به کارتی که در آن تمامی اطلاعات درباره گردش و وضعیت موجودی کالا در انبار، برای هر نوع کالا به طور جداگانه، به منظور اطلاع از مقدار کمی و ارزش ریالی کالاهای وارده، صادره و موجودی و همچنین محل نگهداری آنها ثبت میشود، "کارت حساب کالا یا کاردکس کالا" گفته میشود. تصویر زیر، نمونه‌ای از کارت حساب کالا را نشان میدهد.
نکته: تمامی عملیات ورود و خروج یک کالا در کارتحساب همان کالا ثبت میشود.
تاریخ (روز و ماه): در این قسمت تاریخ ورود و خروج کالا بر حسب روز و ماه درج میشود.
ستون شرح: نوع رویداد شامل خرید، فروش، برگشت از خرید، برگشت از فروش و... در این ستون درج میشود. درصورتی که کالا از قبل موجودی داشته باشد در این ستون قبل از موارد ذکر شده عنوان موجودی ابتدای دوره درج میشود.
ستون وارده (خرید) کارت حساب کالا: در ستون وارده (خرید) کارت حساب کالا، مبالغ خرید کالا و هزینه حمل کالای خریداری شده و برگشت از خرید ثبت میشود. در این ستون با کسر نمودن مجموع برگشت از خرید، از مجموع خریدها (و هزینه حمل کالای خریداری شده در صورت وجود) میتوان بهای تمام شده کالای خریداری شده را به دست آورد.
ستون صادره (فروش): تعداد فروش، بهای تمام شده هر واحد که بر اساس یکی از روشهای قیمت‌گذاری در هر بار فروش تعیین میشود و همچنین بهای تمام شده کل کالای فروش رفته در این ستون درج میشود. درصورتی که برگشت از فروش وجود داشته باشد، در این ستون به صورت منفی درج میشود.
موجودی(باقیمانده): در این ستون تعداد کالای باقیمانده و بهای تمام شده آن درج میشود. در هر رویداد، تعداد و مبلغ موجودی باقیمانده به صورت زیر تعیین میشود:
تعداد فروش رفته ـ موجودی‌های آماده برای فروش (تعداد موجودیها قبل از فروش) = تعداد موجودی باقیمانده
بهای تمام شده کالای فروش رفته ـ فروش (بهای کل موجودیها قبل از فروش) = بهای کل موجودی باقیمانده
این فرم، توسط انباردار در زمان تحویل کالا به انبار تنظیم شده و بیانگر مقدار و مشخصات کالای وارده به انبار میباشد.
بهای تمام شده کالای خریداری شده شامل تمام مخارجی است که برای رساندن کالا به وضعیتی که آماده فروش گردد، صرف میشود. این مخارج شامل قیمت خرید و تمامی هزینه‌های مرتبط با آن است. لازم به یادآوری است که تخفیفات تجاری از قیمت خرید کسر میشود، زیرا موجودی کالا باید به بهای تمام شده ثبت گردد.
در ستون وارده (خرید) کارتحساب کالا با توجه به اینکه تمامی مبالغ پرداختی جهت خرید کالا و هزینه حمل کالای خریداری شده و برگشتی‌ها ثبت گردیده است، بنابراین با کسر نمودن مجموع ردیفهای برگشت از خرید، از مجموع ردیفهای خرید (هزینه حمل کالای خریداری شده در صورت وجود، در این ردیفها لحاظ گردیده است) میتوان به طور غیرمستقیم بهای تمام شده کالای خریداری شده را از این ستون نتیجه گرفت.
این فرم بعد از دریافت "درخواست کالا از انبار" و تحویل کالا به متقاضی یا خریدار، توسط انباردار صادر میشودکه به منزله تأیید نهایی خروج کالا از انبار میباشد. حواله انبار فقط از نظر مقداری و یا تعدادی، توسط انباردار تکمیل میشود و در سیستم حسابداری، ارزش ریالی آن مشخص شده و ثبت میگردد. لازم به ذکر است که اگر کالای درخواست شده برای مصرف داخلی از انبار خارج شود، حواله مصرفی صادر گردیده و درصورتی که برای فروش از انبار خارج شود، حواله فروش صادر خواهد شد.
نکته: در برخی شرکتها ممکن است به جای رسید انبار، عناوین دیگری همچون قبض انبار یا اعلامیه رسید کالا استفاده شود و به جای حواله انبار ممکن است عناوین دیگری همچون اعلامیه صدور کالا، حواله خروج کالا از انبار، حواله فروش و یا رسید تحویل کالا به مشتری، استفاده شود.
از آنجا که خرید کالاها در طی دوره با قیمتهای مختلف صورت میگیرد، ممکن است کالاهای مشابه با قیمتهای متفاوت خریداری شوند. از این رو مبالغ ریالی قابل گزارش برای موجودی کالا و بهای تمام شده کالای فروش رفته در پایان دوره مالی، مشروط به پاسخگویی به این سئوال است که "از بهای تمام شده موجودی کالای ابتدای دوره و خریدهای طی دوره، کدام باید به بهای تمام شده کالای فروش رفته و کدام به موجودی کالای پایان دوره اختصاص یابد؟"
نحوه تخصیص بهای تمام شده به موجودی پایان دوره و کالای فروش رفته را در تصویر زیر مشاهده می‌نمایید.
روشهای قیمت‌گذاری، مبتنی بر اصل بهای تمام شده است و باید توجه داشت که هر یک از این روشها، مختص محاسبه بهای تمام شده کالای فروش رفته و موجودی کالای پایان دوره میباشد. با توجه به اینکه موجودی کالا بخش مهمی از داراییهای جاری اغلب واحدهای تجاری را تشکیل میدهد، انتخاب یک روش مناسب جهت ارزیابی موجودی کالا از اهمیت خاصی برخوردار است.
ما در مقالات قبلی، روشهای ارزیابی موجودی کالا در حسابداری از جمله لایفو و فایفو را بررسی کردیم که می‌توانید برای مطالعه این موضوع، روشهای ارزیابی موجودی کالا در حسابداری را مطالعه نمایید.
منبع: مقاله تنظیم کارت حساب کالا (کاردکس کالا) در حسابداری از نرم افزار حسابداری آنلاین لاندا
