با گذشت سه دهه از ظهور پاورپوینت (PowerPoint) حالا دیگر اهمیت «ارائه» بر کسی پوشیده نیست. این نکته مهم که یک ارائه صوتی-تصویری تأثیر بیشتری در انتقال مطلب و درگیر کردن مخاطب دارد، حالا به عنوان یک اصل پذیرفته شده است. از دانش‌آموزان و دانشجویان گرفته تا مدیران رده بالا، همگی برای انتقال ایده‌ها، آموخته‌ها و تجربیات خود از پاورپوینت و یا نرم افزار‌های مشابه استفاده می‌کنند. بیشتر سخنرانان TED و بزرگترین غول‌های تکنولوژی مانند گوگل و اپل در کنفرانس‌های سالانه خود، از یک ارائه قدرتمند بهره می‌برند. جالب است بدانید بر اساس آمار مایکروسافت، پاورپوینت به تنهایی۵۰۰ میلیون نفر کاربر فعال در سراسر جهان دارد و روزانه ۳۰ میلیون ارائه توسط کسب و کارهای مختلف تهیه می‌شود. سهم پاورپوینت از بازار نرم‌افزار‌های ارائه ۹۵ درصد است. این در حالی است که پلتفرم‌های دیگر از جمله Keynote و Prezi با سرعت کمی شاهد افزایش تعداد کاربران خود هستند. با این اوصاف می‌توان گفت پاورپوینت همچنان مهم‌ترین و پرکاربردترین نرم‌افزار ساخت ارائه در جهان است.
بر اساس یک نظرسنجی، ۷۰ درصد مدیران معتقدند که توانایی ارائه برای موفقیت در کسب و کار، یک عامل حیاتی است. گرچه اهمیت «ارائه» برای اکثریت ما تثبیت شده است، اما اهمیت «طراحی در ارائه» در بسیاری موارد نادیده گرفته می‌شود. الویا میچل که یک طراح و متخصص ارائه است، در وبسایت خود به این موضوع اشاره می‌کند. او با نظرسنجی از چندین متخصص این حوزه به نظرات متفاوت و متضادی دست می‌یابد. تعدادی بر این باورند که یک ارائه خوب تنها متکی بر محتوای آن است. این دسته، گرافیکی شدن ارائه را عاملی گیج‌کننده می‌دانند که باعث انحراف ذهن مخاطب از موضوع اصلی می‌گردد. گروه دیگر طراحی و در نظر گرفتن اصول آن را به اندازه خود محتوا مهم می‌دانند. این گروه معتقد است که طراحی، نشان‌دهنده اهمیتی است که تهیه‌کننده‌ی ارائه برای مخاطبانش قائل شده و این برای یک شرکت می‌بایست به اندازه تهیه گزارش سالانه و یا طراحی وبسایت حائز اهمیت باشد. بر اساس این دو دسته، خانم میچل به این جمع‌بندی می‌رسد که دو نوع طراحی ارائه وجود دارد: طراحی آموزشی و طراحی گرافیکی. گرچه طراحی آموزشی (مبتنی بر اطلاعات و داده‌های مورد نظر) می‌بایست در اولویت قرار بگیرد، اما ترکیبی از هر دو، به صورتی که طراحی گرافیکی در خدمت طراحی آموزشی باشد، حالت ایده‌آل یک ارائه را شکل می‌دهد.
در این نوشته برای بررسی نقش طراحی در ارائه، بدون در نظر گرفتن محتوا (طراحی آموزشی) به نقش عمومی تفکر طراحی و استفاده درست از عناصر بصری به دو مبحث طراحی ساختاری و طراحی بصری خواهیم پرداخت.
