اخذ گواهینامه ایزو بنا به دلایل مختلف برای سازمان‌ها یک ضرورت است آشنایی با مراحل پیاده‌سازی ایزو تا اخذ گواهینامه ایزو به شما در بهره‌مندی از مزایای ایزو کمک می‌نماید
ده قدم اخذ گواهینامه ایزو
قدم اول: انتخاب درست استاندارد ایزو
در قدم اول سازمان باید مطمن شود که استاندارد ایزو انتخاب شده متناسب با سازمان است سیستم مدیریت کیفیت ایزو 9001 اصول مشترکی با سایر سیستم مدیریتی داشته و در تمامی سازمان ها قابل کاربرد است در صورتی که به تازگی در نظر دارید استانداردهای ایزو را استقرار نمایید ابتدا پیشنهاد می‌گردد استاندارد ایزو 9001 را پیاده سازی نموده تا موضوعات سیستم‌های مدیریتی در سازمان فرهنگ سازی شده و سپس جهت استقرار سایر سیستم‌های مدیریت برنامه‌ریزی نمایید.
قدم دوم : بررسی استاندارد ایزو
خرید یک نسخه از استاندارد ایزو می تواند مفید باشد ولی الزام نیست. سپس شما می تونید استاندارد را مطالعه نمایید.
قدم سوم : ارتباط با اهداف
جهت استقرار یک سیستم مدیریت ایزو نیازمند توسعه اهداف سازمان از طریق مدیریت ارشد سازمان می‌باشد و حمایت مدیریت ارشد در تمامی مراحل اخذ گواهینامه ایزو ضرورت است .
قدم چهارم : برنامه‌ریزی و اجرای آموزش ایزو
در صورتی که شما کاملا نا آشنا به استانداردهای ISO باشید، یک دوره آموزشی استاندارد ایزو می تواند برای شما مفید باشد با طی نمودن دوره آموزش ایزو ، اطلاعات شما و اعتماد به نفس شما افزایش می یابد و شما می توانید مهارت های خود را در پیاده سازی ایزو اثبات نمایید .
در صورتی که شما از خدمات مشاور ایزو جهت پیاده سازی ایزو و اخذ گواهینامه ایزو استفاده نمایید مشاور در طی مراحل خدمات مشاوره ایزو به شما آموزش می‌دهد.
دوره های آموزش ایزو با توجه به استاندارد ایزو درخواستی شما می‌تواند :
قدم پنجم : بکارگیری مشاور ایزو
یک مشاور خوب باید ارزش فرآیند شما را افزایش دهد.مشاور ایزو به سازمان شما در پیاده سازی استراتژی ها کمک می نماید ، مشاور ایزو باید مستقل باشد یعنی مشاور ایزو نمی‌تواند خودش سازمان را ممیزی کند و گواهینامه ایزو صادر نماید .
متاسفانه در ایران تعداد زیادی از شرکت‌های گواهی دهنده ناشناخته و تازه تاسیس برای کسب درآمد هم مشاوره و هم ممیزی را انجام می دهند که این با قوانین سازمان های اعتباردهی شرکت‌های گواهی دهنده مغایرت دارد .
استفاده از مشاور ایزو ، مسئولیت شما را در اجراء و پیاده سازی سیستم مدیریت کاهش یا حذف نمی کند پس بنابراین به نفع خود شما است که کارکنان و مدیریت با مشاور ایزو در طول مراحل پیاده سازی ایزو در ارتباط باشند و مدیران در این موضوع مشارکت نمایند.
مراقب باشید سیستم‌های مدیریتی ” آماده شده ” بصورت پکیج مدارک با رویکرد Cut – Copy – Paste توسط برخی از کلاهبرداران دکان ایزو به شما تحمیل نگردد
قدم ششم : انتخاب شرکت گواهی دهنده ایزو
در انتخاب شرکت گواهی دهنده ایزو باید موضوعات زیر مد نظر قرار گیرد :
شرکت گواهی دهنده ایزو ، قرارداد های ممیزی استاندارد های مدیریتی ایزو و صدور گواهینامه ایزو را برای چرخه 3 ساله تنظیم می نمایند و در این قرارداد ممیزی صدور گواهینامه برای سال اول و ممیزی مراقبتی برای دوره های آتی در طی سه سال در نظر می‌گیرند.
شرکت های گواهی دهنده ایزو عموما سالیانه ممیزی مراقبتی را در نظر گرفته ولی برخی از آنها در بازه زمانی کوتاهتری 9 ماهه جهت ممیزی مراقبتی در سازمان شما حاضر می شوند. این دوره زمانی ممیزی مراقبتی با توجه به نوع محصولات و خدمات شما و قوانین شرکت گواهی دهنده مشخص می شود .
