همانظور که در مقاله قبلی صورت مغایرت را شناختیم، حال مراحل تهیه صورت مغایرت را شرح خواهیم داد. اولین مرحله برای تهیه صورت مغایرت بانکی این است که تک تک اقلام ثبت شده در دفاتر شرکت و صورتحساب بانک را بررسی نمائید. تمام اقلامی که در بدهکار دفاتر شرکت ثبت شده‌اند باید با اقلامی که در بستانکار صورتحساب بانک ثبت شده‌اند مقابله گردند و برعکس، اقلامی که در بستانکار دفاتر شرکت ثبت شده‌اند باید با اقلامی که در بدهکار صورتحساب بانک ثبت شده‌اند مقابله گردند.
در مرحله دوم باید تک تک اقلامی که در مرحله اول مقابله نشده‌اند مشخص شوند. این اقلام را اصطلاحا اقلام باز میگویند و به چهار گروه زیر تقسیم میشوند:
این اقلام شامل مواردی است که حسابدار شرکت آنها را در ستون بدهکار دفتر معین حساب بانک ثبت کرده است لیکن به عللی تا پایان ماه مورد نظر در ستون بستانکار صورتحساب بانک منعکس نشده است. از جمله این اقلام واریزهایی است که از شهرهای دیگر در وجه حساب بانکی شرکت حواله و مستندات آن به شرکت ارائه میشود ولی وجه آن با تأخیر به بانک میرسد. برخی از این وجوه را "وجوه بین راهی" هم میگویند.
هنگام تهیه صورت مغایرت بانکی، اقلام باز بدهکار دفتر به مانده طبق صورتحساب بانک اضافه میشود.
این اقلام شامل مواردی است که حسابدار شرکت آنها را در ستون بستانکار دفتر معین حساب بانک ثبت کرده است لیکن به عللی تا پایان ماه مورد نظر در ستون بدهکار صورتحساب بانک منعکس نشده است. قسمت عمده این اقلام شامل چک‌هایی است که شرکت صادر کرده ولی گیرندگان چک تا پایان ماه مورد نظر وجه آنها را از بانک وصول نکرده‌اند. این گونه چکها را "چکهای معوق" میگویند.
هنگام تهیه صورت مغایرت بانکی، اقلام باز بستانکار دفتر از مانده طبق صورتحساب بانک، کسر میشود.
این اقلام شامل مواردی است که در ستون بدهکار صورتحساب بانک ثبت شده ولی شرکت آنها را در ستون بستانکار دفتر معین حساب بانک ثبت نکرده است. اقلام باز بدهکار صورتحساب بانک معمولا شامل هزینه‌های بانکی و سایر اقلامی است که بانک آنها را از حساب شرکت برداشت کرده لیکن به دلیل بی‌اطلاعی شرکت و یا تأخیر در ارسال مستندات، تا پایان ماه ثبت دفاتر شرکت نشده است.
هنگام تهیه صورت مغایرت بانکی، اقلام باز بدهکار صورتحساب بانک از مانده طبق دفاتر شرکت کسر میشود.
این اقلام شامل مواردی است که در ستون بستانکار صورتحساب بانک ثبت شده ولی شرکت آنها را در ستون بدهکار شامل وجوهی است که به حساب دفتر معین حساب بانک ثبت نکرده است. اقلام باز بستانکار صورتحساب بانک معمولا بانکی شرکت واریز شده لیکن شرکت از آن اطلاع نداشته و یا مستندات آن تا پایان ماه به دست شرکت نرسیده، لذا در دفاتر شرکت ثبت نشده است.
هنگام تهیه صورت مغایرت بانکی، اقلام باز بستانکار صورتحساب بانک به مانده طبق دفاتر شرکت، اضافه میشود.
علاوه بر چهار مورد اقلام باز که در بالا به آنها اشاره شد، ممکن است هنگام بررسی دفتر معین حساب بانک یا صورتحساب بانک به اقلامی برخورد کنیم که حسابدار شرکت یا بانک آنها را اشتباه ثبت نموده‌اند. برخی از این اشتباهات عبارتند از: ثبت رقم بصورت غلط، ثبت مبلغ بدهکار در بستانکار و بالعکس، ثبت مبلغ مربوط به یک حساب دیگر و ...
هنگام تهیه صورت مغایرت بانکی، اگر اقلامی را حسابدار شرکت اشتباها ثبت کرده باشد، بسته به مورد، از مانده طبق دفاتر شرکت کسر یا به آن اضافه میشود و اگر اشتباه از جانب بانک باشد، بسته به مورد، به مانده طبق صورتحساب بانک اضافه یا از آن کسر میشود.
