نویسنده: مهندس حق وردی (مجموعه آموزشی کیفچه)
آلفرسکو به عنوان قدرتمندترین سیستم مدیریت محتوای کد باز و تحت وب در جهان (CMS)، امکانات مختلف مدیریت محتوا مانند: آپلود، نمایش، به روزرسانی، سازماندهی، طبقه بندی، ورژن گذاری و تگ گذاری محتوا را به ما می دهد .
با این پلتفرم می توان دانش تولیدی را در بخش هایی مانند: بلاگ(Blog)، ویکی(Wiki)، تالار گفتمان(Discussion Group)، کتابخانه مستندات (Document Library)، مدیریت و نگهداری نمود؛
به طور کلی، پورتال در هر سازمانی وظیفه یکپارچه سازی و ارتباط منابع اطلاعاتی مختلف در یک مکان متمرکز را دارد.
آلفرسکو به عنوان سیستم ذخیره سازی مرکزی محتوا، امکان یکپارچه سازی و متمرکز نمودن محتوای دانش تولیدی در سایت های آلفرسکو را داشته و بر روی داشبورد به نمایش می گذارد.
با قرار دادن لینک تمامی این سایت ها در یک سایت جامع به نام پورتال سازمانی آلفرسکو ، می توان بین تمامی این سایت ها و محتوا هایی که نیاز به دسترسی مداوم آنها میباشد، یکپارچگی ایجاد نمود و کاربران بتوانند در سریعترین زمان ممکن به محتوای مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند.
با توجه به این امکانات می توان از آلفرسکو به عنوان پورتال سازمانی سیستم مدیریت دانش استفاده نمود.
در ادامه به دیگر امکاناتی که در داشبورد آلفرسکو در اختیارمان می گذارد می پردازیم:
در هر سازمان و کسب و کار، افرادی در زمان پیوستن به یک تیم جدید، نیاز به دانستن اطلاعات و دانش کاری مرتبط با تیم جدید را دارند.
در هر تیم کاری افرادی با سابقه و تجربه بالا قادر به پاسخگویی به سوالات و مشکلات افراد جدید هستند؛
این دانش که حاصل چندین سال تجربیات موفق و ناموفق این افراد است، اغلب به صورت ذهنی بوده و در هیچ سیستم و پایگاه دانشی مستند نمی باشد؛
این افراد با تجربه معمولا بر حسب عادات، دانش ارزشمند خود را به صورت شفاهی به دیگران انتقال می دهند.
همچنین در بیشتر کسب و کارها معمولا اعضاء هر کسب و کار، برای دستیابی به اطلاعات مورد نیاز از تماس تلفنی یا پیام متنی استفاده کرده و این ارتباطات و مکالمات که توسط تلفن یا پیام رسان ها به آنها داده می شود، در جایی مستند نمی شود؛
در مواقعی نیز به دلیل عدم تکرار این دانش بعد از مدتی توسط آن شخص با تجربه، فراموش شود.
وجود سیستمی که در آن افراد بتوانند سوالات خود را بپرسند و پاسخ آنها را دریافت کنند (از من بپرسید) و یا مکانی که پاسخ سوالات مکرر وجود داشته باشد (سوالات متداول) برای هر سازمان و کسب و کاری مفید و ضروری می باشد.
در سازمان هایی که این مکان مشترک اطلاعاتی وجود نداشته باشد، افراد مجبورند که جهت دستیابی به اطلاعات جدید، به صورت مستقیم با دیگر همکاران ارتباط برقرار کنند؛ این موضوع باعث می شود که زمان دیگر پرسنل کسب و کار جهت پاسخگویی به سوالات دیگران تلف شود.
در صورتی که این اطلاعات مورد نیاز مشتریان و کارفرمایان باشد، آنها مجبور به تماس با بخش پشتیبانی می باشند.
اگر این اطلاعات به صورت مستند شده نباشد، بخش پشتیبانی نیز مجبور به ارائه توضیحات تلفنی و صرف زمان برای پاسخگویی مناسب به سوالات می باشد.
با ایجاد پورتال مدیریت دانش آلفرسکو به عنوان یک سایت تعاملی، می توان از پراکندگی محتوا جلوگیری کرده و تمامی کارکنان با انگیزه در تولید دانش (دانشگران) را به پورتال مدیریت دانش دعوت نمود.
جهت کنترل محتوای دانشی دسترسی های لازم در سطح سایت و محتوا برای نقش های مختلف تعیین می شود.
