در عصر فناوری اطلاعات و ارتباطات، استفاده از نرم‌افزارها در حوزه حراست و انتظامات برای تسهیل و بهبود فعالیت‌های امنیتی و مدیریتی کسب و کارها و سازمان‌ها امری ضروری و حیاتی است.
سیستم حراست و انتظامات، ابزارهایی قدرتمند هستند که با بهره‌گیری از امکانات پیشرفته فناوری، از جمله تحلیل داده‌ها، ثبت اطلاعات، نظارت و هماهنگی، در حفظ امنیت و جلوگیری از وقوع جرم و تخلفات مؤثر عمل می‌کنند. در این مطلب به بررسی الزامات ضروری نرم‌افزار اتوماسیون حراست و انتظامات پرداخته خواهد شد .
با توجه به وظایف متعدد نگهبانان، نرم افزار حراست و انتظامات باید تمامی وظایف نگهبان را پوشش داده تا استفاده از ابزارها و نرم افزارهای مختلف جلوگیری شود ، چرا که درصورت استفاده از ابزارهای متعدد راندمان کاری نگهبان کاهش می یابد.
لذا ضروری است که سیستم حراست و انتظامات تمامی امکاناتی که نگهبان و مجموعه حفاظت نیاز دارد به صورت جامع و در قالب یک نرم افزار ارائه دهد.
نرم افزار پیشخوان انتظامات به منظور پاسخ به کلیه نیاز های حفاظتی طراحی شده و دارای قابلیت های ثبت ورود و خروج ارباب رجوع، پرسنل، ماشین آلات، کالا و تجهیزات، گزارشات روزانه نگهبانان و همچنین قابلیت گشت و نگهبانی می باشد.
کمترین وابستگی به سخت افزار و تجهیزات فناوری اطلاعات
استفاده از نرم افزارهایی که برای راه اندازی نیاز به تجهیزاتی مانند سرور و سیستم کامپیوتری دارند باعث بالا رفتن هزینه هایی مانند نگهداری، تعمیرات می باشد. به کرات مشاهده گردیده با توجه به پیچیدگی و هزینه بالا نگهداری نرم افزار ، کسب و کارها تمایلی به استفاده از نرم افزار های اتوماسیون حراست و انتظامات ندارد.
ولی در صورت استفاده از نرم افزاری که به صورت ابری راه اندازی شده مانند نرم افزار پیشخوان انتظامات دیگر نگرانی در خصوص نگهداری تجهیزات و سخت و افزار ها ندارید زیرا تمامی موارد مربوط به نگهداری و پشتیبانی مانند بروزرسانی، بک آپ گیری و تامین امنیت توسط شرکت پشتیبان انجام می گردد و مدیران امور حفاظتی و نگهبانان با کمترین تجهیزات مثل داشتن یک گوشی هوشمند قادر خواهند بود با نرم افزار کار کنند و سایر موارد فنی توسط شرکت پشتیبانی میگردد.
آنلاین بودن نرم افزار
یکی از مزیت‌های بزرگ نرم‌افزارهای آنلاین، دسترسی آسان به آن‌ها است. کاربران می‌توانند به سادگی از هر جایی با اتصال به اینترنت وارد نرم‌افزار شوند و از امکانات آن بهره‌برداری کنند.
در نرم‌افزارهای آفلاین، کاربران برای استفاده از آن‌ها باید به دستگاهی که نرم‌افزار روی آن نصب شده است مراجعه کنند. این موضوع می‌تواند باعث محدودیت دسترسی کاربران به نرم‌افزار شده و امکان همکاری و همزمانی بین نگهبانان ممکن نیست.
سادگی کار با برنامه
رعایت اصول تجربه کاربری ساده و مطلوب در طراحی نرم افزار باعث میشود ضمن اینکه نگهبانان با کمترین دانش، توانایی برقراری ارتباط با نرم افزار را داشته باشند بتوانند با سرعت و کمترین تاخیر ، ثبت موارد لازم را در نرم افزار انجام دهند.
امکان ارزیابی نگهبانان
قابلیت ارزیابی نگهبان از مهمترین ویژگی های یک سیستم حراست و انتظامات است به صورتی که بتوان بین نگهبانی که در ثبت گزارشات ورود و خروج و گشت زنی و سرکشی از محوطه عملکرد بهتری دارد با سایر نگهبانان تفکیک قائل شد.
در نرم افزار پیشخوان انتظامات قابلیتی تعبیه شده است که نگهبانان بر اساس میزان مشارکتی که در گشت و نگهبانی و ثبت مواردی مثل ورود و خروج و گزارشات روزانه دارد امتیاز دهی می گردند و خود این مورد باعث ایجاد فضای رقابتی بین نگهبانان می گرد.
قابلیت گزارش گیری
هدف اصلی از استقرار نرم افزارهای اتوماسیون حراست و انتظامات در موجوعه ها ، جمع آوری اطلاعات به منظور اتخاذ تصمیمات مدیریتی است لذا نرم افزار باید قابلیت ارائه گزارشات متنوع به صورت گرافیکی و جداول اکسل را داشته باشد.
تعریف محیط های نگهبانی مجزا
به منظور رعایت اصول حفاظتی و حیطه بندی ، سازمان ها و کسب و کارهایی که دارای چندین شعبه می باشند، باید بتوانند مناطق نگهبانی مستقلی در نرم افزار تعریف کنند که نگهبانان هر ناحیه به اطلاعات نواحی دیگر دسترسی داشته باشند.
آگاهی از گزارشات به صورت لحظه ای
برخی از اخبار و رخدادهای محیط کسب و کار بایستی به صورت سریع و لحظه ای پاسخ داده شود و در صورت استفاده از روش های سنتی و یا نرم افزارهای آفلاین، درصد بالایی از اخبار به اخبار سوخته تبدیل می گردد و قابلیت بهره برداری توسط مدیران را نخواهد داشت.
لذا استفاده از نرم افزار مانند پیشخوان انتظامات باعث میگردد مدیران کسب و کارها در هر نقطه ای از دنیا ، به صورت لحظه ای از کلیه وقایع کسب و کار که توسط نگهبانان رصد و ثبت می گردد آگاه شوند.
