جنبه‌های مختلفی از نرم‌افزار حسابداری وجود دارد که به تبدیل شدن آن به یک ابزار مفید، کمک می‌کند. به عنوان صاحب یک کسب و کار کوچک، مهم است بدانید که باید به دنبال چه ویژگی‌هایی باشید. بیشتر نرم‌افزارهای حسابداری آنلاین، ویژگی‌هایی مانند حساب‌های دریافتنی و پرداختنی، اتصالات بانکی و گزارشگیری را ارائه میدهند. برخی از نرم‌افزارها شامل ابزارهایی مانند مدیریت موجودی، مدیریت پروژه، ابزار پیگیری زمان و حقوق و دستمزد نیز هستند. در اینجا برخی از ویژگی‌های اصلی برای جستجوی نرم‌افزار حسابداری آورده شده است:
این ویژگی نرم‌افزار را به حساب بانکی و کارتهای اعتباری شما متصل می‌کند تا روزانه معاملات خود را دریافت کنید. این باعث می‌شود زمان لازم برای بارگذاری دستی معاملات در سیستم، صرفه جویی شود. همچنین مبالغ دریافتی به طور روزانه و نه ماهانه، به حساب‌های شما واریز شود. ویژگی پرداخت بانکی در زمان واقعی می‌تواند به شما خیلی کمک کند. این ویژگی به شما این امکان را می‌دهد تا به جای یک مصیبت ماهانه، آن را به یک کار روزانه کوچک تبدیل کنید.
وقتی وارد حساب کاربری خود می‌شوید، یک داشبورد جلوی روی شماست که نمای کلی از فعالیت حساب شما و معیارهای کلیدی مانند جریان وجه نقد، سود و زیان، مانده حساب، هزینه‌ها، حساب‌های قابل پرداخت و وصول و فروش را به شما نشان می‌دهد. برخی به شما امکان میدهند با تنظیم مجدد اطلاعات، آنچه را که می‌بینید، ابتدا شخصی سازی کنید.
اگر کسب و کار شما به ارسال فاکتورها نیاز دارد، امکان ارسال ایمیل به آنها و پذیرش پرداخت‌های آنلاین به شما کمک می‌کند تا سریعتر پرداخت کنید. برخی از برنامه‌های نرم‌افزاری حسابداری با پذیرنده‌های پرداختی شخص ثالث ادغام می‌شوند که البته کاربران ترجیح میدهند که از پذیرنده‌ای استفاده کنند که مستقیم برای خود شرکت است. این یک امتیاز جداگانه ای است که نرم‌افزار حسابداری بتواند بدون استفاده از پذیرنده‌های ثالث، عملیات فاکتور رو انجام دهد.
با استفاده از این ویژگی می‌توانید سیستم را برای تولید خودکار و ارسال فاکتورها برای تکرار هزینه‌ها مانند اشتراک گذاری، برنامه ریزی کنید. می‌توانید انتخاب کنید که چند بار فاکتورها ارسال می‌شود (روزانه، هفتگی، ماهانه یا سالانه ) و مشخص کنید که آیا تاریخ پایان صورتحساب وجود دارد یا خیر. تعداد بسیار کمی‌از برنامه‌های حسابداری که ارزیابی کردیم شامل عملکرد فاکتورهای مکرر است.
این ویژگی به شما کمک می‌کند تا در مورد پرداخت‌های آتی و معوقه گذشته به مشتریان یادآوری کنید. برخی از آنها نمونه نامه یا نمونه ایمیل دارند که می‌توانید همانطور که هست استفاده کنید یا سفارشی سازی کنید و بعد هنگامی‌که می‌خواهید یادآوری کنید، آن را انتخاب کنید. برخی از برنامه‌ها به شما امکان ارسال ایمیل‌های تشکر از مشتری را پس از دریافت پرداخت‌های آنها میدهند.
ابزارهای سینک کردن هوشمند، اختلاف‌های احتمالی بین معاملات بانکی شما و صورتحسابها و فاکتورهایی را که وارد نرم‌افزار حسابداری کرده اید، شناسایی می‌کند و ساعتها زمان را برای شما صرفه جویی می‌کند. بین بهترین نرم‌افزارهای حسابداری برای ارائه هرچه بهتر این ویژگی، مسابقه وجود دارد!
هر برنامه حسابداری می‌تواند گزارش‌های مالی ایجاد کند. اما برخی از آنها اساسی تر از سایرین هستند و برخی از برنامه‌ها شما را ملزم به عضویت در یک برنامه دقیق برای گزارش‌های پیشرفته می‌کند. اگر به انواع خاصی از گزارش‌های مالی نیاز دارید، مطمئن شوید که آنها در نرم‌افزار گنجانده شده اند و برنامه ریزی خود را انتخاب کرده اید. گزارش‌های تفصیلی می‌تواند به شما در تفسیر بهتر داده‌های مالی برای تصمیم گیری آگاهانه در زمینه تجارت کمک کند.
هر نرم‌افزار حسابداری، قابلیت نسخه تلفن‌همراه را ندارد اما بهترین نرم‌افزارهای حسابداری، نسخه تلفن‌همراه را دارند که البته نسخه تلفن‌همراه، تمام امکانات آن نرم‌افزار را ارائه نمی‌دهد. برخی فقط می‌توانند برای ردیابی هزینه، رسیدی را ذخیره کنند و بعضی دیگر به شما امکان میدهند فاکتورها را ایجاد و ارسال کنید و برخی دیگر تقریباً همه ویژگی نرم‌افزار مبتنی بر وب را دارند. ارزش این را دارد که بررسی کنید آیا نرم‌افزاری که قصد خرید آن را دارید یک برنامه موبایل دارد یا خیر و اگر نسخه همراه دارد، چه ویژگی‌هایی در برنامه گنجانده شده است که به شما کمک می‌کند تا در حین دور بودن از دفتر، کسب و کار خود را مدیریت کنید.