نقش هایی که کاربران در سیستم مدیریت دانش دارند معمولا شامل: دانش گران، تیم داخلی مدیریت دانش و استفاده کنندگان عمومی می شود؛
هر نقش و مسئولیت در قالب گروه در آلفرسکو قابل تعریف می باشد.
دسترسی بر روی این گروه ها در دو بخش سایت و محتوا قابل تعریف می باشد.
امروزه اکثر نرم افزارهایی که در هر کسب و کار تولید می شوند، تحت وب می باشد؛ با این تکنولوژی امکان مشاهده اطلاعات و محتوا بر روی مرورگرهای مرسوم مانند کروم و فایرفاکس وجود دارد.
داشبورد مربوط به سایت مدیریت دانش آلفرسکو، امکان نمایش هر صفحه ای از دیگر نرم افزار های تحت وب سازمان را دارد.
با این کار می توان علاوه بر دسترسی به محتوای صفحات وب ایجاد شده در آلفرسکو ، محتوای دیگر سایت هایی که در آلفرسکو نمی باشند را در داشبورد به نمایش گذاشت.
در آلفرسکو هر کدام از امکانات: بلاگ، ویکی، تالار گفتمان و کتابخانه مستندات ، دارای یک لینک مختص به خود می باشند؛
بنابراین در این داشبورد می توان با ایجاد یک صفحه کاربردی و لینک به این امکانات، روند دسترسی به اطلاعات را آسان نمود.
چارت های نمایش محتوا، یکی از امکانات اصلی برای نمایش اطلاعات دانشگران و تولید کنندگان محتوا به مدیران دانشی می باشد.
با استفاده از این داشبورد می توان اطلاعات مختلفی که در سایت مدیریت دانش آلفرسکو تولید می شود را با نمایی مفید و کاربرپسند مشاهده نمود.
در این چارت می توان فایل های موجود در سایت را بر حسب نوع محتوای آن مشاهده نمود؛
مثلا اگر 1000 فایل PDF و 30 هزار فایل ویدئو در سایت قرار داشته باشد، می توان آن را بر حسب: تعداد، درصد و میزان حجم آن نوع فایل مشاهده نمود.
مثلا با قرار دادن موس روی بخش فایل های PDF ، میتوان متوجه شد که مثلا 21121 فایل pdf در این سایت وجود داشته و این میزان فایل ، 50 درصد کل فایل های موجود در سایت را تشکیل می دهند.
همچنین طبق مثال تصویر زیر، حجمی کلی این فایل ها برابر با 19 گیگا بایت می باشد.
در این بخش میزان محتوا آپلود شده در سایت بر حسب کاربران آپلود کننده، به صورت چارت نمایش داده می شود.
در تصویر زیر مشاهده می شود که کاربران آپلود کننده محتوا هر کدام چه میزان محتوا در سایت آپلود نموده اند.
جهت مشاهده تمامی این امکانات با نمایش نمونه و مثال هر کدام می توانید به .... مراجعه نمایید.
جهت پیاده سازی پایگاه دانش می توان از ابزارهای بلاگ (Blog)، تالار گفتمان و پرسش و پاسخ (Discussion Group) و صفحات ویکی(Wiki Page) استفاده نمود؛
بلاگ به عنوان ابزار همکاری تیمی جهت اشتراک گذاری دانش سازمانی می باشد.
با این ابزار، دانشگرانی که در سایت مدیریت دانش عضو هستند می توانند با دیگر اعضاء کسب و کار، همکاری و تعامل کاری و جمعی (Collaboration)داشته باشند.
این ابزار به صورت کلی شامل امکانات زیر می باشد:
در این بخش امکانات زیر پیاده سازی می شود:
یکی از موارد مهم در هر کسب و کار، اطلاع رسانی و به روز بودن اطلاعات پرسنلمی باشد.
جهت دریافت آخرین مقالات دانشی در آلفرسکو می توان این سیستم را به نحوی طراحی نمود که به محض ایجاد مقاله توسط دانشگران، ایمیل اطلاع رسانی به فرد یا گروهی از افراد ارسال گردد.
بنابراین آنها می توانند با دریافت لینک مقاله، آن را مشاهده نموده و اقدام به ارسال نظر و یا پاسخ بر روی آن نمایند.
حتی می توان مشخص کرد که مثلا اگر مقاله در مورد موضوع خاصیبود، به چه افرادی ارسال شود؛
این موضوعات را می توان بر اساس تگ، که هنگام ایجاد مقاله در بلاگ وارد می شود ، تعیین نمود.