تفکر طراحی (Design Thinking) به شما کمک می‌کند، استراتژی مناسب و همه‌جانبه‌ای برای ارائه خود طرح‌ریزی کنید. پیش از شروع به این سه سؤال پاسخ دهید:
■ هدف شما از این ارائه چیست؟ آیا این یک پروژه دانشجویی است که باید در آن به توضیح یک موضوع پرداخته شود؛ طرح یک ایده برای مدیران شرکت است؛ و یا رونمایی از محصول/خدمات و ویژگی‌های آن است؟ برای هر کدام از این اهداف نیاز به یک رویکرد ویژه است. پاسخ به سؤالات جزئی‌تر برای انتخاب استراتژی مناسب، امری اجتناب‌ناپذیر است.
■ مخاطبان شما چه کسانی هستند و در کجا گرد هم آمده‌اند؟ شناخت مخاطب، کمک بزرگی در طراحی ساختار ارائه به شما می‌کند. مطمئناً برخورد و لحن شما در برابر تعدادی دانش‌آموز با زمانی که در مقابل هیئت مدیره یک شرکت بزرگ صحبت می‌کنید، فرق دارد. لازم نیست خصوصیات فردی تک‌تک مخاطبان را بدانید اما برخورداری از یک ذهنیت کلی درباره مجموعه آنها نقش کلیدی در هدف‌گذاری و رویکرد شما دارد.
■ مدت زمان ارائه چقدر است؟ به طور معمول به شما زمان زیادی برای ارائه داده نمی‌شود. سعی کنید از این مدت زمان آگاه باشید تا بر اساس آن برنامه‌ریزی کنید. سخنرانان حرفهای، اهمیت مدیریت زمان را به خوبی درک می‌کنند. آنها گفته‌های خود را بارها تمرین می‌کنند تا علاوه بر تسلط کامل بر موضوع، از تمام وقت خود استفاده کنند. بارها پیش آمده که دقایقی مانده به شروع ارائه به شما اطلاع می‌دهند که نصف زمان تعیین شده فرصت دارید. خود را برای این‌گونه بدقولی‌ها آماده کنید. شما باید بتوانید موضوعات را بر اساس اهمیت ارزش‌گذاری کنید تا در چنین شرایطی اصل مطلب از دست نرود.
پاسخ به این سؤال‌های ساده، یک شروع سازنده و مؤثر محسوب می‌شود. بر اساس این سه فاکتور، می‌توانید ساختار متناسب برای ارائه خود را طراحی کنید. پرواضح است که بسته به نوع محتوا و هدف شما از ارائه، قالب و روش‌های متفاوتی وجود دارد اما به طور کلی هر ارائه شامل پنج بخش اصلی است:
۱. طرح موضوع: ارائه شما یک موضوع محوری دارد و مهم‌ترین وظیفه شما پوشش این موضوع است. سعی کنید در یک اسلاید موضوع را مطرح کنید. حتی اگر فقط عنوان ارائه (موضوع اصلی) را بر روی یک صفحه قرار دهید و درباره‌اش چند جمله توضیح دهید، برای شروع کافی است. در طول ارائه نباید از موضوع اصلی منحرف شوید؛ به خصوص در شرایطی که زمان زیادی برای ارائه ندارید.
۲. معرفی/مقدمه: اگر در جمعی هستید که شما را نمی‌شناسند، یک اسلاید را به معرفی خود اختصاص دهید. توجه کنید که این معرفی نباید طولانی باشد. یک عنوان شغلی اصلی و چند فعالیت مرتبط می‌تواند به ارائه‌ی شما اعتبار ببخشد. مخاطبان می‌خواهند بدانند این مطالب را از چه کسی می‌شنوند (منابع هم همینگونه اهمیت می‌یابند). در این بخش باید مقدمه‌ای بر موضوع عنوان کنید و مسیر ارائه را شرح دهید.
