جامع که بر کل فعالیت های شرکت نظارت داشته باشد، احتیاج دارند. ERP با یکپارچه سازی سیستم های شرکت مزایایی در پی دارد که هر سازمانی را به خود نیازمند می کند. در ادامه به بررسی 5 دلیل اصلی نیاز سازمان ها به ERP خواهیم پرداخت:
۱. استانداردسازی نرم افزار
در یک سیستم مدیریتی نادرست، فرآیندهای مختلف تجاری در یک سازمان برای مدیریت عملیات مشابه از برنامه های متفاوتی استفاده می کنند. این موضوع می تواند منجر به ایجاد آشفتگی در داده ها، فرایندهای وقتگیر و شکاف های امنیتی شود.
یک سیستم ERP تمام این فرایندها را با یک رابط یکپارچه به هم متصل می کند. با این کار دسترسی به داده ها با داشبورد متمرکز برای کاربران آسان می شود و امنیت داده ها افزایش پیدا میکند.
2. عملکرد بهتر در حسابداری و دریافت گزارش های مالی سازمان
زمانی که شرکت شما در حال رشد است، رسیدگی به امور مالی شما یکی از عوامل مهم در موفقیت آن به حساب می آید. اما با رشد شرکت شما، ممکن است پیچیدگی معاملات بدون یک سیستم متمرکز کارآمد بسیار زیاد به نظر برسد.
ورود داده ها به صورت دستی بهره وری شما را به میزان قابل توجهی کاهش می دهد، اما یک برنامه ERP یکپارچه که تراکنش های ورودی و خروجی شما را کنترل میکند، میتواند نیاز به ورود مجدد داده ها را از بین ببرد و به کمک پلتفرمی متمرکز، یک دید کلی و جامع به داده های عملیاتی مهم فراهم کند.
3. زمان پاسخگویی کمتر
با افزایش قدرت و شهرت شما در بازار، توانایی شما در بهبود ارائه خدمات می تواند به عنوان مزیت رقابتی شما عمل کند. برای ارائه خدمات بهتر به مشتریان، تیم فروش شما باید دسترسی کامل به تمامی اطلاعات بخش های مختلف سازمان داشته باشد در نتیجه تمامی سیستم ها باید در یک واحد متمرکز با یکدیگر ادغام شوند.
اگرچه امروزه اکثر شرکت ها از نرم افزار حسابداری استفاده می کنند، اما ناتوانی نرم افزار در ادغام با سایر فرایندهای کسب و کار، بسیاری از راه حل ها را بی اثر میکند. امروزه اکثر نرم افزارهای ERP دارای امکانات حسابداری داخلی هستند که نیاز به انجام کارهای تکراری و ورود داده ها به شکل دستی را از بین می برد.
4. رعایت مقررات و امنیت داده ها
این نرم افزار مقررات را در دل خود جای داده است و شما بدون نیاز به آگاهی از مقررات آنها را در فرایندهای خود اعمال می کنید. اکثر این نرم افزارها با تغییر مقررات به صورت خودکار و یا توسط پشتیبانی آپدیت می شوند.
نرم افزارERP نه تنها پردازش داده ها را ساده کرده و فرآیندهای داخلی شما را ساده می کند ، بلکه امنیت شما را با ویژگی هایی مانند دسترسی به داده های تنظیم شده و سیستم های فایروال داخلی افزایش می دهد. ادغام چندین فرآیند در یک سیستم یکپارچه ، کنترل و نظارت بر امنیت نرم افزار شما را برای مدیران سیستم شما آسان تر می کند.
5. سرعت و انعطاف پذیری بالاتر
از طریق نرم افزار ERP ، داده های بخشهای مختلف یک سازمان در یک پلتفرم یکپارچه، جمع آوری و ساده سازی می شود که سرعت دسترسی به اطلاعات و در نتیجه سرعت کلی فرایند کار را بالا می برد.
همچنین از آنجایی که دنیا و شرکت ها به طور پیوسته در حال تغییر و تحول هستند استفاده از یک سیستم با انعطاف پذیری بالا در اولویت قرار میگیرد که ERP این قابلیت را دارد.
راه حل های ERP امروزه می توانند چندین عملکرد را با استفاده از پایگاه داده متمرکز برای ارائه اطلاعات دقیق به هر کاربر در هر نقطه از جهان، در هر دستگاه پردازش کنند. دسترسی به پایگاه داده اشتراکی، در زمان و انرژی شما صرفه جویی می کند و تحویل کار با کیفیت بالا را در مهلت مقرر، تضمین می کند.
امروزه مدیریت یک کسب و کار بدون کمک گرفتن از نرم افزارهای مربوطه کاری بسیار وقتگیر، دشوار و گاهی حتی غیر ممکن است. کاوان با ارائه دستیار هوشمند مدیریت کسب و کار می تواند با ساده سازی مراحل کار و سرعت بخشیدن به آن، کمک بزرگی به پیشبرد اهداف سازمانی شما کند.