به عنوان مثال، در قانون تایید محتوا نیز می توان تعیین نمود که مقاله دانشی پس از تایید توسط مدیران، به فولدر زیرمجموعه (Sub Folder) فولدر بلاگ (Blog) با نام: دانش های تایید شده (Accepted Knowledge) انتقال پیدا کند و به محض ورود مقاله دانشی به این فولدر، ایمیل اطلاع رسانی به افراد مشخص (مدیر واحد ارسالی) ارسال گردد.
در زیر نمایی از یک مقاله جدید در بخش بلاگ را می بینید
این مقاله پس از ایجاد شدن در بخش بلاگ با تگ مشخص، توسط قانون اطلاع رسانی به مسئول تعیین شده به صورت اتوماتیک ارسال می گردد.
پس از کلیک بر روی لینک در تصویر بالا ، صفحه HTML زیر باز می شود
در تصویر زیر تعدادی مقاله را که با تگ، دسته بندی می شوند را مشاهده می کنیم:
در هر گروه و واحد تیمی، موضوعاتی وجود دارد که هر روزه می توان در مورد آنها بحث و تبادل نظر نمود؛
موضوعاتی مانند مشکلات کاری، راه حل ها و تصمیم گیری های سازمانی
در هر یک از این موضوعات افراد با توجه به سابقه، علم و تجربه ای که دارند وارد شده و می توانند اظهار نظر نمایند؛ این نظرات می تواند با دیگر اعضاء کسب و کار نیز به اشتراک گذاشته شود.
می توان موضوعات مورد نیاز جهت بحث و تبادل نظر را مشخص کرده و هر موضوع بحث در دسته بندی مرتبط قرار گیرد.
با توجه به مزیت های خوبی که تگ گذاری محتوا به ما می دهد (در بخش قبل بحث شد)، می توان تگ ها را به عنوان مبنای دسته بندی تاپیک ها و موضوعات کاری قرار داد.
تالار گفتمان
تالار گفتمان و تبادل نظر، نوعی ابزار همکاری تعاملی است که با آن می توان اقدام به ساخت تاپیک های کاری و موضوعات مهم مدیریت دانش نمود؛
این ابزار جهت دریافت اطلاعات و نظرات از همکاران با تجربه در تیم کاری، بسیار مفید و کاربردی می باشد.
پس از تولید دانش توسط دانش گران مدیریت دانش، تیم دانشی هر واحد سازمانی یا پروژه می تواند خروجی تاپیک ها (گفتمان و تبادل نظر) را به صورت دستی یا اتوماتیک تحلیل و بررسی نموده و اطلاعات خروجی را در قالب ساختار مشخص برای مدیران و مسئولین هدف در بخش مدیریت دانش ارسال نماید.
در صورت نیاز به ارسال اتوماتیک این موضوعات، همانطور که پیش تر گفته شده، می توان قوانین اطلاع رسانی را بر اساس تگ های وارد شده بر روی هر موضوع، ایجاد و اقدام به ارسال منظم آنها نمود.
نمونه تاپیک سوالی ایجاد شده در بخش تالار گفتمان (Discussion Forum)
در آلفرسکو برای هر واحد سازمانی یا پروژه، سایتی مجزاء با دسترسی های مخصوص به اعضاء آن واحد یا پروژه ایجاد می شود.
هر کدام از این واحد های سازمانی و پروژه داری مستنداتی می باشند که به صورت طبقه بندی شده و با نظم و ساختار مشخص در کتابخانه مستندات دانشی (Document Library) قرار می گیرند.
در هر گروه کاری می توان موضوعات تخصصی که نیاز به جمع آوری دانش در آن حوزه می باشد را ایجاد نموده و دسترسی های لازم را به دانشگران، جهت شرکت در تاپیک ها ، تخصیص داد.
این دسترسی ها را می توان با توجه به نقش هر پرسنل در سایت مدیریت دانش به عنوان گروه های مجزاء ایجاد نمود؛
مثلا تولید کننده دانش نقش Contributor را می گیرد
مشاهده کننده دانش نقش Consumer را داشته
و ویرایش کننده دانش با نقش Collaborator تعریف می شود.
تالار پرسش و پاسخ
با استفاده از این امکان تعاملی، می توان اقدام به طرح سوالات در موضوعات مختلف دانشی نمود؛
در تالارهای پرسش و پاسخ می توان اقدام با ایجاد سوالات نموده و توسط آن نظرات و دانش پرسنل را جمع آوری کرد؛
انتخاب و انتقال بهترین پاسخ ها، به جداول طراحی شده در صفحات ویکی سایت مدیریت دانش آلفرسکو، امکانپذیر است ؛
همچنین امکان طبقه بندی و تفکیک مستندات دانشی بر اساس موضوعات دلخواه در پایگاه دانشی (Knowledge Base) وجود دارد.