۳. محتوای اصلی: اگر ارائه را یک فیلم در نظر بگیریم، این بخشی است که مخاطب برای آن بلیت تهیه کرده. انسجام، دقت و صحت اطلاعات در این بخش اهمیتی بسیاری دارد. از آمار و ارقام استفاده کنید ولی تا حدی که تأثیرگذار باشند. پس از یک ارائه، فقط ۵ درصد از مخاطبان آمار را به یاد دارند؛ در حالی که ۶۳ درصد آنها داستان را به خاطر دارند. سعی کنید ارائه خود را مثل یک داستان بسازید و این داستان را خوب روایت کنید. بیش از حد ریز شدن در جزئیات، می‌تواند به اندازه کلی‌گویی زیان‌آور باشد. سعی کنید همان مقدار از اطلاعات را منتقل کنید که نیاز است؛ نه بیشتر و نه کمتر. توجه داشته باشید که زمان با ارزش است. ارائه خود را چندین بار تمرین کنید تا به کوچکترین ظرایف مسلط باشید. در بهترین حالت شما باید با محتوایی که نمایش می‌دهید کاملاً هماهنگ باشید (درست مثل فیلمی که صدا و تصویرش سینک شده است). تسلط و هماهنگی شما احساس خوبی در مخاطب ایجاد می‌کند که بیش از آنچه تصور می‌کنید تأثیرگذار است.
۴. جمع‌بندی: به طور خلاصه محتوای اصلی را مرور کنید. می‌توانید عناوین بخش‌های مختلف و نکات کلیدی را برای نتیجه‌گیری در کنار هم قرار دهید. تمام زحمات شما به این نقطه ختم می‌شود؛ پس سعی کنید صریح و متقاعدکننده باشید. بر نتیجه‌گیری نهایی تأکید کنید و منابع خود را در اختیار مخاطبان قرار دهید.
۵. پرسش و پاسخ: ممکن است ارائه شما اصلاً شامل این بخش نشود اما در بعضی موارد سؤالاتی برای مخاطبان ایجاد می‌شود که باید برای پاسخ به آنها آماده باشید. به سؤالات احتمالی و جواب آنها فکر کنید. اگر به اندازه کافی پراهمیت هستند، خوب است که آنها را به محتوای اصلی اضافه کنید. از اینکه پس از ارائه از شما سؤال شود، نترسید؛ این نشانه درگیر شدن مخاطب با موضوع است. اینکه پس از ارائه، بحثی شکل بگیرد، بهتر از سکوت محض است. تسلط شما بر موضوع و توانایی پاسخ به سؤالات احتمالی، تصویر پایانی مثبتی از شما و ارائه‌ی شما در ذهن مخاطب می‌سازد.
در یک نگاه کلی، طراحی (Design) یکی از مهم‌ترین عناصر تشکیل دهنده جهان امروز ماست. به اطراف خود نگاه کنید؛ تقریباً غیر ممکن است که اثری از طراحی نبینید. از طراحی محصولات گرفته تا طراحی رابط کاربری، همه ما در ارتباط مستقیم با طراحی هستیم. انسان به طور ناخودآگاه شیفته‌ی طراحی‌های ساده، گیرا و کاربردی است. در این بخش به بررسی نکاتی می‌پردازیم که به شما در ساخت یک ارائه چشم‌نواز و تأثیرگذار کمک می‌کند:
اصالت
از قالب‌های پیش‌ساخته ایده بگیرید اما استفاده نکنید. ارائه شما یک ارائه متفاوت است و نباید در قالبی قرار بگیرد که هزاران بار در روز استفاده می‌شود. حتما بارها پیش‌آمده که ارائه‌هایی با قالب‌های تکراری دیده‌اید. درک بصری در مغز انسان در یک دهم ثانیه شکل می‌گیرد. به این فکر کنید که اولین تصویری که در ذهن مخاطب از ارائه‌ی شما شکل می‌گیرد، ممکن است او را به یاد یک ارائه دیگر با موضوعی کاملا متفاوت بیاندازد و حتی بدتر اینکه شاید آن ارائه خسته‌کننده و ضعیف بوده باشد. در این سناریو شما پیش از این که ارائه خود را آغاز کرده باشید، ناخودآگاه بر مخاطب تأثیر منفی گذاشته‌اید. از گرافیک، رنگ، فونت و تصاویری استفاده کنید که با موضوع شما هم‌خوانی دارند یا به عبارتی ارائه خود را شخصی‌سازی (Customize) کنید. احتمالاً زمان و انرژی زیادی برای آماده‌سازی مطالب صرف کرده‌اید ولی در نظر داشته باشید، وقت گذاشتن روی این مورد، در واقع احترام به تلاش‌های خودتان است.
