کسب‌وکارهای کوچیک دلایل متعددی برای برون‌سپاری دارن. از جمله، صرفه‌جویی توی پول، بهبود عملکرد، جلوگیری از دردسر‌های استخدام‌کردن و موارد دیگه. با وجود این مزایای آشکار، هنوز هم بسیاری از کسبوکارها مطمئن نیستن که برون‌سپاری به دردشون می‌خوره یا نه؟
با این‌حال وقتی که شریک برون‌سپاری مناسبی پیدا کنین، می‌تونین به‌صورت مقرون‌به‌صرفه فرآیندهای کسب‌وکار خودتون رو بهینه‌سازی کنین و با کارایی بیشتری عمل کنین. برون‌سپاری همچنین می‌تونه برای شما کارکنانی رو فراهم بکنه که دارای مهارت‌های تخصصی هستن که حفظ اون ها در مقایسه با یک کارمند داخل سازمان، بسیار مقرون‌به‌صرفه‌تره.
ما تو این مقاله قصد داریم برسی کنیم که برون‌سپاری (Outsourcing) چطوری کار می‌کنه و چطوری می‌تونین برون‌سپاری موفقی داشته باشین تا بتونین روی جذب مشتری‌ها و رشد کسبوکارتون تمرکز کنین.
برون سپاری شامل استخدام یک شرکت خارج از کسب و کار یا پیمانکار مستقل، برای انجام وظایف مشخصی می‌شه که در غیر این صورت یک عضو تیم داخلی اون‌کارها رو انجام می‌ده.
معمولا وظایفی (Tasks) که با موفقیت برون‌سپاری می‌شن، دارای تاثیر کم و قابل تکرار هستن. درحالی که منابع و زمان قابل‌توجهی رو مصرف می‌کنن. مثل:
۱ - پرداخت و وصول مطالبات
۳ - امور اداری
۴ - پشتیبانی تراکنش‌ها
۵ - ورود داده‌ها
با این حال خیلی از شرکت‌ها تصمیم می‌گیرن که وظایف مهم‌تری مثل طراحی، بازاریابی، عملیات و پشتیبانی، منابع انسانی، خدمات مشتری، دریافت و پرداخت‌های مالی وانبار و پردازش و لجستیک و امور فناوری اطلاعات (IT) رو برون‌سپاری کنن.
اگه قصد دارین برون‌سپاری رو شروع کنین، باید این ۵ مرحله رو طی کنین:
اولین قدم شما اینه که تصمیم بگیرین کدوم جریان‌کاری رو می‌خواین برون سپاری کنین و کدوم‌ها رو می‌خواین داخل کسبوکارتون نگه دارین. کسبوکارها معمولاً موارد زیر رو در نظر می‌گیرن:
برون‌سپاری وقتی می‌تونه بهترین نتیجه رو داشته باشه که هدف‌های مشخص و فرایندهای ساختاریافته‌ای داشته باشین و دقیقا بدونین چه کارهایی رو می‌خواین برون‌سپاری کنین و برای اطمینان یافتن از موفقیت برون‌سپاری‌تون، وقت بذارین.
برون‌سپاری منابع انسانی چالش‌هایی از جمله قطع کردن ارتباط با کارکنان و انعطاف‌پذیری کمتر رو به همراه داره. عملکردهایی مثل استخدام، اخراج و مدیریت عملکرد کارکنان رو سعی‌کنین داخل کسبوکارتون نگه دارین.
یک توضیح دقیقی از وظایفی که می‌خواین شرکت‌های خدماتی یا فریلنسر‌ها براتون انجام بدن، ایجاد کنین. این توضیحات پروژه کمک می‌کنن که:
شرح شغل یا پروژه خودتون رو تو سایت های کاریابی ارسال کنین یا یک پروپوزال (RFP) ایجاد کنین و اون رو برای شرکت‌های منتخبتون ارسال کنین. وقتی همه انتظارات و الزامات خودتون رو تو شرح شغل لحاظ می‌کنین، خیلی از شرکت‌های با صلاحیت کمتر درخواست نمی‌کنن و تو وقت شما برای مرتب‌سازی و ارزیابی برنامه‌ها، صرفه‌جویی می‌شه.