شما می توانید به سوالات مطرح شده در تالار، به صورت متنی و یا به صورت مالتی مدیا ( عکس، صوت، ویدئو ، سند آفیس یا Pdf) پاسخ دهید.
در صورتی که مستندات مالتی مدیا، از قبل در فولدر و یا چند دسته بندی منطقی مانند: Category ،Tags، طبقه بندی و ساختار دهی شده باشند، می توان به سادگی با ارسال لینک محتوا در سایت مدیریت دانش، پاسخ مناسب را در سریعترین زمان ممکن ارائه دهید.
منبع محتوا (Repository)، مکانی است جهت ذخیره سازی و نگهداری تمامی محتوای آلفرسکو
در این مکان، اطلاعات مربوط به بخش های دانشی زیر قرار می گیرند:
هر کدام از محتوا و مستندات دانشکه در بخش های بالا هستند، در فولدر های تخصصی مربوط به خود نگهداری می گردند؛
این بخش ها هر کدام دارای امکانات خاصی بوده و با استفاده از رابط های کاربری مناسب ، در اختیار دانشگران و استفاده کنندگان دانش قرار می گیرند.
امکان فعال نمودن قوانین اطلاع رسانی جهت ارسال اعلانات محتوای دانشی ، بر روی هر کدام از فولدر های بخش های ذکر شده وجود دارد.
کتابخانه مستندات یا محتوا (Document Library) به مکانی گویند که در آن فایل ها و فولدر ها نگهداری می شوند؛
محتوای این بخش در سه مکان قرار می گیرند:
دسته بندی های مجازی (Categories)، بخشی است که در آن می توان، دسته بندی های ثانویه ای علاوه بر فولدر های فیزیکی موجود در کتابخانه مستندات داشت؛
در این بخش با ایجاد یک ساختار کلی برای تمامی سایت های موجود در آلفرسکو، امکان طبقه بندی های ساختاری برای تمامی محتواهایی که در بخش Repository آلفرسکو آپلود می شوند، وجود دارد؛
به نحوی که با ایجاد این ساختار کلی و قرار دهی لینک های این دسته بندی ها در پورتال داخلی سازمان، امکان مشاهده تمامی محتواهای مرتبط به یک موضوع برای کاربرانی که دسترسی به آن محتوا برایشان تعریف شده، مهیا شود.
تصویر زیر نشاندهنده فولدر هایی است که در دسته بندی مجازی (Category) بخش"Project" قرار گرفته اند.
با کلیک بر روی Locate Folder، به فولدر مبداء در آلفرسکو هدایت خواهید شد و می توان فهمید که این فولدر در کدام سایت آلفرسکو قرار دارد.
با نگهداری محتوا در مکان های بالا که در بخش کتابخانه مستندات یا محتوا (Document Library) می باشد، می توان به آنها ساختار و طبقه بندی منظمی را اختصاص داد.
هدف از بخش کتابخانه مستندات، دسترسی آسان هر کاربر به مستندات دانشی می باشد؛
به نحوی که کاربر بتواند به دسته بندی های فیزیکی یا مجازیسیستم مدیریت دانش مراجعه نموده و مستندات را مشاهده و بررسی نماید.
ترتیب و ساختار نگهداری محتوا باید به صورتی باشد که اعضاء و پرسنل کسب و کار، به سادگی قادر به جستجو و دستیابی به اطلاعات باشند.
در سایت مدیریت دانش می توان از بخش Repository، وارد فولدر سایت مربوط به مدیریت دانش شویم؛
سپس با استفاده از قابلیت جستجو در فولدر، محتوای دانشی مورد نیاز را پیدا نماییم؛
این جستجو می تواند بر اساس مشخصه هایی چون: نام، تگ ، عنوان، توصیف و یا محتوای داخلی هر فایل، صورت گیرد.
ویکی به عنوان ابزار همکاری، جهت ذخیره سازی محتوای متنی ، لینک گذاری و اشتراک گذاشتن اطلاعات و منابع با سایر کارکنان در سایت مدیریت دانش می باشد .
با استفاده از ویکی در آلفرسکو می توانیم اقدام به ساخت صفحات وب نموده و به سادگی توسط ابزارهای طراحی آن ، متن ، عکس ، ویدئو ، جداول و محتواهای مختلف را در آن وارد نماییم.
