در طی سالیان سازمان‌ها با رشد روز افزون با دغدغه مدیریت هزینه‌های سازمانی روبرو شدند. مدیریت هزینه‌های سازمان‌ها را ملزم به استفاده از تنخواهگردان حسابداری کرد. مهمترین هدف از ایجاد تنخواه گردان حسابداری طبقه‌بندی و اشراف کامل بر هزینه‌های هر واحد، پرداخت آسان و حفظ فرآیندهای اداری و در نتیجه آن کاهش عملیات حسابداری می‌باشد.
تنخواه گردان در حسابداری، مقدار و جه نقدی است که برای پرداخت هزینه‌های جزئی شرکت‌ها در جهت انجام امور روزانه، هزینه میشود.
وجه تنخواه به یکی از پرسنل شرکت که معمولا مامور خرید می‌باشد، تحویل میشود. شخص مورد نظر تمام مدارک پرداختی و هزینه شده شامل خرید صورت گرفته و همچنین هزینه‌های ایاب و ذهاب که به صورت رسید، فاکتور یا قبض مربوطه را نزد خود نگه می‌دارد. تمامی‌این اسناد به صورت مرتب می‌بایست به حسابدار مجموعه تحویل میشود. اسناد می‌بایست دارای تاریخ و هزینه پرداختی باشد، این اصل برای تمامی‌هزینه‌ها حتی هزینه ناچیز صادق می‌باشد. چرا که مجموع این هزینه‌های ناچیز مبلغ قابل توجهی در پایان سال می‌باشد.
تمامی‌اسناد آماده شده در مرحله قبل تحویل حسابدار مجموعه میشود. تمامی‌اسناد بعد از اینکه مورد تایید مدیریت بخش حسابداری و مدیر تنخواه قرار میگرفت، در بایگانی شرکت در بخش حساب تنخواه بایگانی میشود.
یکی از پرسنل شرکت که فردی مورد اعتماد و صادق می‌باشد و به تایید هیئت مدیره شرکت رسیده است به عنوان تنخواه‌دار معرفی میگردد. بنابراین به کسانی که وظیفه انجام امور تنخواه‌گردانی را به عهده میگیرد، تنخواه‌دار می‌گویند. معمولا در موسسات و شرکت‌های بزرگ شغل تنخواه دار، شغل بسیار مهم و حساسی است.
وظایف تنخواه دار با توجه به سیاست‌های سازمان به حالت‌های مختلفی تقسیم میشود:
1. تنخواه دار هزینه‌ها و خریدهای مربوط را خود انجام میدهد. در این حالت برای پرداختهای انجام شده برگ پرداخت خاصی وجود ندارد و فاکتورها و اسناد هزینه یا خرید برای تهیه‌ی صورت خلاصه‌های پرداختهای تنخواه گردان مورد استفاده قرار میگیرد.
2. تنخواه دار فقط پرداخت کننده می‌باشد و انجام دادن هزینه و یا خرید در محدوده مسئولیتهای تنخواه‌دار نمی‌باشد. در این حالت برای همه‌ی پرداختها برگ پرداخت صادر میشود و صورت خلاصه‌های پرداخت تنخواه بر این مبنا تهیه میگرد.
روش‌های ثبت تنخواه گردان انواع مختلفی دارد از جمله روش ثبت تنخواه گردان ثابت، روش ثبت تنخواه گردان متغیر، روش ثبت تنخواه گردان نقدی و روش تنخواه گردان تعهدی که در قسمت روش‌های ثبت تنخواه گردان این موارد به صورت کامل توضیح داده شده است.
قبل از افتتاح حساب تنخواه می‌بایست صلاحیت تنخواه گردان برای احراز مسئولیت اثبات شود. در قبال پرداخت انجام شده می‌بایست رسید معتبر دریافت شود، تنخواه‌دار باید در قبال هزینه‌های انجام شده از حساب فاکتور یا قبض معتبر ارائه کند و در صورت تمایل تضمین معتبر مانند چک یا سفته از تنخواه‌دار دریافت میشود.
از مهمترین اهداف جهت ایجاد حساب تنخواه گردان در حسابداری می‌توان به موارد ذیل اشاره کرد:
تنخواه گردان خزانه: طبق ماده 24 قانون محاسبات عمومی‌وجوهی که در ابتدای سال مالی برای انجام هزینه‌های لازم و ضروری دستگاههای اجرایی کشور مورد نیاز است به وسیله‌ی بانک مرکزی از محل اعتبارات مصوب در اختیار خزانه‌داری کل قرار میگیرد که در پایان سال باید پرداخت شود.