وقتی که شرح کار خودتون یا یک پروپوزال (RFP) رو ارسال کردین، شروع به دریافت پاسخ می‌کنین. پاسخ‌ها ممکنه به سادگی یک کاندید یک سایت کاریابی باشه که شرحی از قابلیت‌ها و قیمت‌های خودش رو ارسال می‌کنه یا جزئیات یک پیشنهاد سفارشی از یک شرکت معتبر.
وقتی می‌خواین ارزیابی‌تون رو انجام بدین، به عوامل زیر توجه کنین:
بعد از بررسی برنامه‌ها و پیشنهادها، شرکتی که فکر می‌کنین بهترین گزینه‌ست رو انتخاب کنین.
در ابتدا، این شامل تعیین انتظارات و آشنایی منابع با افراد و فرآیندهای شرکته. بسته به شرایط ممکنه که لازم باشه به شرکت برون‌سپاری، دسترسی بعضی بخش‌های شبکه کامپیوتری خودتون رو بدین. اگه اینطور باشه، به دلایل امنیتی، نام‌های کاربری محدود شده رو تو شبکه‌تون تنظیم کنین. بقیه شرکای برون‌سپاری ممکنه فقط نیاز داشته باشن که کارهای خودشون رو از طریق ایمیل ارسال کنن، یا سیستم تلفن خودشون رو به سیستم خدمات مشتری شما متصل کنن.
برای اطلاع از زمان‌بندی پروژه و هزینه‌ها، از شرکت‌های برون‌سپاری درخواست کنین که از نرمافزارهای ردیابی، که می‌تونین به اون دسترسی داشته باشین، استفاده کنن. اون‌ها باید زمان خودشون رو برای هر کار خاص پیگیری کنن تا به شما ایده‌ای از زمان و کارایی پولی خودشون بدن.
ردیابی وظایف و هزینه‌ها می‌تونه به شما کمک بکنه تا متوجه بشین که چه‌زمانی به ارتباطات بیشتری نیاز دارین و آیا برون‌سپاری با این شرکت جواب می‌ده یا نه.
حتما از یکی از نرمافزارهای حضور و غیاب برای نظارت و پیگیری کارایی شریک برون سپاری خودتون استفاده کنین.
چطوری برون‌سپاری به رشد کسب‌وکار شما کمک می‌کنه؟
برون سپاری به شرکت ها اجازه می‌ده تا روی مشتری‌های خودشون تمرکز کنن و از منابع داخلی برای رشد استفاده کنن. اینجا چند مورد وجود داره که نشون می‌ده، برون سپاری چطوری می‌تونه به رشد کسبوکارتون کمک کنه:
برون‌سپاری هزینههای اشتغال رو کاهش می‌ده. برون‌سپاری به‌طور قابل توجهی هزینههای شغلی، از جمله هزینههای استخدام، حقوق و مزایا رو کاهش می‌ده (چون شرکت‌های برون‌سپاری به بسته‌های مزایای کارکنان نیاز ندارن). هیچ مالیات استخدامی برای پرداخت وجود نداره و کارمندان برون‌سپاری معمولاً رایانه، فضای اداری و سایر هزینههای سربار خودشون رو از قبل انجام می‌دن.
برون‌سپاری به شما این امکان رو می‌ده که حقوق و دستمزد رو برای تولیدکنندگان درآمد تعیین کنین. برون‌سپاری مستقیماً منجر به کارایی بیشتری می‌شه چون به شرکت‌ها اجازه می‌ده که استعدادهای برتر رو تو حوزه‌های مهم تولید درآمد خودشون، از جمله فروش، بازاریابی و عملیات اصلی استخدام کنن. در عین‌حال، شرکت‌ها تو انجام کارهای معمول اما ضروری مثل حسابداری، خدمات مشتری و ورود داده‌ها صرفه‌جویی می‌کنن. از اون‌جایی که پول برای کارمندان تولیدکننده درآمد آزاد می شه، شرکت می‌تونه تو حوزه‌هایی که حیاتی هستن، افراد برتر رو جذب کنه. این افراد احتمال بیشتری برای موندن تو شرکت شما برای طولانی مدت رو دارن.
