تفویض اختیار یه مهارت مدیریتی حیاتیه اما برای بعضی افراد، عملی کردنش سخته. دلایل زیادی وجود داره که چرا مدیرها ممکنه از تفویض اختیار خودداری کنن. اونها ممکنه:
فکر کنن توضیح دادن کار بیشتر از انجام دادن اون طول میکشه.
هدفشون این باشه که دانش منحصربهفردی رو برای خودشون حفظ کنن.
از تکمیل پروژه‌های خاص لذت میبرن، بنابراین ترجیح میدن اونها رو به فرد دیگهای واگذار نکنن.
به دلیل اضافه کردن کار بیشتر به عضو دیگه، احساس گناه می‌کنن.
به افرادی که برای انتقال پروژه به اونها نیاز دارن، اطمینان یا اعتماد ندارن.
باور دارن اونها تنها کسایی هستن که می‌تونن کار رو به درستی انجام بدن.
دلیلش هرچی که باشه، تقویت مهارت تفویض اختیار مهمه، چون امتناع از واگذاری کار می‌تونه پیامدهای منفی داشته باشه و نه تنها برنامهتون رو بیش از حد شلوغ می‌کنه و باعث می‌شه وظایف اشتباه رو اولویتبندی کنین، بلکه فرصتهای ارزشمند یادگیری و رشد رو هم از همتیمیهاتون می‌گیرین.
تفویض اختیار چیه و چرا مهمه؟
تفویض یعنی انتقال مسئولیت وظایف خاص از فردی به فرد دیگه. از نظر مدیریت، تفویض اختیار زمانی اتفاق میافته که یه مدیر وظایف خاصی رو به همتیمیهای خودش محول می‌کنه. با واگذاری این وظایف به اعضای تیم، مدیرها زمان رو برای تمرکز روی فعالیت‌های با ارزش‌تر آزاد می‌کنن و در عین حال اعضا رو با استقلال بیشتری درگیر می‌کنن.
بر اساس یکی از مطالعات گالوپ، مدیران عاملی که تو تفویض اختیار عالی هستن، 33 درصد درآمد بیشتری تولید می‌کنن. این مدیران می‌دونن که نمی‌تونن همه چیز رو به تنهایی انجام بدن و وظایفی که مطمئن هستن تیمشون می‌تونن انجام بدن رو بهشون محول می‌کنن و به نوبه خودشون توانمندسازی کارکنان، تقویت روحیه و افزایش بهره‌وری رو در تیم ایجاد میکن. تو این فرایند، مدیرها زمان خودشون رو آزاد می‌کنن تا روی فعالیت‌هایی تمرکز کنن که بیشترین بازدهی رو به همراه داره و باعث رشد کسب‌وکار می‌شه.
9 راه وجود داره که میتونین به طور مؤثرتری برای پرورش تیمهایی با عملکرد بالا، تفویض اختیار رو شروع کنین.
1. بدونین که چه چیزی رو به اونها واگذار می‌کنین.
هر وظیفهای رو نمیشه تفویض کرد. به عنوان مثال، بررسی عملکرد یا هر موضوع پرسنلی باید توسط شما انجام بشه. به هر حال، استخدام استعدادهای مناسب و دونستن نقاط قوت و ضعف هر کدوم از اعضا، در نهایت باعث می‌شه که شما تو اختصاص و انتقال مسئولیت به اعضای تیم بهتر عمل کنین.
در عین حال، خیلی از فعالیت‌های روزمره دیگه نیازی به نظارت شما ندارن. آیا کاری وجود داره که با وجود اینکه میدونین همکارتون برای تکمیل اون مناسبتره، مرتباً اون رو انجام بدین؟ آیا واگذاری پروژه به سایر اعضای تیم به تقویت شغل اونها کمک می‌کنه؟ اگر کسی هست که می‌تونه کار رو بهتر انجام بده، یا فکر می‌کنین این می‌تونه آموزش‌پذیر باشه، به اونها تفویض کنین. این در حالی که نشون میده برای تیم خودتون اعتماد و ارزش قائل هستین، به شما زمان میده تا روی پروژه‌های استراتژیک، بیشتر تمرکز کنین.
2. نقاط قوت و اهداف تیم خودتون رو بشناسین.
