بهترین نرم‌افزار حسابداری برای حسابداران، برنامه‌ای است که کار آنها را آسان‌تر میکند. ویژگیهای اصلی این نرم‌افزارها، شامل محاسبه درآمد و هزینه، اتصالات بانکی و فاکتور است. بسته به نوع مشاغل، به خصوص اگر دارای درآمد و معاملات بزرگ بانکی باشد، باید شامل کلیه قابلیت‌های مالی اساسی باشد که یک شرکت به علاوه مدیریت موجودی نیاز دارد. ادغام کردن با برنامه یا افزونه‌های شخص ثالث نیز بسیار مفید است. زیرا آنها مدیریت مالی شما را بدون اینکه مجبور شوید برنامه را برای یافتن ابزارهای خاص در جای دیگر ترک کنید، آسان‌تر می‌کنند. همچنین می‌خواهید به حسابدار خود این توانایی را بدهید که ویژگیهای خاصی را به دلخواه خود تنظیم کند که این روند، کار حسابداران را ساده‌تر میکند.
وقتی نوبت به انتخاب بین نرم‌افزار حسابداری رایگان و پولی می‌رسد، بستگی به این دارد که به دنبال چه چیزی باشید و به چه میزان امکاناتی نیاز دارید که این نرم‌افزار دارا باشد. هنگام استفاده از یک برنامه رایگان، ممکن است نیازهای اصلی خود را برطرف کنید. اما ممکن است شرکت سازنده این نرم‌افزار، قابلیت پشتیبانی مشتری و امنیت داده‌ها را به صورت 100 درصد تضمین نکند و یا حتی نرم‌افزار دارای خطاهای دیجیتالی (باگ) باشد. اما نرم‌افزارهای پولی از لحاظ امکانات، امنیت و پشتیبانی مشتری، قابل اطمینان‌تر هستند.
این نرم‌افزارها معاملات و سندهای حسابداری مختلف را ثبت می‌کنند. می‌توانید نرم‌افزاری را تنظیم کنید که به طور خودکار با حساب بانکی خود همگام شود یا می‌توانید از یک نسخه بسیار اساسی استفاده کنید که ممکن است نیاز به وارد کردن داده‌ها داشته باشد. ما، صاحبان مشاغل کوچک را ترغیب می‌کنیم از نرم‌افزاری استفاده کنند که به معاملات بانکی و ارائه دهنده کارت اعتباری شما، متصل شود. علاوه بر این، بیشتر نرم‌افزارهای حسابداری، اطلاعات را در فضای ابری ذخیره می‌کنند و داده‌های شما را ایمن نگه میدارند که تضمین میکند اگر رایانه یا سرور شما خراب است یا مشکلات فنی دیگری را تجربه می‌کنید، نسخه به‌روز از معاملات خود را دارید.
بر اساس تحقیقات ما، QuickBooks Online بهترین برنامه حسابداری برای مشاغل کوچک است. با این وجود، بسته به نیازهای خاص شغل شما، ممکن است نرم‌افزار دیگری مناسب‌تر یا ارزش بالاتری را داشته باشد. به عنوان مثال، اگر کسب و کار شما خدمات ارائه می‌دهد و بر اساس پروژه با مشتری کار میکند، FreshBooks به دلیل ویژگیهای مدیریت پروژه می‌تواند بهترین انتخاب برای شما باشد. بهترین انتخاب‌های ما را می‌توانید در این مقاله مطالعه کنید و سپس توصیه‌های ما را بخوانید که کدام نرم‌افزار حسابداری برای اندازه‌ها و نیازهای مختلف کسب و کار شما مناسب است.
شما به نرم‌افزار حسابداری‌ای نیاز دارید که پول در حال حرکت به داخل و خارج از مشاغل شما را ردیابی کند و با حساب‌های قابل پرداخت و ویژگیهای قابل دریافت حساب را دارا باشد. با این وجود برخی از نرم‌افزارهای حسابداری، شامل اطلاعات حساب‌های قابل پرداخت و اطلاعات دریافتنی حسابها نمی‌شوند. همچنین، نرم‌افزار حسابداری باید به حساب‌های بانکی و کارت اعتباری شما متصل شود و به طور خودکار معاملات شما را بارگیری کند. علاوه بر موارد فوق، اگر کسب و کار شما مبتنی بر خدمات است، ممکن است به ابزارهای مدیریت پروژه احتیاج داشته باشید. اگر کسب و کار شما محصولاتی را به فروش می‌رساند، ممکن است یک نرم‌افزار حسابداری بخواهید که دارای ویژگیهای مدیریت موجودی و منابع باشد. در آخر، به دنبال نرم‌افزارهای حسابداری‌ای باشید که با اتصال به سایر برنامه‌های تجاری که قبلاً از آنها استفاده می‌کردید، مانند سیستم فروش، مدیریت ارتباط با مشتری یا برنامه‌های نرم‌افزاری بازاریابی ایمیل، مزیت‌های بیشتری را به شما ارائه دهند.
