«چرا مدیریت پروژه مهم است؟» سؤال جالبی است که گاهی اوقات همکارهای من مطرح می‌کنند. می‌پرسند: «آیا ما نمی‌توانیم فقط به تیمی که کار را انجام می‌دهد، توضیح دهیم و خودمان آن را مدیریت کنیم؟ این کار به ما استرس زیادی وارد می‌کند.» از همین رو وقتی بچه‌های محتوا فلایتیو نوشتن انتقال تجربه رو بیان کردن من تصمیم گرفتم درباره این موضوع بنویسم. شاید برای بیشتر مدیران پروژه پیش آمده باشد که افراد تیم‌شان تعجب می‌کنند که آیا واقعاً به مدیریت پروژه نیاز دارند؟ زیرا روی کاغذ به نظر می‌رسد سربار غیرضروری باشد و تصور افراد تیم این است که کار ما برای آن‌ها مانع ایجاد می‌کند؟!
بنابراین اگر همه این حرف‌ها درست است، چرا مدیریت پروژه اهمیت دارد؟ حقیقت این است که اجرای پروژه‌ها بدون مدیریت پروژه خوب چالش‌برانگیز است. با وجود مدیر پروژه، هیچ سردرگمی در مورد اینکه چه کسی مسئول کنترل چه چیزی در یک پروژه است، وجود ندارد.
تیم بدون مدیریت پروژه، مانند یک کشتی بدون سکان است. وقتی به درستی انجام شود، به هر بخش از کسب و کار کمک می‌کند تا کارها روان‌تر اجرا شود. این به تیم شما اجازه می‌دهد تا روی کارهای مهم تمرکز کند، فارغ از حواس‌پرتی‌های ناشی از خارج شدن از مسیر وظایف یا بودجه‌های خارج از کنترل. مدیریت خوب پروژه تضمین می‌کند که اهداف پروژه‌ها با اهداف استراتژیک کسب و کار همخوانی نزدیکیداشته باشند.
روند مدیریت پروژه در فلایتیو
کمک به برنامه‌ریزی تسک‌ها، تدوین فرآیندهای فعالیت‌های تیم مارکتینگ، داکیومنت کردن (مستند سازی) تمام اویدنس‌های مربوط به کمپین‌ها، قراردادها، هزینه‌ها و ... از جمله فعالیت‌های من در فلایتیو است. پس از تعیین اهداف و خروجی‌ها، بودجه و منابع لازم پروژه‌ها و برنامه‌ریزی تسک‌ها، پیگیری آن‌ها اهمیت زیادی دارد. من به‌صورت روزانه پیشرفت تسک‌ها و پروژه‌ها را کنترل کرده و در آخر هر فصل ارزیابی عملکرد را براساس پیشرفت پروژه و معیارهای تعیین شده انجام می‌دهم. برنامه‌ریزی‌های مارکتینگ به صورت فصلی انجام می‌شود و هر کوارتر اهداف استراتژیک را دنبال می‌کند. من منحصرا مدیریت پروژه‌های مارکتینگی فلایتیو را برعهده دارم.
ما در آخر هر فصل (کوارتر)، برای کوارتر بعد تسک‌ها را بر اساس اهداف مشخص می‌کنیم. بعد از آن با استفاده از متود KPI، برای تسک‌ها KPI و Challenge (چالش) تعیین کرده تا در آخر بتوانیم ارزیابی عملکرد را بر این اساس انجام دهیم.
چالش‌های مدیریت پروژه در فلایتیو چیست؟
چه کسی باشید که به تازگی کار خود را در زمینه مدیریت پروژه شروع کرده یا فردی که تجربه زیادی دارید، موافقید که مدیر پروژه بودن کار ساده ای نیست؟! طبق مطالعه منتشر شده در هاروارد، از هر شش پروژه، یک پروژه بیش از ۲۰۰ درصد از مبلغ برآورد شده هزینه دارد و تقریباً ۷۰ درصد از پروژه‌های فناوری اطلاعات با تأخیر در انجام به موقع پروژه مواجه هستند. وظیفه مدیران پروژه جلوگیری از این تاخیر است، اما با چالش‌های زیادی مواجه می‌شوند. من اینجا چند چالش مدیریت پروژه در دپارتمان فلایتیو را برایتان توضیح می‌دهم.
· چالش Scope Creep
ممکن است ریسک‌های موجود در پیشرفت پروژه مشکل ایجاد کند یا اینکه استراتژی کسب‌وکار تغییر کند. در این شرایط مدیر پروژه مطمئن می‌شود تا بخشی از پروژه تنظیم مجدد یا برخی از تسک‌ها کنسل شود.
