اهمیت برنامه ریزی و کنترل پروژه اخیراً در بسیاری از کارهای مدیریتی رو به افزایش است. این مهم شامل برنامه ریزی، نظارت و کنترل فعالیت های فنی، زمان بندی، مصالح مورد نیاز و هزینه های احتمالی برای توسعه پروژه است.
تجزیه و تحلیل کلی پروژه و برآورد آن برای اقدامات کنترلی با هدف دستیابی به نتایج مورد توافق، اجرای صحیح فرآیند کار و به حداقل رساندن ضررهای مالی، از اهداف اصلی کنترل پروژه است.
پروژه به مجموعه یی هماهنگ از فعالیتها اطلاق میشود که تنها برای یکبار صورت گرفته و یک طرح یا ایده را در مدت زمان معین و با استفاده از منابع تعیین شده قبلی و رعایت مشخصات و کیفیت توافق شده عینیت بخشیده و اهداف مشخصی را فراهم آورد.
به عبارت دیگر ، پروژه تلاشی است موقت برای ایجاد یک محصول یا خدمت واحد.
1-هدفمند است. 2-شروع و اتمام دارد. 3-تجزیه و تحلیل و تامین منابع می طلبد. 4-نیازمند برنامه ریزی می باشد. 5- نیاز به سازمانی برای کنترل و رهبری دارد.
6-سازمان پروژه یک ساختار موقت دارد. 7-پروژه پدیده یی یونیک می باشد.
1-پروژه اجرایی : مثال : احداث پالایشگاه ، احداث سد ، احداث ساختمان و …
2-پروژه مطالعاتی و تحقیقاتی : مثال : مطالعه نوجیه اقتصادی یک پروژه ، مطالعات اجتماعی و فردی یک منطقه یا شهر و …
3-پروژه خدماتی : مثال : زیباسازی شهر ، بهبود ترافیک ، دفع زباله و …
1-فعالیت : به کوچکترین جزء عملیاتی تشکیل دهنده یک پروژه گفته می شود. مثال : جوشکاری
2-مدت فعالیت : به مدت زمان انجام یک فعالیت در پروژه گفته می شود.
3-منابع : به کلیه امکانات و وسایلی که برای انجام یک فعالیت مورد نیاز است گفته می شود.
که به سه دسته تقسیم می شود :
الف-منابع انسانی ب-ماشین آلات و تجهیزات ج-مواد و مصالح
مراحل اجرای پروژه ها ، چرخه عمر آنها نام دارد.
1-امکان سنجی و مطالعات اقتصادی 2-طراحی و مهندسی 3-تدارکات و امور کالا 4-سیویل و ساختمان 5-نصب و راه اندازی
الف- میزان مصرف هزینه ها و استفاده از نیروی انسانی در مراحل اولیه پروژه ها عموما کمتر بوده و به مرور افزایش یافته و هنگامی که پروژه به خاتمه نزدیک می شود ، این میزان به سرعت کاهش می یابد.
ب- درمراحل اولیه پروژه ، احتمال موفقیت در انجام تعهدات و حصول کامل به نتایج از پیش تعیین شده ، کمتر است و بدین لحاظ میزان ریسک و عدم قطعیت بیشتر می باشد.
ج- اغلب برآوردها و پیش بینی ها در مراحل آغازین پروژه دقیق نیست.
عبارت است از بکارگیری دانش ها ، مهارت ها ، ابزار و تکنیک های لازم در اداره جریان اجرای فعالیت ها ، به منظور رسیدن به اهداف پروژه.
مدیریت پروژه در برگیرنده فرآیندهای آماده سازی برای شروع ، برنامه ریزی ، اجرا ، کنترل و اختتام پروژه می باشد ، به طوری که پروژه در قالب محدودیت های زامن ، هزینه و کیفیت به اهداف مشخص خود رسد.
مدیریت پروژه ، فرآیندی است که اهداف هزینه یی ، زمانی ، عملکردی (کمی و کیفی ) پروژه را با موفقیت فراهم آورد.
