چطور از حواس‌پرتی‌های دنیای دیجیتال در امان بمانیم و ذهنمان را برای انجام قدرتمند کارها آماده کنیم؟
در فرهنگ آنلاین امروزی، کارفرماها انتظار دارند کارمندانشان همیشه آنلاین و در دسترس باشند تا هر زمان به آن‌ها نیاز شد، بتوانند پاسخ دهند. با این حال، تحقیقات نشان می‌دهند گاهی دائماً آنلاین بودن اثری معکوس دارد زیرا بر میزان کارایی کارمند تأثیر می‌گذارد و حواس او را پرت می‌کند.
افراد به‌طور متوسط هر روز ۱۵۰ بار از موبایلشان استفاده می‌کنند؛ این یعنی روزانه دوساعت‌ونیم از وقت آن‌ها صرف روشن و خاموش کردن تلفن همراه می‌شود. خواندن هر پیام تنها ۲/۲ ثانیه طول می‌کشد اما می‌تواند میزان خطا در کار را تا دو برابر بیشتر کند؛ حتی بعضی از کارمندان می‌گویند بعد از خواندن هر پیام، حدود ۱۱ دقیقه طول می‌کشد تا به روال قبلی کارشان برگردند. امروزه تلفن‌های هوشمند به‌جای ابزار افزایش کارایی، تبدیل به مانعی برای انجام کار شده‌اند.
تأثیری که تلفن‌های هوشمند در طولانی‌مدت بر حواس‌پرتی کارمندان دارند، خیلی بیشتر از تأثیری خواهد بود که بر افزایش کارایی‌شان دارند. تریستام هریس، کردارشناس طراحی سابق گوگل می‌گوید: «ما در حال مبارزه با اقتصاد جلب‌توجه هستیم؛ اقتصادی که در آن توسعه‌دهندگان و بازاریابان می‌خواهند توجه‌مان را بدزدند!»
درواقع استراتژی این افراد نتیجه داده است؛ ۲۶ درصد از کاربران تلفن‌های هوشمند، همیشه آنلاین هستند و پیام‌ها، هشدارها و تماس‌هایشان را چک می‌کنند؛ حتی اگر تلفنشان به صدا درنیاید.
برای اینکه کارمندانتان بتوانند بر تأثیرات اقتصاد توجه غلبه کنند یا حداقل تعادلشان را در آن حفظ نمایند، باید کارهای زیر را انجام دهید. این موارد اثبات شده هستند و می‌توانند فرهنگ دیجیتال مثبتی در شرکت ایجاد کنند. در ادامه به نکاتی برای دوری از حواس‌پرتی‌های دنیای دیجیتال می‌پردازیم.
حتی اجتماعی‌ترین و برونگراترین افراد هم برای اینکه بتوانند به کارشان ادامه دهند، به استراحت احتیاج دارند. مکانی برای استراحت کارمندان اختصاص دهید تا بتوانند کمی از کار فاصله بگیرند و بدون فکر به هیچ‌چیز مزاحمی، نوشیدنی بخورند و ریلکس کنند. می‌توانید مانند شرکت گوگل تخت‌هایی برای دراز کشیدن یا مانند شرکت سیگنا صندلی‌هایی برای مدیتیشن تهیه کنید یا فقط در گوشه‌ای از دفتر چند بالش نرم بگذارید تا در آنجا استراحت کنند. در هر صورت، این کار باعث می‌شود تا حالت پیش‌فرض عصبی کارمندان فعال شود و راحت‌تر بتوانند اطلاعات را به هم مرتبط کنند و ایده‌های مختلف را کنار هم قرار دهند. طبق نظرسنجی که در شرکت هتلداری Embassy Suites، Homewood Suites و Home2 Suites by Hilton انجام شد، ۸۹ درصد از افراد فکر می‌کنند تغییر دادن محیط کارشان در طول روز باعث می‌شود انرژی مثبت بیشتری داشته باشند.