تنخواه گردان استان: طبق ماده 25 قانون محاسبات عمومی‌وجوهی که خزانه‌داری کل از محل تنخواه خزانه در ابتدای هر سال مالی به حساب خزانه‌ی معین استان پرداخت میکند. این مبالغ جهت نیازهای ضروری استان‌ها پرداخت میشود.
تنخواهگردان حسابداری: طبق ماده 26 قانون محاسبات عمومی‌وجوهی که به وسیله‌ی خزانه‌ی معین استان از محل تنخواهگردان استان برای پرداخت کردن هزینه‌های ضروری دستگاههای اجرایی استان به شکل غیر قطعی در وجه ذیحساب دستگاههای اجرایی پرداخت میشود.
تنخواه گردان پرداخت: طبق ماده 27 قانون محاسبات عمومی‌وجوهی است که از محل تنخواه حسابداری برای انجام هزینه‌های ضروری توسط ذیحساب دستگاه اجرایی در اختیار عامل ذیحساب یا کار پرداز قرار میگیرد و در پایان سال مالی باید مانده‌ی آن تسویه شود.
از آنجایی که تنخواه گردان یک دارایی محسوب میشود، باید مانند حساب صندوق باشد، زمانی که این حساب بدهکار میشود مبلغ آن افزای پیدا میکند و با بستانکار شدن آن مبلغ حساب تنخواه گردان کاهش پیدا میکند. برای این منظور چهار روش ثبت وجود دارد:
1. از بین مستخدمین رسمی شرکت باشد،
2. دارای حداقل مدرک تحصیلی دیپلم متوسطه باشد،
3. دارای صلاحیت و توانایی لازم برای انجام وظایف مربوطه باشد و
4. حداقل 2 سال تجربه کار مفید در زمینه کارپردازی داشته باشد.
1. اخذ اعتبار لازم جهت انجام هزینه مورد نظر.
2. انجام هزینه پس از صدور دستور از سوی مقام مجاز تشخیص و حواله.
3. اخذ مستندات مؤید انجام هزینه از قبیل فاکتور خرید، استعلام بها، قبض انبار و...
4. گواهی انجام کار یا رسید تحویل کالا از واحد درخواست کننده.
5. تهیه و تنظیم سند هزینه و تخصیص و تعیین مرکز هزینه مربوط.
6. تحویل اسناد هزینه به امور مالی بصورت هفتگی.
7. پیگیری لازم جهت دریافت یا ترمیم تنخواه.
8. ثبت تنخواه دریافتی و اسناد و هزینه در دفتر تنخواه با رعایت ترتیب وقوع عملیات دریافت و پرداخت مطابق روش مندرج در این دستورالعمل.
9. واریز وجوه تنخواه مصرف نشده در پایان سال مالی به حساب جاری تعیین شده از سوی امورمالی.
10. تنظیم صورتجلسه تسویه تنخواه گردان با امور مالی.
11. تهیه صورت مغایرت بانکی برای حساب تنخواه گردان در پایان هر ماه ، پیگیری و رفع اقلام باز احتمالی و ارسال یک نسخه از صورت مغایرت در پایان هر ماه به امور مالی.
12. الزام پرداخت هزینه‌ها صرفاً به وسیله چک در واحدهای مجاز تنخواه دار. (در صورت لزوم مسئولین می توانند همانند سایر اشخاص تنخواه دار با رعایت ضوابط این دستورالعمل از امورمالی تنخواه نقدی دریافت نمایند)
13. خودداری از واریز وجوه غیرمرتبط با تنخواه به حساب بانکی تنخواه گردان.
14. خودداری از پرداخت وجوه غیر مرتبط با تنخواه از حساب بانکی تنخواه گردان (وام.مساعده.علی الحساب.)
عملیات سال بعد بلافاصله از صفحه بعد آغاز و شماره سریال اسناد سال جدید مجددا از شماره 1 شروع میگردد.
در نرم‌افزار حسابداری ابری (آنلاین) لاندا، می‌توانید با ورود به پنل‌کاربری خود و سپس ایجاد پرداخت و انتخاب حساب معین تنخواهگردان، پرداختی خود به تنخواهگردان را ثبت کنید. همچنین می‌توانید این پرداختی را به صورت نقد، واریز بانکی، چک و یا تلفیقی از هر 3 روش، ثبت کنید.
منبع: مقاله تنخواهگردان از نرم‌افزار حسابداری آنلاین لاندا