هر عضو باید اهدافی داشته باشه که برای رسیدن به اون تلاش کنه و تو اون اهداف فرصتهایی برای تفویض اختیار وجود داره. به عنوان مثال، شاید شما گزارش مستقیم داشته باشین از کسی که میخواد تجربه مدیریتی به دست بیاره. آیا فردی وجود داره که بتونه سرپرستی اون رو شروع کنه، یا پروژهای کاملاً تعریف شده که بتونه اجرای اون رو به عهده داشته باشه؟ نوع کاری که شما واگذار می‌کنین می‌تونه تو پیشرفت حرفهای اونها نقش داشته باشه.
برای کارهای دیگه، احتمالاً فردی تو تیم شما وجود داره که مجموعه مهارت‌های خاصی رو برای دستیابی به نتیجه دلخواه، داره. از اون استفاده کنین و با نقاط قوت تیم خودتون بازی کنین. وقتی کسی شانس بالاتری برای پیشرفت داره، انگیزه و مشارکت بیشتری داره و این به نفع کل کسبوکاره.
3. نتیجه مطلوب رو تعریف کنین.
صرف انداختن کار روی دوش شخص دیگهای تفویض اختیار نیست. پروژههایی که تحویل می‌دین باید با موضوع مناسب و ارتباط واضح با اهداف کسب‌وکار همراه باشه. پروفسور کوین شرر، پروفسور مدرسه بازرگانی هاروارد، در دوره آموزشی ملزومات مدیریت آنلاین، می‌گه: «هدف باید وضوح واقعی داشته باشه.» این یعنی چه چیزی هدف خوبیه و در چه جدول زمانیای و با چه تکنیک اندازهگیریای موفقیتش قابل شناساییه.
قبل از اینکه هر کسی کار کردن روی یک پروژه رو شروع کنه، باید بدونه چه چیزی رو باید تکمیل کنه و تا چه زمانی باید تکمیل کنه، این دو مورد معیارهایی هستن که می‌تونیم برای سنجش موفقیت کارشون استفاده کنیم.
4. منابع مناسب و سطح اختیار رو فراهم کنین.
اگه شخصی که کار رو به اون محول می‌کنین برای تکمیل پروژه محول شده به آموزش، منابع یا اختیارات خاصی نیاز داره، وظیفه شما به عنوان مدیر اینه که هر سه مورد رو به فرد ارائه بدین. گذاشتن کسی برای انجام یک کار غیرممکن، هر دو طرف رو ناامید می‌کنه. همکار شما نمیتونه به نتیجه دلخواه برسه و احتمالاً باید اون کار رو دوباره تو لیست کارهای خودتون قرار بدین.
این همون جاییه که شما باید با میل به مدیریت خُرد (Micromanage) مبارزه کنین. توضیح گام به گام اینکه چطور اون کار رو انجام می‌دین و بعد، کنترل هر بخش از فرآیند، اونها رو قادر به یادگیری یا کسب مهارت‌های جدید نمیکنه؛ پس به‌جای مدیریت خُرد روی هدف هر کار تمرکز کنین و به تیمتون مهارت‌های لازم برای دستیابی به اون هدف رو آموزش بدین.
5. کانال ارتباطی شفاف ایجاد کنین
در حالی که می‌خواین از مدیریت خُرد (Micromanage) اجتناب کنین، باید یه کانال ارتباطی ایجاد کنین تا شخصی که بهش کار رو واگذار می‌کنین اونجا احساس راحتی کنه و سؤالاتش رو بپرسه و پیشرفت کار رو ارائه بده.
شرر در دوره آموزشی Management Essentials می‌گه: «باید راهی برای برقراری ارتباط داشته باشین تا فردی که بهش تفویض کردین بتونه به شما مراجعه کنه و گزارش بده. شما باید راهی در طول پروژه داشته باشین تا ببینین اوضاع چطور پیش میره. تفویض اختیار به معنای اخراج نیست. یعنی اینطور نیست که من فقط به شما وظیفه میدم و دیگه نگران اون نیستم. ما باید راهی برای نظارت به پیشرفت در طول پروژه داشته باشیم بدون اینکه مزاحم کار افراد بشیم.» قطعا بررسیهای منظم و ارائه بازخورد در طول پروژه می‌تونه کمک‌کننده باشه.
