فرم‌های انبارداری و فرآیند انبار ، به‌عنوان یک فرآیند پشتیبانی در اکثر سازمان‌ها وجود دارد و شامل شناسایی ،چیدمان، جابجایی ، محافظت و کنترل موجودی می‌شود. در این مطلب نمونه مستندات و فرم های انبار با توجه به تجارب مهندس پیام خرازیان تشریح می‌شود.
پیاده‌سازی استانداردهای مدیریتی ازجمله ایزو 9001 نقش مهمی در مستندسازی انبار بر اساس الزامات مشخص‌شده دارد و سازمان‌هایی که سیستم‌های مدیریتی را استقرار داده‌اند باید فرآیند انبار شامل فرم‌ها ، دستورالعمل‌ها و روش‌های اجرایی را مشخص نمایند.
فرم‌های انبارداری بر اساس الزامات انبار در ایزو 9001 شامل موارد زیر می باشد:
کد گذاری کالا
درصورتی‌که تعداد اقلام کالا زیاد باشد باید ساختاری جهت کدینگ کالا در نظر گرفته شود این ساختار بر اساس تعریف سازمان در قالب یک دستورالعمل کدینگ می‌تواند انجام شود.
فرم نقطه سفارش
به‌منظور اطمینان از کافی بودن موجودی کالاها در انبار ، تعیین نقطه سفارش ضرورت دارد بدین منظور سازمان‌ها به‌صورت تجربی یا از روش‌های علمی اقدام به تعیین نقطه سفارش در فرآیند انبار می‌نمایند. و نقطه سفارش مواد اولیه ، قطعات یدکی ، محصول نهایی و قطعات نیمه ساخته محصولات خود را در لیست نقطه سفارش مشخص می نمایند. در سازمان‌های بزرگ ، واحد برنامه‌ریزی یا کنترل موجودی ، موضوعات برنامه‌ریزی مواد و سفارش گذاری خرید را انجام می‌دهد و در سازمان‌های کوچک این موضوع توسط مسئول انبار یا مدیریت واحد مشخص‌شده صورت می‌گیرد
خرید کالاهای موردنیاز بر اساس نقطه سفارش تعیین‌شده توسط مسئولین مشخص‌شده صورت می‌گیرد .
فرم رسید موقت
به‌منظور تصدیق کالای خریداری‌شده توسط واحد درخواست‌کننده کالا ، قبل از ورود به انبار فرم رسید موقت تکمیل می‌شود . کالای خریداری‌شده پس از ورود به انبار در محل قرنطینه قرارگرفته و سپس فرم رسید موقت توسط واحد انبار تکمیل می‌شود مسئول انبار تعداد اقلام را با میزان سفارش شده تطابق داده و به واحد مربوطه جهت بررسی اعلام می‌گردد مواد اولیه و اقلام نیمه ساخته توسط کنترل کیفیت تصدیق شده و قطعات یدکی توسط واحد نگهداری و تعمیرات موردبررسی قرار می‌گیرد.
در صورت تطابق کالای خریداری‌شده با مشخصات خرید ، رسید موقت توسط مسئولین مشخص‌شده در فرم رسید موقت تائید می‌شود سپس کالا از محل قرنطینه به محل انبار منتقل‌شده و رسید انبار توسط مسئول انبار صادر می‌شود.
به‌منظور ردیابی کالای خریداری‌شده به هر محموله شماره بچ /Lot تخصیص داده‌شده و شماره آن در سند رسید موقت / رسید انبار ثبت می شو در برخی از کالاهای واردشده به انبار شماره Lot تأمین‌کننده را دارد که همان شماره در اسناد ثبت می‌شود.
فرم رسید انبار
به‌منظور ثبت ورود کالا به انبار و اعلام به واحد مالی جهت درج در سیستم مالی ، سند رسید انبار تکمیل می‌شود. شماره بچ/lot محموله ورودی جهت ردیابی در این فرم ثبت شود
این فرم می‌تواند در چند نسخه تکمیل‌شده و سابقه آن نزد واحد انبار و ملی نگهداری شود
فرم حواله انبار
فرم حواله انبار ، مجوز خروج کالا از انبار می‌باشد که اختیار خروج کالا توسط مدیرعامل می‌تواند به مسئول انبار یا هر شخص دیگری داده شود شماره بچ /lot محموله تحویلی جهت ردیابی در این فرم ثبت شود
این فرم می‌تواند در سه نسخه تکمیل شود ، یک نسخه در واحد انبار ، یک نسخه واحد مالی و نسخه دیگر تحویل‌گیرنده کالا می‌باشد
فرم کارتکس کالا
به‌منظور اطلاع از موجودی دقیق کالاها در انبار باید کارتکس انبار برای هر یک از کالاها تکمیل شود در این فرم کارتکس انبار در هر ردیف یکی از ستون‌های وارد یا صادر تکمیل می‌شود درصورتی‌که کالایی به انبار وارد شود به موجودی اولیه کالا اضافه‌شده و در قسمت موجودی لحاظ می‌شود.
درصورتی‌که کالایی آر انبار خارج شود در ردیف صادره ثبت‌شده و از موجودی اولیه کالا کسر شده و موجودی در قسمت موجودی درج می‌شود
جهت مشاهده متن کامل مقاله و لیست کامل فرم‌های انبارداری بر روی لینک "لیست فرم‌های انبارداری " کلیک نمایید.
مطلب فرم‌های عمومی شرکت، توسط مهندس پیام خرازیان تهیه‌شده است .
انتشار مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است