با ایجاد دسترسی برای دانشگران ، می توان در تولید صفحات مفید دانش با قالب های مختلف اقدام نمود ؛
صفحاتی که با پیوند و لینک به یکدیگر می توانند تشکیل یک ویکی پدیا را در سایت مدیریت دانشبدهند.
نمایی از صفحات ویکی همراه با تگ صفحات
آلفرسکو با مدیریت صفحات ویکی، امکان تولید صفحات را به خوبی در اختیار دانشگرانسیستم مدیریت دانش می گذارد؛
این صفحات، قابلیت نمایش در داشبورد اصلی سایت مدیریت دانش را دارند.
در صورتی که افرادی با زبان Html و CSS آشنایی کافی داشته باشند، می توانند صفحات حرفه ای تر و شکیل تری برای نمایش در داشبورد اصلی، تولید نمایند.
هر تولید کننده دانش (دانشگر) که دارای دسترسی Contributor (نویسنده) باشد، می تواند در بخش های مختلف سایت مدیریت دانش آلفرسکو، اقدام به ایجاد محتوای دانشی به صورت فایل های: صفحات وب Html، ویدئویی، صوت و پادکست، تصاویر، آفیس و Pdf نماید.
به این فایل ها در اصطلاح محتوای غیر ساختار یافته نیز گویند.
نکته قابل توجه در ایجاد فایل های وب این است که این فایل ها را می توان در محیط آلفرسکو در بخش های ویکی (Wiki)، بلاگ (Blog)، تالار گفتمان (Discussion Forum) و حتی کتابخانه مستندات (Document Library) به صورت آنلاین و بدون استفاده از نرم افزار های واسط (Third Party)، تولید و ایجاد نمود.
مثلا برای ایجاد یک صفحه وب، در هر کدام از فولدرهای چهار گانه (ویکی، بلاگ، تالار گفتمان، کتابخانه مستندات)، می توان از طریق منوی Create و کلیک بر وی HTML، اقدام به ایجاد محتوا از نوع صفحات وبنمود.
تصویر زیر روش ایجاد آن را مشخص نموده است.
با این قابلیت ، می توان هر صفحه وب اینترنت که مفید می باشد را ذخیره نموده و آن را با فولدر اصلی که به صورت اتوماتیک هنگام ذخیره آن صفحه ایجاد می شود ، در بخش Wiki آپلود نمود.
در فولدر جانبی ، تصاویر و یا فایل های مربوط به طراحی صفحه مانند CSS و JS قرار دارند.
هر صفحه وب که در فولدر Wiki ذخیره می شود، قابلیت ویرایش آنلاین از طریق سرویس Share در آلفرسکو را دارد.
با این کار دیگر نیازی به استفاده از نرم افزارهای واسط (Third Party) جهت ویرایش و طراحی مجدد صفحات را نداریم و در صورت نیاز می توانیم به آنها، المان های وب جدیدی نیز اضافه کنیم.
با وارد نمودن Title در اطلاعات این صفحه، امکان جستجوی آتی آن نیز فراهم می شود.
تصویر زیر، نمایی از یک صفحه وب درحالت ویرایش در آلفرسکو را نشان می دهد:
برچسب گذاری محتوا یاContent Tagging برای کسانی که وبلاگ نویسی کرده اند مفهوم آشنایی است.
البته گسترش شبکه های اجتماعی و رواج یافتن اصطلاح تگ کردن هم باعث شده است که همه به نوعی با مفهوم برچسب گذاری محتوا یا تگ کردن آشنا شوند یا حتی اگر آشنا هم نیستند، آن را به کار ببرند.
اصطلاح تگ همان هشتگ است که در شبکه های اجتماعی استفاده می شود؛ هشتگ از ترکیب دو واژه‌ی Hash (یعنی علامت #) و Tag (یا همان برچسب) بوجود آمده و معنای لغوی آن، برچسب گذاری محتوا با استفاده از علامت # است.
در آلفرسکو این اصطلاح با نام تگ به کار می رود و برای استفاده از آن دیگر نیازی به استفاده از علامت # نمی باشد.
اولین قدم برای استفاده درست از تگ (Tag) فهمیدن معنی و کاربرد آن می باشد.
