مستندسازی سیستم مدیریت ، مهم‌ترین مرحله استقرار سیستم‌های مدیریتی در سازمان‌ها است مستندسازی فقط مربوط به استانداردهای مدیریتی نیست و هر سازمانی می‌تواند جهت استانداردسازی فرآیندهای کسب‌وکار ،اقدام به مستندسازی فرآیندها نماید.
مهم‌ترین مزایای مستندسازی فرآیندها و موضوعات مهم در مستندسازی سیستم در ادامه تشریح شده است.
مزایای مستندسازی سیستم مدیریت
استانداردسازی فرآیندهای کسب‌وکار
ایجاد نظم در کسب‌وکار با مستندسازی فرآیندها صورت می‌گیرد.
بهبود فرآیندها
با مستندسازی فرآیندها ، گلوگاه‌های فرآیندها شناسایی‌شده و به‌سرعت می‌توانید جهت بهبود فرآیندها اقدام نمایید.
آموزش کارکنان
مدارک مستندسازی فرآیندها ، می‌تواند به کارکنان جدید جهت درک شغل و انجام فرآیندها کمک نماید حتی کارکنان باتجربه می‌توانند جهت اطمینان از درست انجام دادن کارها به این مستندات مراجعه نمایند.
نگهداشت دانش سازمان
نحوه اجرای فرآیندها فقط برای چند نفر از کارکنان مشخص نمی‌شود و درصورتی‌که کارکنانی سازمان را ترک نمایند افراد جدید به‌آسانی می‌توانند فرآیند را شروع نمایند.
کاهش ریسک
مستندسازی ، جزییات انجام فرآیند کسب‌وکار را تشریح می‌کند
طراحی مستندات موردنیاز سازمان توسط افراد باتجربه یا مشاور در مرحله مستندسازی فرآیندها صورت می‌گیرد. بدین منظور باید موضوعات زیر توجه شود :
1-درک سازمان
منظور شناخت محیط بیرونی کسب‌وکار ،نحوه انجام فرآیندهای موجود و اطلاعات کلی از محصولات و خدمات سازمان است
2-درک الزامات
شناخت الزامات و مقررات مرتبط با محصولات و خدمات کسب‌وکار ، بدین منظور باید ذی‌نفعان کسب‌وکار شناسایی‌شده و سپس الزامات مؤثر بر محصولات و خدمات شناسایی‌شده را در طراحی مستندات مدنظر قرار گیرد.
3-مشارکت کارکنان
جهت شناخت وضعیت موجود فرایند و نیازمندی‌های سازمان با مسئولین فرآیند جلسات مصاحبه‌ای را برنامه‌ریزی نمایید و نظرات سایر کارکنان را در طراحی مستندات مدنظر قرار دهید.
پس از تدوین مستندات پیش‌نویس ، نظرات مسئولین فرایندها و سایر کارکنان ذی‌نفع را دریافت نموده و سپس سند طراحی‌شده را نهایی نمایید.
توجه داشته باشید مستندات طراحی‌شده باید توسط کارکنان سازمان اجرا شود و افرادی که در تهیه مستندات نقشی داشته باشند به‌خوبی آن را اجرا می‌کنند.
4-جمع‌آوری اطلاعات
جمع‌آوری اطلاعات مستندسازی سیستم از طریق زیر می‌تواند صورت می‌گیرد :
5-استانداردسازی نگارش
جهت تدوین مستندات موردنیاز سازمان باید دیسیپلین ساختار هر نوع سند تعیین شود. یعنی ظاهر هر سند ، فونت مورداستفاده و ساختار نگارش آن باید مشخص شود
به‌عنوان‌مثال : ساختار روش اجرایی می‌تواند شامل : صفحه روی ، محتویات صفحه روی جلد، هد و فوتر صفحات داخل روش اجرایی و محتویات داخل هدر و فوتر ، دسته‌بندی مطالب روش اجرایی و…
6-نگارش مستندات
در زمان نوشتن سند مهم‌ترین توجه را به مخاطبان نمایید همیشه به یاد داشته باشید که شما مستند را برای چه کسی می‌نویسید .
تنها با رعایت موضوعات مستندسازی اشاره‌شده در بالا ، سازمان می‌تواند از مزایای واقعی مستندسازی فرآیندها بهره‌مند شود.
جهت دانلود فیلم آموزشی مستندسازی سیستم مدیریت با تدریس پیام خرازیان ، بر روی لینک زیر کلیک نمایید
دانلود فیلم آموزشی مستندسازی سیستم مدیریت
