بهبود بهرهوری سازمانی: بررسی علل کاهش بهرهوری، افزایش بهانهجویی و غیبت کارکنان
بهرهوری سازمانی، به عنوان شاخصی حیاتی، به طور مستقیم بر سودآوری، روحیه کارکنان و اثربخشی عملیاتی سازمانها تأثیرگذار است. دستیابی به بهبود پایدار در بهرهوری، مستلزم اتخاذ رویکردی چندجانبه است که به شناسایی و رفع عوامل کاهنده آن، از جمله بهانهجویی و غیبت نیروی کار، بپردازد. در این مقاله، به بررسی جامع این عوامل و ارائه راهکارهای مؤثر برای ارتقاء بهرهوری سازمانی خواهیم پرداخت.
علل کاهش بهرهوری: ریشهها و پیامدها
کاهش بهرهوری، اغلب ریشه در مسائل متعددی دارد که میتوان آنها را در چند دسته اصلی طبقهبندی کرد:
عدم مشارکت کارکنان: کارکنان درگیر و متعهد، بهرهوری بالاتری از خود نشان میدهند. در مقابل، عدم مشارکت کارکنان، به کاهش کارایی و نوآوری منجر میشود. تحقیقات نشان میدهد که کارکنان درگیر تا ۲۱ درصد بهرهوری بیشتری نسبت به کارکنان غیرمتعهد دارد.
شیوههای مدیریت ضعیف: مدیریت ناکارآمد، یکی از شایعترین علل کاهش بهرهوری است. مطالعات حاکی از آن است که تقریباً ۸۰ درصد کارکنان، تجربه مدیریت ناکارآمد را داشتهاند که منجر به کاهش انگیزه و تعهد آنها میشود. عدم حمایت و ارزشگذاری از سوی مدیران، روحیه کارکنان را پایین آورده و نرخ ترک خدمت را افزایش میدهد.
آموزش و توسعه ناکافی: نبود فرصتهای آموزش و توسعه کافی، به بهرهوری پایین کارکنان منجر میشود. کارکنان بدون آموزش مناسب، در انجام وظایف خود با مشکل مواجه شده و این امر، ناکارآمدی و ناامیدی را در پی دارد.
ارتباطات ناکارآمد: سوءتفاهمها، اشتباهات و دوبارهکاریها، اغلب ناشی از عدم وجود کانالهای ارتباطی مؤثر هستند. ارتباطات ناکافی یا نادرست، به شدت بهرهوری را کاهش میدهد.
فرهنگ کاری سمی: رفتارهای منفی در محیط کار، مانند آسیب رساندن کارکنان به یکدیگر، باعث کاهش اعتماد و رضایت شغلی شده و بهرهوری را کاهش میدهد.
عدم وجود اهداف و جهتگیری واضح: کارکنانی که اهداف و جهتگیری مشخصی ندارند، در اولویتبندی وظایف خود دچار مشکل شده و این امر، منجر به هدر رفت زمان و منابع و کاهش بهرهوری میشود.
چند وظیفگی و مشکلات مدیریت زمان: انجام همزمان چند کار، تمرکز کافی را از بین برده و منجر به کاهش کیفیت و کارایی میشود.
افزایش بهانهجویی: ریشهها و راهکارهای مقابله
بهانهجویی، پدیدهای رایج است که اغلب به عنوان مکانیزم دفاعی روانی در برابر پاسخگویی ظاهر میشود. کارکنان ممکن است مسئولیت اشتباهات یا شکستها را با بهانههایی نظیر ناآگاهی یا ترس از شکست انکار کنند. مقابله با این رفتار، برای ایجاد فرهنگ پاسخگویی و حل مسئله ضروری است، زیرا بهانهجویی جریان کار را مختل کرده و اعتماد تیمی را کاهش میدهد.
انواع بهانهها عبارتند از:
عدم آگاهی: نظیر "نمیدانستم" که نشاندهنده نقص در ارتباطات است.