برون سپاری ارزش پولی بیشتری رو برای شما به ارمغان میاره. شرکای برون‌سپاری با کیفیت بالا که از موقعیت‌های خارجی (Offshore Talent) استفاده می‌کنن، اغلب می‌تونن با هزینه کمتر، افرادی استثنایی ارائه بدن. برون‌سپاری همچنین به‌این معنیه که شما لازم نیست نگران استخدام، آموزش یا حفظ کارکنان‌تون باشین، چون شریک برون‌سپاری‌تون اون وظایف رو انجام می‌ده.
برون‌سپاری نرخ‌های پایین‌تری رو برای کارهای تکراری ارائه می‌ده. یک شرکت خارجی یا فریلنسر اغلب می‌تونه کارهایی مثل وارد کردن داده‌ها و صورت‌حساب رو با نرخ‌های پایین‌تر از اون‌چه شما به کارکنان‌داخلی خودتون پرداخت می‌کنین، انجام بدن. داشتن تعداد کارمند کمتر می‌تونه حتی تو هزینه‌ی اجاره فضای اداری هم صرفه جویی کنه.
برون سپاری به شما کمک می‌کنه که تو هزینههای تجهیزات و فناوری صرفه‌جویی کنین. بسیاری از شرکت‌ها به کمک پشتیبانی مشتری نیاز دارن، اما ساخت یک مرکز تماس داخلی اتلاف منابعه. ممکنه منطقی باشه که با یک شرکت پشتیبانی مشتری مبتنی بر تماس با زیرساخت، آموزش، پروتکل‌های استخدام و فرآیند مدیریت از قبل، برون‌سپاری کنن.
۶ عامل برای برون‌سپاری موثر:
هر شرکتی به‌صورت متفاوتی برون‌سپاری می‌کنه. از این شش نکته برای سفارشی‌کردن استراتژی خودتون استفاده کنین.
۱-اهداف موثر روشنی رو تعیین کنین. "رشد" و "افزایش کارایی" اهداف بسیار گسترده‌ای هستن. در مورد اهداف خودتون دقیق باشین: آیا سعی می‌کنین هزینههای خاصی رو کاهش بدین؟ یا یک تیم خاص بسازین یا منابع رو برای یک ابتکار خاص آزاد کنین؟
در نظر بگیرین که چطوری برون‌سپاری کار تو یک‌حوزه، می‌تونه منابع و انرژی رو برای تمرکز روی حوزه‌دیگه‌ای آزاد کنه. چطوری این کار به شرکت شما کمک می‌کنه تا ارزش بیشتری رو به مشتریان ارائه بدین؟ هدف‌تون هرچی باشه، باید راهنمایی کنه که کجا، چه زمانی، چرا و چگونه برون سپاری رو انتخاب کردین.
۲-برای تغییر برنامه ریزی کنین. برون‌سپاری اساساً ساختار شرکت شما رو تغییر می‌ده. این یک فرصت هیجان انگیزه اما فرصتی هست که نیاز به برنامه‌ریزی داره. برای تسهیل برنامه، خودتون، کارمندان، فرایند کار و ساختار شرکت‌تون رو آماده کنین. شما باید فرآیندهای مربوط به وظایفی رو که در داخل کسبوکارتون باقی می‌مونه رو ترسیم کنین و تعیین کنین که روند کار تیم شما چطوری تو آینده تغییر می‌کنه.