رنگ
رنگ و به طور مشخص ترکیب رنگی به ارائه شما هویت می‌بخشد. استفاده از رنگ، تأثیری در ذهن مخاطب ایجاد می‌کند که در آن محتوا تا ۳۹% بیادماندنی‌تر است. برای ارائه خود یک پالت رنگی تعریف کنید. اولویت اول این است که این رنگ‌ها را متناسب با موضوع و توجه به زیبایی‌شناسی انتخاب کنید. به طور مثال اگر ارائه شما در رابطه با یک موضوع زیست‌محیطی است می‌توانید رنگ پایه خود را سبز قرار دهید. توجه داشته باشید که رنگ پایه باید در کنتراست و یا هارمونی با دیگر رنگ‌ها باشد. برای انتخاب پالت خود می‌توانید از ابزار نجات‌دهنده‌ای مثل اَدوبی کالر (Adobe Color) بهره بگیرید. اگر نتوانستید ارتباطی بین رنگ و موضوع پیدا کنید، حداقل از یک پالت چشم‌نواز استفاده کنید. فقط حواستان باشد که رنگ‌ها نباید مخاطب را از موضوع اصلی منحرف کند.
فونت و نوشته
فونت نشان‌دهنده شخصیت ارائه شماست. انتخاب یک فونت مناسب زمانی اهمیت پیدا می‌کند که شما با تعداد زیادی فونت آشنا باشید. شناخت مخاطب و حال و هوای ارائه شما در این انتخاب بسیار مؤثر است. به فونت‌های زیر نگاه کنید. هر کدام ویژگی خاص خود را دارند. بعید به نظر می‌رسد که شما برای یک ارائه‌ی مهم از فونت آخر استفاده کنید.
روی اندازه فونت کنترل داشته باشید؛ نوشته‌های بسیار کوچک و یا بیش از حد بزرگ، به کار شما صدمه وارد می‌کند. از متن‌های طولانی دوری کنید. این یکی از رایج ترین اشتباهات در تنظیم و ساخت ارائه است. یک متن طولانی، خسته‌کننده است و یا در بهترین حالت مخاطب را از شما جلو می‌اندازد. توجه داشته باشید اطلاعات روی صفحه باید مکمل حرفهای شما باشند و به فهم مطلب کمک کنند. به جای کل اطلاعات، تیترهای مرتبط را نمایش دهید تا هم به ارائه شما نظم دهد و هم مخاطب گیج نشود.
اینفوگرافیک
یک آزمایش جالب که توسط دو روانشناس امریکایی در سال ۲۰۰۷ اجرا شد، نشان داد که تنها استفاده از تصویر اسکن مغزی در کنار یک مقاله علمی درباره نوروساینس، به شکل قابل توجهی برای مخاطبان متقاعدکننده تر از نسخه‌‌ی بدون تصویر مقاله بوده است. طبق جدیدترین تحقیقات، محتوای بصری-نوشتاری نسبت به محتوای صرفاً نوشتاری، به مراتب تأثیرگذارتر عمل می‌کند. به همین دلیل امروزه استفاده از اِلمان‌های بصری برای انتقال اطلاعات، چه در رسانه‌های چاپی و چه در اینترنت، به میزان وسیعی گسترش پیدا کرده است. سعی کنید برای انتقال داده‌های مهم از اینفوگرافیک استفاده کنید. این کار نه تنها به فهم موضوع کمک می‌کند بلکه ارائه شما را از یکنواختی خارج می‌کند.