امکان اتصال نرم‌افزار حسابداری خود به سایر برنامه‌های تجاری که استفاده میکنید موجب صرفه جویی در وقت شما می‌شود. زیرا لازم نیست که داده‌ها را از یک سیستم به سیستم دیگر انتقال دهید. حقوق و دستمزد، پردازش پرداخت، سیستم‌های POS و نرم‌افزار CRM تنها معدودی از انواع محبوب ادغام هستند که با نرم‌افزار حسابداری در دسترس هستند. ادغام با سیستمهایی که قبلاً از آنها استفاده میکنید همچنین باعث کاهش زمان آموزش برای کارکنانی خواهد شد که از این نرم‌افزار استفاده می‌کنند.
اگر یک مشاور هستید یا شغل شما مشتریان را به صورت ساعت صورتحساب می‌دهد، به نرم‌افزاری نیاز دارید که به شما امکان دهد زمان خود را پیگیری و صورتحساب کنید و یا با برنامه ردیابی زمان که قبلاً از آن استفاده میکنید، ادغام شود. این یک ویژگی مهم برای کسانی است که کار آزاد دارند.
اگر مشاغل خرده فروشی یا توزیع کالا و محصول دارید، به برنامه ای نیاز دارید که به شما کمک کند تا موجودی خود را ردیابی کنید و به سفارشات خرید کمک کنید. برای به دست آوردن این ویژگی ممکن است نیاز به خرید یک نرم‌افزار حسابداری سطح بالا باشید. اگر به ویژگی‌های موجودی پیشرفته تری نیاز دارید، به دنبال نرم‌افزاری باشید که با یک سیستم مدیریت موجودی اختصاصی ادغام شود.
شرکت‌ها، فریلنسرها و مشاورانی که با مشتری در پروژه‌ها یا مشاغل کار می‌کنند، باید به دنبال نرم‌افزار حسابداری باشند که به آنها کمک می‌کند تا وظایف و بودجه پروژه‌های خود را پیگیری کنند. این نرم‌افزار به شما امکان می‌دهد تا برای زمان پیگیری شده از مشتریان فاکتور بگیرید و هزینه‌های پروژه را برای آنها صورتحساب کنید.
چندین برنامه که ارزیابی کردیم به شما امکان می‌دهد بیش از یک کسب و کار را به حساب خود اضافه کنید. اگرچه برخی از شرکت‌ها برای این ویژگی، هزینه اضافی می‌پردازند. همچنین بسته به شغل شما ممکن است یک نوع ابزار حسابداری برای شما از اهمیت ویژه ای برخوردار باشد که ممکن است برای نوع دیگری از کسب و کار شما اهمیتی نداشته باشد. به عنوان مثال اگر شغل آزاد کار میکنید، صورتحساب مبتنی بر پروژه ممکن است مهمترین ویژگی در لیست شما باشد. اگر می‌خواهید در دستگاه تلفن‌همراه خود چند کار انجام دهید، یک برنامه کامل همراه با تلفن‌همراه ممکن است در صدر لیست شما باشد برای آنچه که شما فکر میکنید راه حل حسابداری مناسب است.
نرم‌افزار حسابداری باید به صاحبان مشاغل کمک کند تا وضعیت صورتحساب و حسابداری را به طور چشمگیری بهتر کند. با این حال، لازم نیست حتما هزینه زیادی بپردازید. بسته به نوع نرم‌افزار و ویژگی‌های مورد نظر شما، بیشتر شرکت‌ها، پلن‌های مختلفی را برای تأمین نیاز متناسب با بودجه شما ارائه میدهند. با گزینه‌های مختلف می‌توانید آنچه را که می‌خواهید و چقدر پرداخت میکنید، انتخاب کنید. برای نرم‌افزار حسابداری معمولاً دو نوع مدل قیمت‌گذاری وجود دارد:
1- لایسنس دائمی
2- خرید اشتراک مکرر به صورت ماهانه و یا سالانه.
با خرید لایسنس دائمی، یک بار پرداخت را برای دسترسی نامحدود به نرم‌افزار انجام می‌دهید. مدل دوم قیمت‌گذاری، اشتراکی است که کاربران را مجبور به پرداخت هزینه ماهانه یا سالانه برای دسترسی به نرم‌افزار می‌کند. سایر عوامل مانند تعداد کاربرانی که شما دارید و ویژگی‌هایی که می‌خواهید به آنها دسترسی داشته باشید، بر هزینه ماهانه نیز تأثیر می‌گذارد که البته جدا از مدل قیمت‌گذاری است که شما انتخاب میکنید! مراقب هزینه‌های پنهان باشید که می‌تواند شامل هزینه‌های اضافی برای گزینه‌های سفارشی سازی، خدمات نصب یا راه‌اندازی، ادغام و خدمات تعمیر و نگهداری یا پشتیبانی شود. اگر کسب و کار شما با کمبود هزینه و بودجه بسیار سخت روبرو است، برنامه‌های نرم‌افزاری رایگان هستند. به عنوان مثال نرم‌افزار Wave فایننسیال بسیاری از ویژگی‌های حسابداری و فاکتور در نرم‌افزارهای پولی را دارد. مانند درآمد نامحدود، ردیابی مالیات بر میزان هزینه و فروش و شرکای نامحدود و حسابداران. بسیاری از نرم‌افزارها، نسخه آزمایشی و نسخه ی نمایشی رایگان (دمو) ارائه میدهند که شما می‌توانید از آنها استفاده کنید.
منبع: نرم‌افزار حسابداری آنلاین لاندا