مدیریت پروژه سه بعد دارد :
1-سطوح : استراتژیک ، تاکتیکی 2-فرآیند : برنامه ریزی ، ساماندهی ، اجرا ، کنترل 3-عناصر : دامنه ، سازمان ، کیفیت ، هزینه ، زمان ، ریسک
معروفترین استاندارد در بین استانداردهای مدیریت پروژه ، استاندارد دانش مدیریت پروژه است
PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDEGE
که توسط PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE تهیه و توسعه داده شده است.
ویرایش نخست این استاندارد در سال 1996 و ویرایش ششم آن ( آخرین ویرایش ) در سال 2017 منتشر شده است.
الف- بخش اول : چهارچوب مدیریت پروژه
شامل سه قسمت است : 1-کلیات 2-چرخه حیات و سازمان پروژه 3-فرآیندهای مدیریت پروژه
ب- بخش دوم : حیطه دانش مدیریت پروژه
شامل ده حیطه مختلف می باشد : 1-مدیریت یکپارچگی پروژه 2-مدیریت محدود پروژه 3-مدیریت زمان پروژه 4- مدیریت هزینه پروژه 5-مدیریت کیفیت پروژه 6-مدیریت منابع انسانی پروژه 7-مدیریت ارتباطات پروژه 8- مدیریت ریسک پروژه 9-مدیریت تدارکات پروژه 10- مدیریت ذینفعان پروژه
الف- سطوح دانش پایه یی : مدیریت محدوده ، زمان ، هزینه و کیفیت
این سطوح : مستقیما منجر به به تولید تحویل شدنی ها و تامین اهداف پروژه می شوند.
ب- سطوح دانش تسهیل کننده : مدیریت منابع انسانی ، ذینفعان ، ارتباطات ، ریسک و تدارکات
این سطوح : حکم وسیله های کمک کننده برای دستیابی به تحویل شدنی ها و اهداف را دارند.
ج- سطح دانش ارتباط دخنده : مدیریت یکپارچگی پروژه
این سح : وظیفه هماهنگ سازی سطوح بالا را داشته و موجب استانداردسازی آنها می گردد.
مدیریت پروژه ، فرآیند مجموعه فعالیت های یکپارچه و به هم مرتبط است و موفقیت در مدیریت پروژه ، مستلزم مدیریت بر تعامل بین محدوده ها برای ریدن به اهداف پروژه به بهترین روش ممکن می باشد.
فرآیندهای مدیریت پروژه رابط بین اهداف و محصول پروژه هستند.
برای اجرای هر پروژه ، مجموعه یی از فرآیندهای مختلف صورت می گیرد. هر فرآیند عبارت است از مجموعه فعالیت های لازم برای حصول به یک نتیجه مشخص.
این فرآیندها به دو دسته تقسیم می شوند : فرآیندهای مدیریت پروژه در قالب گروه های فرآیندی و فرآیند های تهیه محصول پروژه در قالب تعیین پرخه حیات پروژه.
لازم به ذکر است گروه های فرآیندی ، مراحل پروژه نیستند.
الف- فرآیندهای آغازین ب- فرآیندهای برنامه ریزی ج- فرآیند اجرایی د- فرآیندهای کنترلی
ه- فرآیندهای اختتامی
شامل فرآیند های مورد نیاز برای اطمینان از اینکه پروژه شامل تمام کارهای مورد نیاز و صرفا کارهای لازم برای دستیابی به نتایج و اهداف پیش بینی شده و خاتمه موفقیت آمیز پروژه می باشد.
محدوده پروژه اغلب پیچیده بوده و نیازمند شکست به قسمتهای قابل مدیریت و قابل کنترل است.
WBS یک شکست سلسله مراتبی متوالی پروژه به اجزاء کوچکتر است و کل محدوده و فعالیت های پروژه را به صورت ساختار یافته ، سامان دهی و تعریف می کند.
