یک شرکت بیمه، مانند بیمه آسیا، در زمان انعقاد قراردادهای پوشش بیمه‌ای، مبلغ حق بیمه را از مشتریان خود دریافت مینمایند. همچنین شرکتهای هواپیمایی وجه بلیتهای خود را مدتی قبل از ارائه خدمات پرواز از مشتریان دریافت مینمایند. هر دوی این شرکتها از طریق این نوع معاملات، پیشدریافت درآمد کسب کرده‌اند.
پیشدریافت درآمد، نشان‌دهنده درآمدهایی است که وجه مربوط به آن دریافت شده، اما کالا یا خدماتی به مشتریان ارائه نشده است. از آن جا که در این نوع معاملات فرایند کسب درآمد کامل نشده است، شرکتها وجوه دریافتی را به عنوان یک بدهی، در حساب پیشدریافت درآمد ثبت میکنند.
زمانی که کالا یا خدمات مربوط به وجه دریافت شده به مشتریان ارائه گردید، حساب پیشدریافت درآمد از دفاتر خارج شده و حساب درآمد شناسایی میشود. به این ترتیب حسابداری پیشدریافت درآمد در بردارنده دو مرحله جداگانه است:
برای مثال، فرض کنید که شرکت بیمه البرز در تاریخ 1 تیر 1390، بابت ارائه خدمات پوشش بیمه آتش‌سوزی، مبلغ 6,000,000 ریال از مشتری خود دریافت کرده است. آرتیکل زیر بابت دریافت پیشدریافت درآمد در دفاتر شرکت بیمه البرز ثبت میشود.
درتاریخ 1 تیر، فرایند کسب درآمد برای شرکت بیمه البرز کامل نشده است. زیرا، در این تاریخ بابت پوشش خطر آتش‌سوزی خدماتی به مشتری خود ارائه نداده است. در تاریخ 30 آذر، با طی شدن دوره زمانی مربوط به قرارداد بیمه، فرایند کسب درآمد برای شرکت بیمه البرز کامل شده است. بنابراین، شرکت البرز درآمد حاصل از ارائه خدمات را شناسایی میکند و بدهی پیشدریافت درآمد را از دفاتر خود خارج میکند.
اصلاح و تعدیل حساب‌های دفتر کل در پایان دوره مالی و به منظور اصلاح، تعدیل و به هنگام کردن (به روز رساندن) مدارک حسابداری، صورت میگیرد. بعد از این که کلیه معاملات و رویداد‌های مالی در دفاتر موسسه ثبت شد، بعضی از حساب‌های دفتر کل مانده‌های صحیح را برای تهیه صورت‌های مالی ارائه نمی‌دهند.
حتی اگر تمام معاملات و عملیات مالی به درستی در دفاتر ثبت شده باشند، حسابداری تعهدی ایجاب میکند که برای تطبیق حساب‌های ترازنامه و صورت سود زیان با فرض دوره مالی و اصل تطابق، مانده برخی از حساب‌های دفتر کل در پایان دوره مالی اصلاح گردد که پیشدریافت درآمد یکی از آنهاست که در اقلام ترازنامه وجود ندارد.
مقاله مرتبط: با اقلام ترازنامه، آشنا شوید.
همانگونه که گفتیم، چنانچه قبل از ارائه خدمات، وجهی از مشتریان دریافت شود، وجه دریافت شده تحت عنوان پیش دریافت ثبت میشود. چنانچه خدمتی تا قبل از پایان سال مالی انجام گیرد، حساب پیش دریافت درآمد باید در پایان سال اصلاح شود. برای اصلاح حساب پیشدریافت درآمد، حساب پیشدریافت درآمد بدهکار و حساب درآمد بستانکار میشود.
شرکت رایان کار در تاریخ 1388/09/01 مبلغ 480,000 ریال بابت تعمیر و نگهداری کامپیوتر‌های شرکت ب که قرار است از تاریخ مذکور به مدت یکسال صورت پذیرد از آن شرکت دریافت کرد. در تاریخ 1388/09/01، یعنی در زمان دریافت وجه نقد، ثبت زیر در دفاتر شرکت رایان کار انجام میشود:
حساب پیشدریافت که یک بدهی است، تا پایان سال 1388 در دفاتر شرکت رایان کار بدون تغییر میماند. از طرفی شرکت رایان کار از 1388/09/01 تا پایان سال به شرکت ب خدمات ارائه نموده است و باید از این بابت درآمد خود را شناسائی کند. به این منظور، در پایان سال 1388 شرکت رایان کار محاسبه میکند که چه مقدار از 480,000 ریال دریافت شده مربوط به دوره زمانی 1388/09/01 تا پایان سال 1388 میباشد و آن را از حساب پیش دریافت کسر و به حساب درآمد منظور میکند. اگر 480,000 ریال را بر 12 ماه سال تقسیم کنید، سهم هر ماه 40000 ریال میشود.
چون از تاریخ 1388/09/01 تا پایان سال 4 ماه میشود، باید 4 برابر 40000 ریال از حساب پیش دریافت کسر و به حساب درآمد افزوده شود. حساب پیش دریافت یک بدهی است لذا کاهش آن بدهکار میشود. افزایش حساب درآمد نیز بستانکار میشود. لذا برای اصلاح حساب پیش دریافت در پایان سال 1388 ثبت زیر در دفتر روزنامه شرکت رایان کار انجام میشود:
بنابراین با ثبت فوق، حساب پیشدریافت درآمد در دفتر شرکت رایان کار اصلاح میشود. پس از انتقال ثبت‌های فوق به دفتر کل، مانده حساب‌های پیشدریافت و درآمد بصورت زیر خواهد بود:
بنابراین آموختیم که چنانچه قبل از ارائه خدمات وجهی از مشتریان دریافت شود، وجه دریافت شده تحت عنوان پیشدریافت ثبت میشود. حساب پیشدریافت درآمد باید در پایان سال اصلاح شود. برای اصلاح حساب پیشدریافت درآمد، حساب پیشدریافت درآمد را به میزان درآمد تحقق یافته بدهکار و حساب درآمد را بستانکار مینمائیم.
مقاله مرتبط: با اصلاح دیگر اقلام غیر ترازنامه‌ای، آشنا شوید.
در نرم‌افزار حسابداری ابری (آنلاین) لاندا، شما به راحتی می‌توانید پیش‌دریافت‌های خود را ثبت کنید. در حسابداری ابری لاندا می‌توانید سند حسابداری پیشدریافت را به 2 صورت دستی و اتوماتیک ثبت کنید. برای ثبت اتوماتیک سند حسابداری پیشدریافت که توسط لاندا صادر میشود، ابتدا وارد پنل کاربری خود در لاندا شده، سپس بخش ایجاد دریافت را کلیک کنید. حال کافیست در این بخش، حساب معین را بر روی پیشدریافت قرار داده و در آخر، مبلغ پیشدریافت را ثبت کنید. مبلغ پیشدریافت را می‌توانید به 3 حالت نقدی، چک و یا واریز به حساب، انتخاب کنید.
حال برای مشاهده سند حسابداری این پیشدریافت، کافیست وارد بخش سند حسابداری شده و این سند را مطابق تصویر زیر، مشاهده نمایید:
منبع: مقاله پیشدریافت درآمد و نحوه ثبت آن در نرم‌افزار حسابداری آنلاین لاندا از نرم‌افزار حسابداری آنلاین لاندا