همه ما برای دسترسی بهتر کاربران به فایل ها و سایر محتوا در سایت، آنها را در قالب فولدر دسته‌بندی می‌کنیم؛
این فولدر های دسته بندی، در واقع موضوعات اصلی مورد دسترس در سایت ما هستند؛
فولدر هایی که قرار نیست به این راحتی‌ها تغییر کنند و تمام فایل های ما در مجموعه ای از آنها قرار می‌گیرند.
فولدرهای سایت مدیریت دانش در آلفرسکو، معمولاً از طریق داشبورد اصلی در دسترس می باشند و کاربران به راحتی می‌تواند با کلیک بر روی لینک صفحات ایجاد شده در داشبورد، به فایل های موجود در فولدر ها و دسته بندی موضوعی مشخص، مراجعه نماید.
اما بسیار پیش می‌آید که چند فایل یا مقاله بخش بلاگ، دارای موضوع مشابهی می باشند ولی نمی توان کپی چندگانه از آنها در هر کدام از آن فولدر ها گذاشت؛
شباهت‌هایی که در دسته‌بندی کلی فولدر های اصلی ما در بخش کتابخانه مستندات ( Document Library)، مشخص نشده‌اند.
ما همیشه سعی می کنیم که این شباهت‌ها را به نحوی طبقه‌بندی کنیم که ساختار کلی فولدربندی محتوا بهتر شود و کاربران راحت‌تر از آن استفاده کنند.
اینجاست که مفهوم برچسب مطرح میشود.
در واقع کافی است که ما یک برچسب برای موضوع یا ویژگی مد نظر خود ایجاد کنیم و این برچسب را بر روی تمام محتواهای مرتبط بچسبانیم.
هر برچسب، یک صفحه و دسته بندی در سایت آلفرسکو ایجاد می‌کند که تمام محتواهای مرتبط در آن قرار می‌گیرند.
تگ در واقع یک طبقه‌بندی ایجاد می‌کند که به راحتی میتوان در مواقع لزوم از آن استفاده کرد.
در واقع، کارکرد برچسب درست مثل دسته‌بندی است، با این تفاوت که اهمیّت کمتری دارد و قرار نیست مثلاً در داشبورد اصلی آلفرسکو قرار بگیرد.
یک روش مفید جهت استفاده درست از تگ ها این است که به کاربران نگاه کنیم و این موضوع را در نظر بگیریم که وجود این برچسب چه کمکی به مخاطبان سایت خواهد نمود؟
تگ، یک ابزار مناسب و مفید جهت طبقه‌بندی و مرتب نمودن محتوای سایت می باشد.
با استفاده از تگ گذاری بر روی محتوای دانشی ، کاربران می توانند در سریعترین زمان ممکن به محتوای مورد نیاز دسترسی پیدا کنند.
استفاده از تگ باعث می شود که بتوانیم علاوه بر مزیت فولدر فیزیکی، یک ساختار مجازی ثانویه نیز جهت طبقه بندی و نظم بخشیدن به محتوا داشته باشیم.
در آلفرسکو می توان در بخش های: بلاگ، ویکی، تالار گفتمان، کتابخانه مستندات و به طور کلی، منابع محتوا (Repository) از مزیت کاربردی و مفید تگ بهره برد.
به عنوان مثال، دانشگر می تواند در زمان ایجاد یک مقاله در بلاگ یا آپلود فایل در کتابخانه مستندات، تگ مرتبط با محتوا را وارد نماید؛
در ادامه به توضیح مزیت های تگ می پردازیم:
در صورتی که بخواهیم به محض ورود محتوایی خاص که مثلا دارای تگ یا متادیتای مشخصی باشد، به افرادی مشخصی ایمیل اطلاع رسانیارسال شود، این قوانین را بر روی کتابخانه مستندات و فولدرهای آن نیز می توان تعیین نمود.
با اینکار گردش تایید و اطلاع رسانی مستند دانشی، بر اساس قوانیین اطلاع رسانی از قبل تعیین شده، به جریان افتاده و محتوا به دست مدیران یا افراد مورد نظر جهت مشاهده یا تایید، ارسال می گردد.
مثلا در بخش بلاگ، هنگام انتشار یک مقاله میتوان این تیتر را وارد نمود:
"مستند راه اندازی آلفرسکو"
برای این موضوع می توانید تگ ها یا برچسب های: "راه اندازی آلفرسکو" " آلفرسکو" "مستند راه اندازی آلفرسکو" را وارد نموده و در قوانین محتوا (Rules) مشخص کنیم که اگر تگ: " مستند راه اندازی آلفرسکو" زده شد ، آن را برای تایید به افراد مشخص ارسال کند و پس از تایید توسط مسئول مورد نظر، به فولدری با نام "تایید شده" انتقال دهد.
