یکی از مهمترین وظایف یک مدیر، تصمیمگیری درست و به موقع در مورد مسائل مختلف کسب و کار است. اگر به دو واژه درست و به موقع بیشتر دقت کنید، متوجه این موضوع خواهید شد تصمیمی که بخواهد درست و به موقع گرفته شود، نیازمند ابزارهایی است که بتواند با دقت بالا و در لحظه، مهمترین مسائل را به مدیر نشان دهد.
از سوی دیگر، برخی از مدیران، به جای اینکه زمان خود را صرف تمرکز بر روی مسائل و تصمیمهای مهم سازمان کنند، درگیر فعالیتهای روزمره سازمان میشوند و فرصت کافی برای گرفتن بازخورد از سیستم و اصلاح و بهبود آن ندارند. ادامه این روند، رفته رفته مدیران و تصمیمات آنها را ناکارآمد میکند؛ چرا که نمیتوانند بر اساس واقعیات کسب و کار، تصمیمگیری درستی داشته باشند.
بهترین تصمیمات، به بهترین و معتبرترین دادهها متکی هستند؛ دادههایی که بتوانند وضعیت موجود کسب و کار را در لحظه گزارش دهند و مدیر نیز بتواند با دید باز، دادهها را رصد کند و در موقعیت مناسب، تصمیم درستی بگیرد. در اینصورت میتوان گفت مدیر میتواند به فردی تبدیل شود که میتواند بهترین تصمیمات را بگیرد. داشبوردهای مدیریتی، دقیقترین ابزارهایی هستند که میتوانند به مدیران کسب و کار کمک کنند تا درست و به موقع، تصمیمات اثربخش بگیرند.
تکامل داشبوردهای مدیریتیِ کسب و کار را میتوان از چند دهه قبل دنبال کرد. در اوایل دهه ۱۹۷۰، کسب و کارها از سیستمهای پشتیبانی تصمیم (DSS) برای انجام وظایف هوش کسبوکار استفاده میکردند. آنها در اصل از داشبورد خودروها که وضعیت عملکردهای حیاتی مانند سطح بنزین یا سرعت را در اختیار رانندگان قرار میدهند، مدلسازی شدند.
در دهه ۱۹۸۰، این سیستمها از طریق سیستمی به نام سیستمهای اطلاعات اجرایی (EIS) مدرن شدند. اگرچه EIS ها یک پیشرفت فناورانه تلقی میشدند، اما کاربران باید زمان زیادی را برای به روز رسانی و مدیریت دادهها اختصاص میدادند که نوعی ضعف در این مدل سیستمها بود.
هنگامی که عصر اطلاعات در دهه ۱۹۹۰ شدت گرفت، مفاهیمی مانند انبار داده و پردازش تحلیلی آنلاین، عملکرد داشبورد را با سرعت بیشتری، رو به جلو به حرکت درآورد.
پس از اینکه شاخصهای کلیدی عملکرد(KPIها) در اواخر دهه ۱۹۹۰ به طور گسترده مورد استقبال قرار گرفتند، استفاده از داشبورد کسب وکار افزایش یافت. در طول این دوره، مایکروسافت یک بازیگر کلیدی در ترویج مفهومی به نام سیستم عصبی دیجیتال بود. در واقع داشبوردهای دیجیتال، جزئی از سیستم عصبی دیجیتال تلقی میشدند.
در ادامه، داشبوردهای دیجیتال، توسعه بیشتری پیدا کردند و به داشبوردهای هوش کسب و کار امروزی تبدیل شدند که در دسترس همه کسبوکارها است. امروزه تصویرسازی دادهها در داشبوردهای مدیریتی، به یک استاندارد صنعتی تبدیل شده است که بطور گسترده توسط تحلیلگران متخصص، دانشجویان و مدیران جهانی پذیرفته شده است.