۳-به اعضای کلیدی سازمان و رضایتشون توجه کنین. جلب رضایت اعضای کلیدی سازمان‌تون، از جمله مدیران بخش‌ها و اعضای هیئت‌مدیره، ضروریه. قبل از ارائه برون‌سپاری به عنوان یک استراتژی، مطمئن بشین که پاسخ برخی از سوالات چالش‌برانگیز رو می‌دونین: چه کسی این استراتژی رو رهبری می‌کنه؟ این چه تاثیری روی تیم فعلی ما داره؟ از صرفه‌جویی تو هزینه، کجا استفاده می‌کنیم؟ فرآیند از ابتدا تا انتها چقدر طول می‌کشه؟
۴-شریک برون‌سپاری مناسبی رو انتخاب کنین. خدمات برون‌سپاری فقط به اندازه شریکی که اون‌هارو ارائه می‌ده، خوبه. شما یک شریک انعطاف‌پذیر می‌خواین که مایل به ادغام با تیم شما باشه. برای اینکه بدونین آیا یک ارائه‌دهنده مناسب هست یا نه، توصیفات‌شون رو بخونین و سوابق‌شون رو برسی کنین. ارائه‌دهندگان کیفیت با خوشحالی در گفتگوهای یک به یک، شرکت می‌کنن و پیشنهادات دقیق ارائه می‌دن. در صورت وجود، ارائه‌دهنده باید از شما بخواد که از امکانات اون بازدید کنین. تا وقتی که مطمئن نشدین شریک برون‌سپاری مناسبی رو پیدا کردین، به جلو حرکت نکنین.
۵- تعریف کنین که موفقیت برون‌سپاری به چه معناست. شرکای برون‌سپاری عالی به استانداردهای عملکرد خاصی متعهد هستن، اما این شما هستین که باید اون‌هارو تعریف کنین. تصمیم بگیرین که چه معیارها و پارامتر‌هایی مهم هستن. شاخص‌های کلیدی عملکرد شما (KPI) بسته به خدماتی که برون‌سپاری می‌کنین، متفاوت می‌شن. برای مثال، اگه قصد دارین با شرکای برون سپاری‌تون برای کار با نیروهای خلاق همکاری کنین، باید از یک امتیاز کیفیت از پیش تعیین شده استفاده کنین. با صورت‌دادن این کار، زمان‌های رسیدن به KPها می‌تونه معیار اصلی باشه. علاوه بر این، از ارائه‌دهنده بخواین که KPI های خودش رو تعیین کنه. در مورد اینکه هر چند وقت یک‌بار، شریک شما نتایج رو به‌روزرسانی می‌کنه، توافق کنین. بسته به نیاز خودتون، ارائه دهنده خودتون رو به صورت هفتگی، ماهانه یا فصلی پاسخگو نگه دارین.
۶- برون‌سپاری رو به آرامی شروع کنین. به‌جای برون‌سپاری کل بخش، با یک پروژه آزمایشی که نیاز به سرمایه گذاری اولیه کمتری داره، شروع کنین. این رویکرد همچنین به شما این امکان رو می‌ده که قبل از تعهد کامل، اثربخشی شریک برون‌سپاری‌تون رو مشاهده کنین. شرکای بزرگ با شرایط شما انعطاف پذیر هستن و می‌خوان که ارزش خودشون را اثبات کنن.
اگر هدف شما تکامل و گسترش هست، تصور کنین که عملکرد چابک (Agile) چه‌قدر می‌تونه مفید باشه. با تعامل با یک شریک برون‌سپاری برای کاهش هزینه‌ها ،با متخصصان با کیفیت بالا کار می‌کنین. برون‌سپاری یک تصمیم بزرگ و تلاشیه که باید با برنامه‌ریزی و بررسی دقیق به اون بپردازین. با این‌حال، درنهایت، خیلی از شرکت‌ها به این نتیجه رسیدن که 100 درصد ارزشش رو داره.
ما درباره Outsourcing توی اپیزود چهارم صحبت کردیم و دعوت می‌کنیم برای کسب اطلاعات بیشتر درباره این موضوع، از طریق لینک زیر به اون اپیزود دسترسی داشته باشین. (https://zil.ink/leanops )
منبع: https://www.business.com/articles/growth-through-outsourcing/