تعداد زیاد scope creep ها یکی از بزرگترین چالش‌هایی است که در مدیریت پروژه دپارتمان مارکتینگ پیش میآید. Scope creep تغییرات کنترل نشده‌ای که در صورت بروز، روی بودجه، زمان اتمام فعالیت‌ها و پروژه و همچنین scope پروژه تاثیر می‌گذارند. منبع scope creep ها می‌تواند داخلی یا خارجی باشد. برای مثال در منابع خارجی ممکن است درخواست مشتری یا تکنولوژی مورد استفاده تغییر کند اما در منابع داخلی تغییرات از سمت اعضای تیم اتفاق می‌افتد. در فلایتیو این مساله عموما از سمت stakeholder های داخلی پیش میآید و خروجی‌های پروژه را تحت تاثیر قرار می‌دهد. در چنین شرایطی برنامه زمانی، بودجه و scope کلی پروژه را بررسی کرده و در صورتی که تغییر زیادی در این موارد رخ ندهد، تسک‌ها را در برنامه فصلی قرار می‌دهیم. البته با توجه به ماهیت فعالیت‌های مارکتینگی بروز این موارد تا حد زیادی طبیعی است. تلاش من و اعضای تیم بر این است که انعطاف پذیری خود را در برنامه‌ریزی بیشتر کنیم تا بتوانیم فعالیت‌هایی که خیلی ناگهانی بوجود میآید را هندل کنیم.
· عدم ارتباط
یکی دیگر از چالش‌هایی که تا حد زیادی توانستیم در تیم مارکتینگ فلایتیو آن را رفع کنیم، عدم وجود ارتباط موثر (miscommunication ) است. در صورتی که ارتباط درست و موثر در تیم شکل نگیرد، تعارضات زیادی بین افراد به وجود میآید و در نهایت ممکن است باعث بروز تاخیر در پروژه‌ها شود. برای رفع این مشکل از سال ۹۹، ابزار Trello برای مدیریت تسک‌ها انتخاب شد و زمانی که من وارد مجموعه شدم، خیلی جدی‌تر از این ابزار استفاده کردیم تا همه افراد تیم از روند انجام تسک‌ها مطلع باشند. همچنین جلسات ماهانه برای در جریان قرار گرفتن همه‌ی افراد گروه برگزار می‌شود.
همچنین اهداف و success criteria (معیارهای موفقیت) که در هر کوارتر در نظر گرفته می‌شود باید کاملا واضح و روشن باشد که اعضای تیم دچار ابهام نشوند. برای اینکه در اهداف ابهامی وجود نداشته باشد، سعی کردیم تمام اهداف را SMART در نظر بگیریم. SMART از حروف اول کلمه‌های Specific, Measurable, Attainable/ Actionable, Relevant, Time-bound است. به این معنی که تمام اهداف و معیارهای موفقیت باید کاملا مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل انجام، مرتبط و تعیین شده در یک بازه زمانی مشخص باشند. با رعایت این نکات بسیاری از ابهامات برطرف می‌شود.
· مهارت‌های ناکافی اعضای تیم
کمبود مهارت‌های کافی نرم یا سخت از دیگر چالش‌هایی بود که برای حل آن کورس‌ها و دوره‌های آموزشی را در برنامه‌ی کوارتر درنظر گرفتیم. به این صورت که افراد تیم در هر فصل به انتخاب خودشان یک کورس از پلتفرم‌های مختلف تعیین می‌کنند و در ساعت کاری آن دوره را می‌گذرانند. در نهایت هم مدرک اخذ شده در دوره یا یک خروجی از آموزه‌های خود را ارائه می‌دهند.
· مشارکت محدود ذینفعان
از جمله دیگر چالش‌هایی که در تیم مارکتینگ فلایتیو با آن روبرو بودیم، درگیری کم ذینفعان پروژه و سازمان با فعالیت‌ها بود. برای بهبود این موضوع گزارشی از کمپین‌های مارکتینگ و فروش بصورت ماهانه ارائه می‌شود تا stakeholder ها در جریان قرار بگیرند.
در این مدت سعی شد تا چالش‌هایی که خود بچه‌ها هم با آن روبه‌رو بودند را تا حد زیادی حل کنیم. از جمله برای حل مشکل ددلاین‌های غیر واقع بینانه، کلیه فرآیندهای فعالیت‌های مارکتینگ رسم شد و به هر بخش زمان لازم برای انجام اختصاص داده شد. این فرآیندها طی گذشت چند کوارتر، مجددا مورد بررسی قرار می‌گیرد تا زمان‌های بهینه‌تری برای انجام فعالیت‌ها در نظر گرفته شود. (فرآیندهای تیم مارکتینگ بطور مداوم بررسی می‌شود). برای برنامه‌ریزی رودمپ سه ماهه، برای هر تسک یک زمان buffer در نظر می‌گیریم. زمان buffer زمان اضافه ای است که برای اطمینان از اتمام یک فعالیت در نظر گرفته می‌شود.
در پایان
اهمیت مدیریت پروژه در سازمان‌ها را نمی‌توان نادیده گرفت. رهبری به اعضای تیم اجازه می‌دهد و آن‌ها را قادر می‌سازد تا بهترین کار خود را انجام دهند. مدیریت پروژه افراد تیم را متحد می‌کند، چشم‌اندازی برای یک پروژه موفق ایجاد می‌کند و همه را در همان صفحه از آنچه برای ماندن در مسیر موفقیت لازم است قرار می‌دهد. هنگامی که پروژه‌ها به درستی مدیریت می‌شوند، تأثیر مثبتی روی حال افراد تیم و سازمان دارد.