با اینکه کارمندان معمولاً در طول کار دوست دارند از موبایل‌هایشان فرار کنند، در زمان استراحت دوباره سراغ گوشی‌هایشان می‌روند؛ هرچند تحقیقات نشان داده‌اند کارمندانی که در زمان استراحت با موبایل کار می‌کنند، برای برگشت به کار نیروی تازه نمی‌گیرند و کارایی کمتری خواهند داشت. یکی از تحقیقات سال ۲۰۱۹، نشان داده است که بیش از ۴۰۰۰ کارمند در سطح جهان می‌گویند کارمندانی که در محل کار ناراحت به نظر می‌رسند، در زمان ناهار ۵۷ درصد بیشتر از سایرین با موبایلشان کار می‌کنند و در شبکه‌های اجتماعی پرسه می‌زنند. درحالی‌که کارمندان شاد و پرانرژی سعی می‌کنند در این مدت‌زمان با دوستانشان صحبت کنند و از ناهارشان لذت ببرند. بنابراین احتمال اینکه در جمع باشند تا ۲۵۷ درصد بیشتر است. به‌علاوه، مطالعه دیگری که روی ۴۵۰ نفر از کارمندان کشور کره انجام شده، ثابت کرده است کسانی که بدون تلفن همراه بین ساعت‌های کاری‌شان استراحت می‌کنند، نسبت به کسانی که در زمان استراحت موبایلشان را همراه خودشان می‌برند (حتی اگر از آن استفاده نکنند)، انرژی بیشتری دارند و ذهنشان کمتر خسته می‌شود.
برای اینکه نتیجه‌ی بهتری بگیرید، کارمندان را تشویق کنید تا در زمان استراحتشان کارهای مثبت انجام دهند. خواندن مجله، نوشتن مسائلی که از آن خوشحال هستند، مدیتیشن، کمک به دیگران، قدم زدن اطراف دفتر و صحبت با همکاران، همگی از عادت‌هایی هستند که باعث می‌شوند انرژی افراد برای سایر روز چند برابر شود.
بعضی از کارمندان فکر می‌کنند وقتی مدیرشان به آن‌ها پیام می‌دهد، باید بدون معطلی جواب بدهند؛ حتی اگر موضوع صحبت او فوری نباشد و بتوانند بعد از کار، آخر هفته یا در تعطیلات پاسخ او را بدهند. ۵۵ درصد از کارمندان آمریکایی گزارش کرده‌اند که ایمیل‌هایشان را بعد از ۱۱ شب چک می‌کنند، ۴۴ درصد از کاربران تلفن همراه گفته‌اند که شب‌ها موبایلشان را کنار تختشان می‌گذارند تا هیچ تماس تلفنی، پیام یا خبر مهمی را در طول شب از دست ندهند. شما به‌عنوان مدیر باید برای کارمندان مشخص کنید که انتظار دارید چه زمان‌هایی پاسخگوی پیام‌هایتان باشند. شرکت‌هایی مانند دیلویت، جدول‌هایی در دفترشان تهیه کرده‌اند که نشان می‌دهد انتظارات مدیر از کارمندان چیست و باید در روابط چه رفتاری داشته باشند.
در میان آن‌همه غوغا، بدو بدو، جلسات و ایمیل‌ها، بعضی کارمندان احساس می‌کنند هیچ زمانی نیست که بتوانند بدون مزاحمت کسی به کارهایشان برسند. کارمندانی که تنها ۵۵ دقیقه از زمان کار را به خودشان اختصاص می‌دهند، از سایر کارمندان ۵۶ درصد پرانرژی‌تر، ۵۳ درصد صمیمی‌تر، ۲۳ درصد خوش‌خلق‌تر و ۲۲ درصد باهوش‌تر هستند. بنابراین، برای اینکه کارمندانتان کارآمدتر باشند، از آن‌ها بخواهید زمان‌هایی را به نام «زمان تمرکز» برای خودشان تعیین کنند و روی برنامه روزانه‌شان علامت بزنند. در این زمان هیچ‌کس نباید مزاحمشان شود. حتی می‌توانند متنی آماده برای خود بنویسند که در صورت دریافت پیام، به‌صورت خودکار برای افراد ارسال شود؛ مثلاً «از آنجایی‌که دارم روی فلان پروژه کار می‌کنم، متأسفانه تا یک ساعت دیگر قادر به پاسخگویی به ایمیل‌هایم نیستم». این پیام کوتاه باعث می‌شود همکاران دیگر حس کنند که فرد به آن‌ها احترام گذاشته و در عین حال برای او ارزش قائل خواهند بود زیرا می‌دانند که می‌خواهد روی کارش تمرکز کند و آن را به بهترین شکل انجام دهد.
اگر در محیط کار هم ازلحاظ فیزیکی و هم ازلحاظ ذهنی شرایط خوبی برای کارمندان ایجاد کنید، از میزان حواس‌پرتی آن‌ها کم می‌شود و می‌توانند برای مدتی طولانی روی کار تمرکز کنند. زمان آن فر ارسیده که به کارمندانتان اجازه دهید که به‌معنای واقعی کلمه «استراحت» کنند تا بیشترین پتانسیل کاری را داشته باشند و توانایی‌هایشان را شکوفا کنند.