کاری که در WBS وجود ندارد در محدوده پروژه نیست. اولین مرحله برای ایجاد و تهیه برنامه زمان بندی است که به تخصیص مسئولیت ها برای هر یک قسمتهای کار کمک می کند. هر کار نباید بیش از یک بار در WBS تعریف شود.
1-تعریف قدم هایی منطقی برای تکمیل پروژه و زمانبندی آن 2-بررسی بهنر نواقص ، هم پوشانی ها و چگونگی انجام امور در پروژه
3-سهولت پیگیری پیشرفت فعالیت ها برای ارزیابی و هدایت کار کل پروژه 4-تشخیص مهارت ها و دانش مورد نیاز برای انجام پروژه و تعداد افراد مورد نیاز پروژه به تفکیک مهارت های لازم
5-سهولت تشریح و تحویل بخشهای پروژه برای سایر اعضای تیم 6-اطمینان از دیده شدن تمام قدم های اجرایی پروژه و بازشناسی اولویت های آن
7-سهولت در مدیریت و کنترل پروژه به صورت ساختار یافته و سلسله مراتبی 8-امکان واگذاری کار در قالب بسته های کاری مختلف
9- امکان تعریف کار در سطوحی از جزییات برای تسهیل در برآورد زمان و هزینه
در سطح اول ، کل پروژه به چند فعالیت عمده تقسیم می شود.
در سطح بعدی فعالیتهای عمده به فعالیتهای ریز تقسیم می شود.
فعالیت ( Activity Or Task ) ، کوچکترین واحد کنترل است و به قسمت کوچکی از امور پروژه گفته می شود که دارای زمان بوده و نیازمند منابع و هزینه است.
ساختار شکست کار به عنوان قلب مدیریت پروژه است زیرا کلیه تکنیک های بعدی منوط به ترسیم درست نمودار است و باعث از قلم نیفتادن فعالیتها می گردد.
در تهیه ساختار شکست کار برای یک پروژه فقط فعالیتهای لازم برای تحویل اقلام قابل تحویل پروژه را تشخیص داده و به روابط وابستگی بین فعالیتها توجهی نمی شود.
تحویل شدنی پروژه باید منطبق بر قرارداد و منشور پروژه باشد. برخی از پیمانکاران غیر ماهر ، با شرح خدمات تفصیلی مازاد بر نیاز مشتری ، باعث افزایش محدوده پروژه و بالارفتن هزینه آن می گردند.
1-براساس مراحل اجرایی پروژه 2-بر اساس فرآیند و مونتاژ محصول نهایی 3-بر اساس واحدهای اجرایی انجام پروژه
مجموعه فرآیندهای مورد نیاز اطمینان از تکمیل پروژه در مدت زمان مصوب می باشد.
الف- تعریف فعالیت ب- توالی فعالیت ج- برنامه ریزی منابع کاری د- برآورد مدت زمان فعالیت
ه- تهیه زمان بندی
1-وابستگی الزامی : یعنی رابطه دو فعالیت به گونه ایست که شروع یکی ازآنها قبل از خاتمه دیگریست.
2-وابستگی ترجیحی : یعنی وابستگی های بسته به صلاحدید ، که توسط مدیریت پروژه تعریف می گردند ، یا به دلیل محدودیت منابع اعمال می شوند.
1-روش مسیر بحرانی CPM ( نمودار گانت و نمودار مایلستون )
2-روش شبکه های پیش نیازی PN
3-روش ارزیابی و بازنگری پروژه ها PERT
4-روش گرافیکی ارزیابی و بازنگری پروژه ها GERT
کاهش زمان انجام فعالیتهای روی مسیر بحرانی :
الف- تسریع در زمان انجام فعالیتها ( crashing ) : کوتاه کردن زمان فعالیت بحرانی از طریق افزایش زمان صرف شده در انجام آن و یا افزایش تعداد منابع مصروف آن.
ب- اقدام سریع ( fast tracking ) : انجام فعالیتهای متوالی به صورت موازی یا همپوشانی.
حضور شما سرور گرامی عرض می کنم که ادامه این نوشته را در قسمت بلاگ سایت kianbeton.com دنبال بفرمایید.