راهکاری که به مدیران، در جهت تصمیمگیری درست و به موقع در سازمان کمک میکند، داشبوردهای مدیریتی هستند. این داشبوردها، ابزارهای بصری هستند که با استفاده از دادههایی که از وضعیت فعلی سازمان جمعآوری میشود، به مدیران کمک میکنند تا به یک تصمیمگیرنده واقعی در سازمان تبدیل شوند.
این داشبوردها با استفاده از یک فناوری هوشمند به نام هوش کسب و کار یا Business Intelligence، به افراد سازمان این امکان را میدهد تا شاخصهای کلیدی عملکرد و سایر معیارها را ردیابی، تجزیه و تحلیل و گزارشگیری کنند.
داشبوردهای مدیریتی، دادههای کسب و کار را در قالب نمودارها، نقشهها و جداول، به شکلی نمایش میدهند تا مدیران و دیگر ذینفعان یک کسبوکار بتوانند اطلاعات را به درستی درک کنند و در جهت اخذ بهترین تصمیمات، با یکدیگر همکاری کنند.
هوش کسبوکار یعنی رساندن اطلاعات و دادههای درست و مرتبط به افراد درست، در زمان درست، برای اتخاذ تصمیمات درست و کلیدی در یک سازمان. به زبان ساده هوش تجاری، کلان دادهها یا Big Data را جمع آوری میکند و آنها را به اطلاعات معنادار، کاربردی و تحلیل شده تبدیل میکند.
با توجه به کاربردهای مختلف هوش تجاری میتوان اهداف گوناگونی را برای آن برشمرد. اگر بخواهیم به مهمترین هدف آن اشاره کنیم، میتوانیم بگوییم که هدف هوش تجاری، تصمیمسازی و تصمیمگیری درست و به موقع برای بهبود کسب و کار است. (تصمیمسازی به معنای ایجاد شرایط و زیرساختهای لازم برای تصمیمگیری است)
بسیاری از مدیران، از داشبوردهایی که در اختیار دارند، استفاده مناسبی نمیکنند. برای مثال مدیری را تصور کنید که برای کنترل ساعت ورود و خروج کارکنان، از دستگاه کارتزنی یا اثرانگشت استفاده میکند. بطور کلی آگاهی از این نوع دادهها در مورد کارکنان خوب است اما زمانیکه مدیر، به جای پرداختن به کیفیت و نحوه انجام کار کارکنان، مدام درگیر ساعت معیار ورود و خروج کارکنان است و نگاه کنترلی روی کارکنان دارد، نتیجهی عکس رخ میدهد. بنابراین، مدیر نمیتواند تصمیمات اثربخشی برای رشد کسب و کار بگیرد و دیگر دادههای ارزشمند را نادیده میگیرد. در اینصورت، مدیر پس از مدتی به این اعتقاد میرسد که داشبوردهای مدیریتی نتوانستهاند کارایی لازم را داشته باشند در حالیکه در واقعیت، اینطور نیست.
نکته مهمی که مدیران باید نسبت به آن اطلاع داشته باشند این است که تصمیماتی که مدیران با استفاده از داشبوردهای مدیریتی میگیرند باید در راستای تحقق اهداف استراتژیک سازمان و اصلاح و بهبود سازمان باشد. در غیراینصورت، منابع سازمان هدر میرود و کارکنان، اثربخشی لازم را نخواهند داشت.
همانطور که پیش از این اشاره کردیم، زمانی یک مدیر میتواند به یک تصمیمگیر تبدیل شود که بتواند عملکرد سازمان را مورد ارزیابی عملکرد قرار دهد. برای این هدف، دو سوال اساسی مطرح میشود؟
از پاسخ به سوال دوم شروع میکنیم. در ابتدا باید گفت حتی داشتنِ یک سیستم ارزیابی عملکرد ساده، بسیار بهتر از این است که اصلاً هیچ نوع سیستم ارزیابی عملکردی در سازمان وجود نداشته باشد.