بهترین برنامه‌های حسابداری آنلاین برای مشاغل کوچک دارای قابلیت‌های حسابداری است که به شما امکان می‌دهد معاملات بدهی و اعتباری و همچنین ویژگیهای حسابداری را ثبت کنید که به شما امکان می‌دهد گزارش‌ها را اجرا کنید و عملکرد مالی خود را تحلیل کنید. به دنبال چیزی بیشتر از یک راه حل حسابداری باشید. نرم‌افزار حسابداری باید شامل جزئیات بیشتری باشد و به شما امکان دهد فاکتورها و گزارش‌های مفصلی تولید کند.
این به شغل شما بستگی دارد. اگر فاکتورهای زیادی را برای ارسال به مشتری و مشتری تولید می‌کنید (یا انتظار دارید تولید کنید)، توصیه می‌کنیم یک برنامه حسابداری جامع با ویژگیهای تولید فاکتور تهیه کنید. فریلنسرها باید بخشی از نرم‌افزار را برای تولید کنندگان فاکتور در نظر بگیرند.
خدمات حسابداری آنلاین می‌توانند چندین کار برای صاحبان مشاغل انجام دهند. برخی از آنها به وظایف حسابداری نظیر ورود و طبقه بندی معاملات، صفر کردن حسابها و تهیه صورتهای مالی و گزارش‌هایی که می‌توانید در زمان مالیات به CPA خود ببرید، متمرکز شده‌اند. برخی دیگر خدمات آماده‌سازی حقوق و دستمزد و تهیه مالیات را ارائه می‌دهند. برخی مانند کنترلرهای مجازی، CFO و CPA خدمات حسابداری سطح بالایی مانند ممیزی داخلی و برنامه‌ریزی و تجزیه و تحلیل مالی ارائه می‌دهند.
بسیاری از کارهای حسابداری تکراری و خسته کننده هستند. به همین علت، بهترین نرم‌افزارهای حسابداری دارای ویژگی هایی هستند که باعث صرفه‌جویی در وقت شما می‌شوند. علیرغم ویژگیهای موجود در زمان صرفه جویی، Xero (یک نرم‌افزار حسابداری مبتنی بر ابر برای مشاغل کوچک و متوسط است) می‌گوید ورود اطلاعات دستی تا 30٪ از وقت یک حسابدار را می‌گیرد. به همین دلیل است که در سال 2020، شرکتهای نرم‌افزاری به معرفی ویژگیهایی که از هوش مصنوعی استفاده می‌کنند برای کاهش بیشتر ورود اطلاعات دستی و سایر کارهای تکراری ادامه خواهند داد. نمونه‌های موجود در مورد اتوماسیون، صرفه جویی زمان در بخش‌های مختلف شامل تکرار فاکتور، تکرار واریز پرداخت آنلاین و ارتباط خودکار بانکی و طبقه‌بندی هزینه می‌باشد.
مانند سایر نرم‌افزارهای کسب و کار، سیستم‌های حسابداری بیشتری در سال 2020 مبتنی بر ابر و دارای برنامه‌های تلفن‌همراه خواهند بود و در هر زمان به صاحبان مشاغل، دسترسی به اطلاعات حسابداری خود را می‌دهند. بهترین سیستم‌های حسابداری در حال حاضر این قابلیت را دارند که با برنامه‌های تلفن‌همراه که کارهای مختلفی را از جمله ایجاد و ارسال فاکتورها، پذیرش و ثبت پرداخت‌های مشتری، گرفتن رسیدها و ایجاد گزارش هزینه، پشتیبانی می‌کنند.
این پیشرفت‌ها، همراه با رابط کاربری بهبود یافته، صاحبان مشاغل کوچک را قادر می‌سازند که حسابداری را به تنهایی انجام دهند (حتی اگر مدرک حسابداری نداشته باشند). با این حال، صاحبان مشاغل کوچک، برای انجام کارهای روزانه حسابداری خود، به کمک نیاز دارند. به همین دلیل بیشتر ارائه دهندگان نرم‌افزار حسابداری، خدمات حسابداری را بعنوان افزودنی برای نرم‌افزار حسابداری خود ارائه می‌دهند.
براساس اعلام دانشگاه پوردو گلوبال (یک دانشگاه دولتی است که به عنوان یک شرکت با مزایای عمومی و بخشی از سیستم دانشگاه Purdue فعالیت میکند)، کمک گرفتن صاحبان مشاغل از شرکتهای نرم‌افزار حسابداری، گزینه خوبی برای مشاغل کوچک است. زیرا این امر ارزانتر از استخدام کارمندان حسابداری تمام وقت است. به علاوه این امر به صاحبان مشاغل کوچک کمک میکند خطر کلاهبرداری در یک تجارت کوچک را کاهش دهد. همچنین، کارشناسان صنعت به صاحبان مشاغل کوچک توصیه می‌کنند با یک حسابدار برای تجزیه و تحلیل و مشاوره استراتژیک کار کنید که می‌تواند به رشد مشاغل شما کمک کند.