همچنین در صورت اضافه نمودن کلمات کلیدی به عنوان تگ یا برچسب محتوا ، امکان جستجوی سراسری آن در سطح تمامی سایت های آلفرسکو مهیا شده و هر فرد در صورت داشتن دسترسی به محتوای تگ دار، می تواند آن را پیدا کند.
اگر محتوای دانشی در آلفرسکو دارای ساختار منظم و انعطاف پذیری نباشد، امکان دوباره کاری و تولید مجدد محتوای دانش، بالا رفته و راندمان کاری پرسنل را کاهش می دهد.
جهت نگهداری محتوا و مستندات دانشی در آلفرسکو، می توان اقدام به ایجاد فولدر های فیزیکی یا مجازی مانند تگ، و دسته بندی های مرتبط با هر موضوع دانشی نموده و فایل ها و محتوای دانشی مرتبط با هر موضوع را در آنها قرار داد.
این اطلاعات با طبقه بندی خاصی توسط تگ و برچسب گذاری (Tagging) بر روی دیتا ذخیره می شود.
یکی از مهمترین امکاناتی که یک سیستم مدیریت دانش (KMS) دار، امکان تگ گذاری داکیومنت ها و اختصاص اطلاعات اضافی به محتوا میباشد؛
به این اطلاعات اضافی (Property) در اصلاح، متا دیتا می گویند.
متا دیتا، به عنوان مجموعه ای از داده ها پیرامون محتوای اصلی است که اطلاعات بیشتری را در مورد آن محتوا به ما می دهد؛
اضافه نمودن متادیتا بر روی محتوا، این امکان را به ما می دهد که دیگر نیاز به وارد نمودن تمامی اطلاعات یک محتوا در نام فایل نباشیم.
با این کار از طولانی شدن و نامفهوم شدن نام اصلی محتوا جلوگیری شده و این قابلیت به ما داده می شود که بتوانیم اطلاعات مختلف در مورد یک محتوا را در بخش هایی مانند: عنوان، توصیف و تگ قرار دهیم.
با این روش می توان طبقه بندی و کلاسه گذاری مستندات دانشی را به خوبی انجام داد.
متادیتای جمع آوری شده از مستندات دانشی، دارای توضیحات مهمی در مورد محتوا بوده و دسترسی آسان به آن را با یک جستجوی ساده فراهم می نماید.
با استفاده از متادیتا می توان جستجوی سریع تری برای دستیابی به محتوا داشت.
در ادامه بیشتر در مورد آن توضیح خواهیم داد.
جستجوی محتوا در منبع داده ای Repository آلفرسکو، از جمله مزایایی است که سرویس خدمات محتوای آلفرسکو، در اختیار ما می گذارد.
با این سرویس می توان اقدام به جستجوی محتوا و متادیتا در منبع داده ای Repository نمود.
در آلفرسکو، امکان جستجوی محتوای متنی در داخل فایل ها و متادیتای مربوط به فولدر ها و فایل ها امکانپذیر است.
کادر جستجو
به صورت پیش فرض، جستجو در آلفرسکو در سه بخش زیر انجام می شود:
جهت جستجو فایل ها در آلفرسکو از کادر جستجو سمت راست صفحه، کلمه یا عبارت مورد نظر را وارد می نماییم.
این عبارت می تواند بخشی از مشخصه یک فایل مانند: نام فایل، عنوان، توصیف، تگ و یا بخشی از محتوای آن فایل باشد.
محتوای فایل هایی که به صورت متنی در آلفرسکو آپلود شده باشند، قابل جستجو میباشد.
در صورتی که بخواهید فردی از سازمان را پیدا نموده و به اطلاعات سازمانی او دسترسی داشته باشیم، در کادر جستجو نام کامل و یا بخشی از آن را وارد می نماییم.
در صورتی که بخواهید سایتی را در آلفرسکو پیدا نماییم، نام کامل یا بخشی از آن را در کادر جستجو وارد نموده و برای ورود به آن سایت، بر روی آن کلیک می نماییم.
از دو طریق می توان در Repository اقدام به جستجو نمود:
در این روش که به سادگی انجام می شود ، عبارت یا Term جستجو را در باکس جستجو وارد می نماییم؛
بنابراین، کل محتوای Repository جهت تطابق با عبارت کلیدی جستجو ، مورد بررسی قرار می گیرد و در صورت تطابق، نتیجه در قالب فایل ها و فولدرهای مرتبط نمایش داده می شود.