متاسفانه در ایران برخی از افراد سودجو و کلاهبردار از طریق دکان ایزو ، از بی اطلاعی سازمان ها و مدیران متقاضی گواهینامه ایزو سوء استفاده نموده و اقدام به صدور گواهینامه ایزو تقلبی می نمایند.
بجای انتخاب نادرست در شرکت گواهی دهنده ایزو و اخذ گواهینامه ایزو تقلبی ، با راهنمایی مشاور با تجربه ، از اعتبار شرکت گواهی دهنده ایزو اطمینان حاصل نمایید.
مرحله هفتم : استقرار سیستم مدیریت
استاندارد مدیریت ISO بصورت عمومی طراحی شده و برای سازمان و صنایع مختلف با اندازه و ابعاد مختلف کاربرد دارد
بخش اساسی از دستیابی به صدور گواهینامه ایزو از یک سیستم مدیریت شامل فرایندهای برای فعالیت های مدیریت، تامین منابع ، تحقق محصول ، اندازه گیری و تجزیه و تحلیل و بهبود شکل گرفته است.
قدم هشتم : مرحله اول ممیزی خارجی
این قدم بعنوان یک مرحله از ممیزی خارجی شروع می‌گردد در این مرحله ممیز خارجی ، مدارک سیستم مدیریتی را بازنگری نموده و یک Gap Analysis از فعالیت های مورد نیاز جهت دستیابی به استقرار الزامات استاندارد و اخذ گواهینامه ایزو ارائه می نماید . این گزارش را می توان بعنوان یک برنامه اجرایی مفید استفاده نمود .
بنابراین شما در این مرحله نگران عدم انطباق ها نباشید بسیاری از سازمان ها در این مرحله برخی از مدارک مورد نیاز را شناسایی نموده و ارتباط این مدارک را با فرآیند های سازمان مشخص می نمایند .
قدم نهم : مرحله دوم ممیزی خارجی
پس از انجام اقدامات مشخص شده در گزارش ممیزی مرحله اول ، بمنظور اطمینان از اثربخشی سیستم مدیریت سازمان شما مطابق با الزامات ایزو ( با توجه به ایزو درخواستی ایزو 9001 ، ایزو 14001 و … ) ، ممیزی مرحله دوم انجام می‌گردد اگر سیستم مدیریتی شما با الزامات استاندارد ایزو مد نظر انطباق داشته باشد سازمان شما جهت صدور گواهینامه ایزو توصیه می‌گردد و شما موفق به اخذ گواهینامه ایزو می شود.
در صورت وجود عدم انطباق در سیستم مدیریت سازمان شما ، گزارش آن طی مقرارت مشخص در شرکت گواهی دهنده بصورت مکتوب اعلام شده و مطابق با قوانین شرکت گواهی دهنده اقدامات لازم انجام می‌گردد.
قدم دهم : نگهداری سیستم مدیریت
نگهداری سیستم مدیریتی ایزو بسیار سخت تر از اخذ گواهینامه ISO است. در این مرحله بمنظور انگیزه در کارکنان و افزایش آگاهی آنها باید به طور منظم آموزش برگزار شده و ارتباط با آنها انجام گردد همچنین جهت اطمینان از رعایت الزامات استاندارد ایزو و بهبود مستمر در فرآیند ها ، باید ممیزی داخلی ، بازنگری مدیریت و اقدامات اصلاحی لازم بصورت منظم اجراء گردد .
نگهداری سیستم مدیریتی شما در طول سال می تواند به شما کمک نماید تا در ممیزی های مراقبتی گواهینامه ایزو سازمان خود را تمدید نمایید .
متاسفانه بسیاری از سازمان برای استقرار سیستم ایزو و اخذ گواهینامه ISO تمامی تلاش خود را می نمایند ولی پس از اخذ گواهینامه بدلایل مختلف نظیر عدم حمایت مدیریت ، عدم مناسب بودن سیستم مدیریت طراحی شده ، آموزش ندیدن کارکنان در اجرای سیستم مدیریتی ، تغییر کارکنان درگیر در اجرای ایزو و … گواهینامه ایزو خود را از دست می دهند.
این مقاله توسط مهندس پیام خرازیان تهیه شده است .
انتشار این مطلب با ذکر نام پیام خرازیان و آدرس سایت www.kharazian.ir بلامانع است.
