معمولا فروشندگان کالا به منظور آگاه کردن مشتریان از مرغوبیت کالای خود و همچنین جلب مشتریان بیشتر، به خریداران تضمین می‌دهند که تا مدت معینی خدمات پس از فروش مانند راه‌اندازی و تعمیر و تعویض قطعات یدکی کالای فروخته شده را بدون اخذ مبلغی از خریدار برعهده بگیرند هر چند ممکن است فرایند فروش کالا تقریبا کامل شده باشد اما گاهی اوقات بعد از مقطع فروش نیز هزینه‌هایی در خصوص کالای فروش رفته انجام می‌شود از جمله مهمترین این هزینه‌ها، هزینه تضمین کالاست، که عموما در قالب گارانتی و وارانتی به مشتریان ارائه می گردد.
اصطلاح گارانتی عهدی است میان دو شخص که در شرایط خاص عملی خواهد شد. به عنوان مثال وقتی شخصی می‌خواهد از بانک وام بگیرد، نیاز به یک ضامن دارد که در صورت عدم پرداخت تعهدات توسط وام‌گیرنده، ضامن ملزم به جبران تعهدات است، امروزه لغت ضمانت (گارانتی) بیشتر در خرید و فروش و معاملات به کار می‌رود و معمولا تولیدکنندگان، به مصرف‌کننده ضمانت یا گارانتی می‌دهند که اگر محصولاتشان تا مدت زمان مشخصی کاملا مطابق با شرایط قرارداد ضمانت، کار نکرد وجه پرداخت شده را برگشت می‌دهد یا محصول به طور رایگان تعویض و تعمیر می‌شود، گارانتی در واقع نوعی اطمینان برای مصرف‌کننده است که محصول خریداری شده مطابق با مشخصاتی است که در تبلیغات آمده و اگر مصرف‌کننده راضی نبود، شرکت حاضر است آن را پس بگیرد یا تعویض و تعمیرکند.
تمامی خدماتی که در دوره گارانتی به مشتری داده می‌شود در دوره وارانتی نیز وجود دارد و تفاوت آن با گارانتی آن است که در دوره وارانتی، هزینه خدمات انجام شده توسط مشتری پرداخت می‌شود و در ازای آن مشتری می‌تواند از فضای تعمیرگاه، ابزار مخصوص و دانش فنی موجود در شرکت استفاده نماید، کارت طلایی خودروها نمونه‌ای از این نوع خدمات است.
امروزه اکثر واحدهای تجاری محصولات خود را با تضمین به فروش می‌رسانند، دوره تضمین ممکن است بیش از یک دوره مالی باشد. به دو روش می‌توان هزینه‌های تضمین و خدمات پس از فروش را ثبت کرد.
طبق این روش، هزینه تضمین محصول در دوره انجام دادن خدمات مربوط به تضمین، شناسایی می‌شود و در مواردی ممکن است خدمات ضمانتی در دوره فروش انجام نگیرد و در دوره دیگری تحقق پیدا کند که این باعث می‌شود اصل تطابق رعایت نگردد.
نکته: هزینه‌های هر دوره باید با درآمدهای همان دوره مطابقت داده شوند.
اگر دوره ضمانت محصول کوتاه باشد و هزینه آن را نتوان به نحو معقولی برآورد کرد و یا اینکه هزینه تضمین اهمیت چندانی نداشته باشد می‌توان از این روش استفاده کرد و هزینه را در زمان تحقق، شناسایی و ثبت نمود به این معنی که در زمان انجام خدمات، هزینه تضمین بدهکار و موجودی نقد یا موجودی کالا (موجودی قطعات) و یا ... بستانکار می‌شود.
با توجه به اینکه هزینه‌های هر دوره باید از درآمدهای همان دوره کسر شود (اصل تطابق)، انتظار می رود هزینه‌های تضمین محصول در دوره‌ای که کالا به فروش رفته است در نظر گرفته شود اما در عمل ممکن است انجام خدمات تضمین کالا، در دوره‌ای بعد از فروش آن رخ دهد؛ بنابراین شرکتها هر سال بر مبنای تجارب گذشته، هزینه تضمین محصولات فروش رفته را برآورد می‌کنند و به عنوان بدهی مربوط به ارائه خدمات در آینده در بستانکار حساب "ذخیره تضمین محصول" ثبت می‌نمایند در زمان ارائه خدمات، ذخیره تضمین محصول بدهکار و حساب موجودی نقد یا موجودی کالا و یا ...... بستانکار می‌شود، این روش با اصل تطابق و مبنای تعهدی سازگاری دارد.
نکته 1: بدهی ناشی از تضمین محصول، در زمان فروش ایجاد می شود. این بدهی را می‌توان در زمان فروش کالا یا در پایان دوره مالی به صورت یکجا، ثبت نمود.
نکته 2: ذخیره، نوعی بدهی است بازمان تسویه و مبلغ نامشخص، که تفاوت آن با حسابهای پرداختنی تجاری این است که مبلغ حسابهای پرداختنی تجاری، با توجه به صورتحساب، و زمان پرداخت آن نیز از طریق توافق با فروشنده مشخص می‌گردد.
فروشنده باید بر اساس تجارب گذشته، بدهی مرتبط با کل فروش (ذخیره) را برای یک دوره مالی برآورد کند؛ و در پایان هر دوره بر اساس مدت زمان منقضی شده خدمات پس از فروش، ذخیره تضمین خدمات را تعدیل نماید.
منبع: مقاله حسابداری هزینه‌های خدمات پس از فروش از نرم‌افزار حسابداری آنلاین لاندا