شرایط خارجی: مانند مشکلات فنی یا اضطراری شخصی.
ترس از شکست: بسیاری از بهانهها از این ترس سرچشمه میگیرند.
رفتار عادت شده: بهانهجویی میتواند به مرور زمان به یک عادت تبدیل شود.
مدیران میتوانند با ایجاد فرهنگ ارتباط باز و تعیین انتظارات شفاف، با بهانهجویی مقابله کنند. تشویق کارکنان به پذیرش مسئولیت و گفتگوی سازنده درباره دلایل بهانهها، محیطی حمایتگرانه و در عین حال پاسخگو ایجاد میکند.
غیبت پس از استخدام: تعریف، علل و پیامدها
غیبت، به معنای عدم حضور مکرر و بدون دلیل موجه در محل کار است که جریان کار را مختل و بهرهوری را کاهش میدهد. این پدیده، برخلاف غیبتهای برنامهریزی شده، معمولاً بدون مجوز و توجیه است. پیامدهای غیبت شامل کاهش تولید، افزایش هزینهها، کاهش روحیه کارکنان و نگرانیهای ایمنی است.
علل غیبت را میتوان به دو دسته اصلی تقسیم کرد:
علل شخصی: شامل بیماریهای مزمن، اختلالات روانی (اضطراب و افسردگی)، و مسئولیتهای خانوادگی. مشکلات رفتوآمد نیز میتواند منجر به تأخیر و غیبت شود.
علل سازمانی: مانند استرس زیاد، سوختگی شغلی، نارضایتی شغلی و مدیریت ناکارآمد که از رفاه کارکنان حمایت نمیکند.
هزینه اقتصادی غیبت بسیار زیاد است؛ به عنوان مثال، در سال ۲۰۲۰، غیبت برای کارفرمایان بریتانیا حدود ۱۴ میلیارد پوند هزینه داشته است. این هزینهها شامل کاهش بهرهوری و هزینههای اضافی مانند خدمات درمانی و استخدام نیروی موقت است.
راهکارهای استراتژیک برای بهبود بهرهوری
برای بهبود مؤثر بهرهوری، سازمانها باید استراتژیهایی را به کار گیرند که مشارکت کارکنان را افزایش داده، پاسخگویی را ترویج دهند و محیط کاری مثبت ایجاد کنند. این راهکارها شامل:
ترویج پاسخگویی: تشویق کارکنان به رویکرد حل مسئله به جای بهانهجویی، حیاتی است. این استراتژی، حس مالکیت و مسئولیتپذیری را افزایش میدهد.
آموزش و توسعه: سرمایهگذاری در منابع و آموزش کافی برای پر کردن شکافهای مهارتی ضروری است. آموزش گسترده، احساس ناتوانی را کاهش داده و روحیه کارکنان را بالا میبرد.
استراتژیهای مشارکت کارکنان: توسعه یک استراتژی جامع مشارکت کارکنان برای رصد پیشرفت و افزایش بهرهوری مهم است. برنامههای تشویقی و تقدیر، انگیزه کارکنان را افزایش میدهد.
ایجاد محیط کاری مثبت: ایجاد فرهنگ کاری مثبت، عامل مهمی در بهبود مشارکت و بهرهوری است. رهبرانی که رفاه و رضایت کارکنان را اولویت میدهند، محیطی احترامآمیز و ارتباط باز فراهم میکنند که به ارتقای روحیه و بهرهوری کمک میکند.
با اولویت دادن به ارتباطات مؤثر، آموزش جامع و مدیریت حمایتگر، سازمانها میتوانند علل اصلی کاهش بهرهوری، بهانهجویی و غیبت را برطرف کرده و نیروی کاری متعهدتر و کارآمدتری بسازند. اتخاذ رویکردی پیشگیرانه، شامل سیاستهای حضور منصفانه، رصد الگوهای غیبت و ایجاد کانالهای ارتباطی باز، میتواند حضور را تشویق و غیبت را کاهش دهد.