6. اجازه شکست بدین.
این مرحله به ویژه برای کمالگراهایی که از تفویض اختیار اجتناب می‌کنن بسیار مهمه، چون فکر می‌کنن شیوه اونها تنها شیوه انجام کاره. شما باید اجازه شکست بدین - نه به این دلیل که ممکنه تیم شما شکست بخوره، بلکه به این دلیل که آزمون و خطا رو امکانپذیر کنید و افرادی رو که به اونها وظایف محول می‌کنین، بتونن رویکردی جدید رو اتخاذ کنن. اگر پذیرای ایده‌ها و رویکردهای جدید تو کار هستین، تفویض اختیار راحتتری دارین.
7. صبور باشین.
به عنوان یه مدیر، احتمالاً سالها تجربه در زمینه کاری خودتون دارین. به همین دلیل، کاری که میتونین تو 30 دقیقه انجام بدین، ممکنه در اولین باری که فردی اون رو کامل می‌کنه، یک ساعت طول بکشه. ممکنه وسوسه بشین که از واگذاری بعضی وظایف خودداری کنین چون میدونین که میتونین اونها رو سریعتر انجام بدین، اما نسبت به تیم خودتون صبور باشین. به اولین باری که یه کار خاص رو برای اولین بار، انجام دادین، فکر کنین. احتمالاً به اندازه الان کارآمد نبودین! همونطور که به تفویض اختیار ادامه می‌دین و تیم شما با وظایفی که باید تکمیل بشن، بیشتر آشنا میشن، متوجه میشین که کار با گذشت زمان سریعتر انجام می‌شه.
8. ارائه و درخواست بازخورد
علاوه بر نظارت به پیشرفت، شما باید بعد از تکمیل وظایفی که محول کردین، بازخورد خودتون رو به تیم ارائه بدین. اگه کاری طبق انتظار تکمیل نشد، از ارائه انتقاد سازنده نترسین. تیم شما می‌تونن این بازخورد رو دریافت کنن و دفعه بعد که کار مشابهی تعیین شد، تغییراتی رو ایجاد کنن. از طرفی، به یاد داشته باشین که وقتی یه کار به خوبی انجام می‌شه، بازخورد مثبت ارائه بدین و قدردانی خودتون رو نشون بدین.
برای اطمینان از اینکه به طور موثر تفویض اختیار می‌کنین، باید از تیمتون بخواین که هر گونه بازخوردی رو که می‌تونن به شما بدن. از تیم خودتون بپرسین که آیا دستورالعملهای روشنی ارائه کردین و تعیین کنین که آیا کاری وجود داره که میتونین برای واگذاری بهتر کارها در آینده انجام بدین یا نه.
9. به اعضا اعتبار بدین.
بعد از اینکه وظایف رو محول کردین و اونها تا پایان کامل شدن، به کسایی که کار رو انجام دادن اعتبار بدین. پاتریک مولان، مدیر اجرایی آنلاین HBS برای Richtopia می‌نویسه: «تشخیص اینکه موفقیت به‌خاطر تیم شماست، نه تنها درسته، بلکه مزیت دیگهای هم داره که به تیمتون انگیزه میده و شما رو حتی موفق‌تر می‌کنه». ادعای موفقیت برای خودتون منجر به شکستهای بیشتر در آینده می‌شه. هرچی بیشتر از کسایی که کار رو به اونها محول کردین تشکر کنین و به اونها اعتبار بدین، احتمال اینکه در آینده اونها بخوان تو پروژه‌های دیگه هم به شما کمک کنن، بیشتر می‌شه.
تفویض اختیار آسون نیست؛ این یه مهارته که باید در طول زمان تمرین و تقویت بشه. اما هر چقدر در متصل کردن افراد مناسب با وظایف و مسئولیتهای مناسب، بهتر عمل کنین، تو شغلتون به عنوان مدیر موثرتر هستین.
تو اپیزود سوم ما هم درباره تفویض اختیار صحبت کنردیم. دعوتتون میکنیم اپیزود سوم لین‌آپس رو از لینک زیر ببینین یا بشنوین:
https://zil.ink/leanops
منبع: https://online.hbs.edu/blog/post/how-to-delegate-effectively