اگر یک سازمان، فعلا از سیستم ارزیابی عملکرد استفاده نمیکند یا در حال راهاندازی آن است، میتوان با کارهای زیر شروع کرد:
اما باید توجه داشت که بهروزترین، کارآمدترین و دقیقترین شیوه ارزیابی عملکرد، در حال حاضر ارزیابی عملکرد با رویکرد داشبورد مدیریتی است.
داشبورد مدیریتی با بکارگیری هوش کسبوکار، تنها ابزاری است که با استفاده ار تکنولوژی میتواند دادههای درست را در زمان درست و به افراد درست (مدیران کسب و کار)، در جهت تصمیمگیری درست برساند.
برای پاسخ به سوال اول باید گفت که بسیاری از مدیران ارزیابی عملکرد را محدود به ارزیابی اطلاعات مالی، مثل شاخص سودآوری، یا سنجش رضایت مشتریان میدانند. اگرچه ارزیابی این شاخصها در موفقیت کسب و کار اهمیت دارند، اما نکته این است که این دسته از شاخصها صرفاً عملکرد گذشته سازمان را به ما نشان میدهند. برای مثال سازمان با ارزیابی عملکرد شاخصهای مالی، با تاخیر حداقل ۶ ماهه یا یکساله، عملکرد کسب و کار خود را متوجه می شود. این موضوع برای کسبوکار، حکایت از ضرب المثل “نوش دارو پس از مرگ سهراب” را دارد.
اما رویکردی که با استفاده از آن باید عملکرد سازمان را ارزیابی کرد، رویکرد ارزیابی لحظهایِ تمام عملیات سازمان و در تمام واحدهای کسب و کار است. در اینصورت، اگر سازمان از اهداف از پیش تعیین شده، منحرف شد و لازم به اصلاح این انحراف بود، سازمان میتواند با استفاده از هوش تجاری و به کارگیری داشبوردهای مدیریتی، عملکرد لحظهای را ارزیابی کند.
از جمله مهمترین ویژگیهای داشبوردهای نوین مدیریتی این است که آنها، رابطهای کاربری دارند که امکان شخصیسازی در آنها وجود دارد، از قالبهایی برخوردارند تا فرآیند طراحی بصری داشبورد را تسریع کنند و توانایی استخراج دادهها را در لحظه دارند.
اجزای اصلی داشبوردهای مدیریتی شامل موارد زیر است:
بسته به اینکه کاربران چه دادههایی را باید ببینند، داشبوردهای مدیریتی برای دستیابی به اطلاعاتِ به روزتر، میتوانند به انبارهای داده، سیستمهای عملیاتی، تجهیزات صنعتی و دیگر منابع دادهای متصل شوند.
برای اینکه بتوان شاخصهای عملکردی مختلف، آمار و دیگر اطلاعات را در داشبوردها نمایش داد، میتوان از قابلیت بصریسازی دادهها (Data visualizations) استفاده کرد. داشبوردهای مدیریتی قادرند به انواع مختلفی از راههای بصریسازی دادهها مجهز شوند.
داشبوردهای مدیریتی، جداولی را میتوانند در خود داشته باشند تا با یک نگاه به آنها بتوان ارزیابی کلی انجام داد. دادههای جدولی، اغلب شامل کدگذاریهای رنگی یا سایر روشهای گرافیکی برای تاکید بر برخی اطلاعات خاص است. (برای مثال از این روش برای نشان دادن کاهش فروش یا ضرر مالی، زیاد استفاده میشود.)
این ویژگی به کاربران این امکان را میدهد تا با کلیک بر روی دادهها، اطلاعات بیشتری دریافت کنند یا به دادهها بصورت دقیق نگاه کرده و جزئیات را تجزیه و تحلیل کنند. انجام این کار، به کاربران کمک میکند تا دادههای سلسله مراتبی را تا چندین سطحِ زیرین بتوانند بررسی کنند.
این ویژگی به کاربران کمک میکند تا محدودههای تاریخ و زمان، تنظیمات جغرافیایی و سایر پارامترها را در نمای بصری دادهها شخصیسازی کنند تا نمای متمرکزتری از اطلاعات ارائه شده داشته باشند.