عکس
ساده‌ترین و کم‌خرج‌ترین راه برای مصورسازی (Visualizing) یک ارائه، استفاده از عکس است. در بسیاری مواقع نمایش عکس در ارائه شما یک الزام محسوب می‌شود؛ به طور مثال وقتی که یک محصول را معرفی می‌کنید. یک راه ساده برای خلاقیت در نمایش عکس، استفاده از قابلیت تمام‌صفحه (Full Screen) است. به جای این که عکس را با اندازه‌ای کوچک در وسط قاب قرار دهید، آنرا تبدیل به پس‌زمینه کنید. این کار به مخاطب کمک می‌کند تا ارتباط بهتری با تصویر برقرار کند. در انتخاب عکس‌ها سلیقه و دقت به خرج دهید و برای پیدا کردن عکس‌های با کیفیت‌تر و حرفهای تر زمان صرف کنید. اگر نیاز است محتوای متنی بر روی عکس قرار دهید، به ترکیب‌بندی توجه ویژه داشته باشید. شما کنترل‌کننده توجه مخاطب هستید، پس مکان مناسب را برای هدایت چشم آنها را مهیا کنید. عکس‌های شلوغ و گیج‌کننده خیلی زود مخاطب را پس می‌زند؛ شلوغی یک عکس را نه تنها در اجزای تشکیل‌دهنده آن، بلکه در رنگ و کنتراست موجود نیز می‌توان شناسایی کرد.
وحدت
نکته پایانی و کلیدی یک طراحی بصری مناسب برای ارائه، وحدت و هارمونی است. ممکن است ارائه‌ی شما دارای چندین بخش مختلف باشد، اما همگی شکل‌دهنده یک کلیت واحد و منسجم هستند. توانایی شما در وحدت بخشیدن و هماهنگ کردن تمامی عناصر از فونت گرفته تا رنگ، نقش مهمی در انسجام کار دارد. فراموش نکنید کسب مهارت‌های اجرایی نیمی از این راه است؛ نیمه‌ی دیگر خلاقیت و همینطور حافظه‌ی بصری شماست. تا جایی که می‌توانید نمونه‌های تصویری موفق و متنوع ببینید. یکی از بهترین ابزارها برای دسترسی به یک آرشیو بی‌نهایت از ایده‌های خلاق، پینتِرست (Pinterest) است. با تماشای نمونه‌ها و تجربه‌های امتحان پس داده، متوجه می‌شوید که چه عواملی در تشکیل یک هویت بصری منسجم، تأثیرگذارند.
- در هنگام طراحی ارائه خود در نظر داشته باشید که ابزاری چندرسانه‌ای در اختیار شماست. اضافه کردن فیلم و حتی صدا در مواردی بسیار کمک‌کننده است.
- سادگی در طراحی، یک اصل حائز اهمیت است. بی‌دلیل صفحات ارائه خود را شلوغ نکنید. استفاده از آیکون‌های مینیمال، نوشته‌های کوتاه و رنگ‌های تخت، حاشیه امن مناسبی برای شما ایجاد می‌کند.
- در استفاده از جداول و نمودارها دقت کنید. داده‌های بیش از اندازه می تواند مخاطب را گیج کند.
- برای ایجاد نقطه توجه بهترین و مؤثرترین راه، تضاد (Contrast) است.
- هیچ چیز بیشتر از تماشا و بررسی نمونه‌ها به شما کمک نمی‌کند. الگوبرداری (و نه کپی‌برداری) از ایده‌های موفق دیگران، تمرین خوبی است تا بتوانید برای ارائه خود، ساختمان مناسبی طراحی کنید.
- دوره‌ی آموزشی تکنیک‌های طراحی و ارائه پاورپوینت که در دانشگاه هنر برگزار می‌شود، تمام آنچه برای یک ارائه‌ی قوی و تاثیرگذار نیاز دارید به شما می‌آموزد.