مثال جستجو ساده
در مثال زیر، بعد از وارد نمودن کلمه کلیدی Haghverdi " " در کادر جستجو ، مشاهده می کنیم که نتیجه این جستجو در 2 بخش نمایش داده می شود
بخش مستندات و بخش افراد
در صورت مرتبط بودن عبارت وارد شده با نام سایتی در آلفرسکو ، نتیجه آن نیز در بخش جداگانه Site، نمایش داده می شد.
حال با فشردن دکمه Enter، وارد بخش جستجو با فیلتر و پارامترهای مختلف می شویم:
در این روش قدرتمند، مشخص می نماییم که جستجو بر روی چه بخشی از Repository انجام شود؛
مثلا اینکه آیا صرفا جستجو بر روی سایت مشخصی صورت گیرد و یا اینکه بر روی کل Repository باشد.
حتی در این حالت می توان نوع فایلی که می بایست با عبارت جستجوی شما نمایش دهد را تعیین نمود.
در این بخش شما می توانید به صورت کاملا هدفمند به جستجوی مطلب مورد نظر خود بپردازید و از کلیه امکانات مربوط به جستجوی پیشرفته جهت تسریع در عملیات جستجو بهره مند گردید.
نکته جستجو در این می باشد که جستجوی محتوا صرفا در سایتی که در آن باشیم صورت می گیرد و در صورت نیاز می توانیم آن را بر روی محتوای تمامی سایت ها و یا Repository قرار دهیم.
کلیک بر روی بخش جستجو پیشرفته
امکان انتخاب محدوده جستجو بر روی Content و یا Folders
Content
در این حالت، جستجو بر روی تمامی محتوا (فایل ها، صفحات ویکی، کامنت ها، گفتمان ها) به جز فولدر صورت می گیرد.
Folders
محدوده جستجو صرفا بر روی فولدر ها می باشد.
اگر بعد از وارد نمودن عبارت جستجو دکمهEnter، را بزنیم وارد بخشی می شویم که در آن نتیجه جستجو با جزئیات بیشتری به ما نمایش داده می شود:
یکی از مواردی که در این بخش می باشد، امکان فیلتر نمودن نتیجه جستجو بر اساس پارامترهای پیش فرض یا دلخواه می باشد.
این فیلتر ها بر اساس متادیتا موجود در محتوا ، نمایش و قابل انتخاب می باشند
File Type
ترفندهای جستجو در آلفرسکو
امکان استفاده از عمگرهای منطقی جستجو مانند ( کوتیشن" " )
با اینکار صرفا عبارتی که در کوتیشن میگذاریم جستجو میشود.
با اینکار مثلا اگر شما دو کلمه را در کوتیشن بگذارید و جستجو نمایید، این دو کلمه میبایست به صورت کامل و پشت سر هم در اسم، عنوان، توصیف و یا محتوای آن فایل یا فولدر باشد و اگر این کلمات به صورت پراکنده باشند، در جستجو در نظر گرفته نمیشود.
امکان استفاده از ترکیبات عطفی(فاصله)
امکان استفاده از ترکیبات فصلی( | )
امکان استفاده از مشروط منفی ( - )
امکان استفاده از عمگرهای * و ؟ جهت جایگزینی یک یا چند حرف نامشخص در یک کلمه
جدول زیر راهنمای پیشرفته جستجو، در آلفرسکو میباشد:
در آلفرسکو می توان جستجو را با استفاده از متادیتا محدود نمود و صرفا عبارت را بر روی متادیتایی که تعیین می کنیم، انجام دهیم.
در موارد زیر، مثال هایی از انواع جستجو براساس متادیتاهایی که بر روی محتوا می باشد، نمایش داده شده است:
جستجو محتوای دانش با استفاده از تگ (TAG)
جستجو محتوای دانش با استفاده از نام (name)
جستجو محتوای دانش با استفاده از عنوان (title )
جستجو محتوای دانش با استفاده از توضیحات (description)
لینک اصلی مقاله در وب سایت مجموعه آموزشی مجازی: ???
چگونه از امکانات آلفرسکو جهت پیاده سازی مدیریت دانش کسب و کار استفاده کنیم؟
لینک مقالات مرتبط با سیستم های مدیریت دانش و محتوا: ???
دسته سیستم های مدیریت دانش
دسته سیستم های مدیریت محتوا
لینک مقاله در اینستاگرام: ???
چگونه از امکانات آلفرسکو جهت پیاده سازی مدیریت دانش کسب و کار استفاده کنیم؟