داشبوردهای مدیریتی اغلب از چند جعبه متنی و ابزاری مستقل بهره میبرند که بصورت پاپآپ هستند. این ابزارها توضیحات بیشتری در مورد دادههای بصری سازی شده ارائه میکنند و اطلاعات تکمیلی در مورد نتایج تحلیلها به کاربران میدهند.
داشبوردهای مدیریتی بطور فزایندهای به عنوان ابزارهای کلیدی برای کمک به سازمانها در جهت بدست آوردن دستاوردهای ارزشمند در حال استفاده هستند. این داشبوردها اگر به خوبی طراحی شوند، مزایای زیر را به همراه دارند:
علیرغم مزایای فوقالعادهی داشبوردهای مدیریتی، آنها میتوانند محدودیتهایی را هم برای تیمهای هوش کسب وکار و کاربرانی که از خروجی آن استفاده میکنند، ایجاد کنند. مشکلات احتمالی داشبوردهای BI، لزوماً ناشی از طراحی نرم افزار نیست؛ بلکه بیشتر، از نحوه استفاده از داشبوردها و هزینهی ایجاد، پیادهسازی و نگهداری آنها ناشی میشود.
چالشهای دیگری که سازمانها در ساخت داشبوردها با آن روبرو هستند، شامل موارد زیر است:
زمانی که یک داشبورد مدیریتی به خوبی طراحی شود، فهم درست و روشنی از دادهها ایجاد میکند، اجزای مختلف با یکدیگر ارتباط یکپارچه برقرار میکنند تا در نهایت بتوانند به تصمیمگیرندگان، اطلاعات عملی و کلیدی برای تصمیمگیری بدهد؛ در حالیکه به آنها این امکان را میدهد با قابلیت Drill-down، بتوانند به جزئیات بیشتری از دادهها دسترسی داشته باشند.
بطور کلی، با طی کردن گامهای زیر، یک داشبورد مدیریتی را میتوان به خوبی طراحی کرد:
همانطور که پیش به آن اشاره کردیم، ماهیت اصلی داشبوردهای مدیریتی این است که با استفاده از دادههایی که در اختیار دارد، وضعیت فعلی سازمان را نشان دهد. اما یکی از مهمترین دلایلی که باعث ناکارآمدی داشبوردهای مدیریتی میشود این است که برخی مدیران، دادههای مرتبط با بخشهای مالی، فروش و رضایت مشتریان را به عنوان معیارهایی برای موفقیت یا عدم موفقیت کسب و کار خود تلقی میکنند. اما از این موضوع غافل هستد که همه این سه شاخص، شاخصهای تاخیری محسوب میشود؛ یعنی عملکرد کسب وکار در آن بخش، با تاخیرهای هفتگی و بعضاً ماهانه نشان داده میشود.
برخورداری از دید ۳۶۰ درجه در کسبوکار، راهکاری است که امروزه مورد نیاز بسیاری از کسب وکارهای ایرانی است. راهکاری که بتواند در هر لحظه، وضعیت سازمان را به نمایش گذارد و مدیران بتوانند در راستای تحقق اهداف استراتژیک، گامهای عملیاتی بردارند.
راهکار جامع تحول سازمانی یا SSM ، راهکاری است که همه این امکانات و قابلیتها را به یک کسبوکار میدهد. با کمک این راهکار، مدیران و رهبران کسبوکار میتوانند حرکت و همسویی همه بخشهای سازمان را در جهت اهداف کلان آن، بطور دقیق و لحظه ای، زیر نظر داشته و درصورت بروز هرگونه انحراف، بطور هوشمند، دلایل انحراف را تشخیص دهند. و با تصمیم گیری به موقع، مشکلات را برطرف کنند و در نهایت عملکرد سازمان را ارتقاء داده و سودآوری را بالا ببرند.
