مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) هسته اصلی کسب و کار سازمان محسوب می شوند. سازمانها در گذشته برای هرکدام از فرآیندهایشان، سیستمهای جداگانه‌ای در محدوده آن فرآیند تهیه می‌کردند که به سیستمهای جزیره‌ای معروفند.
مشکلات اساسی که به مرور زمان با این نوع نگرش بروز نمود عدم امکان ارتباط این سیستمها با یکدیگر می‌باشد و بدلیل طراحی سیستمها در مورد تنها یک بخش منفک شده از سازمان، اهداف کلی سازمان به نحو مطلوب برآورده نمی‌شوند. بدین ترتیب ایده سیستمهای یکپارچه سازمانی شکل گرفت.
در رویکرد طراحی، یک سیستم جامع نرم افزاری تعدادی زیر سیستم مستقل، ولی مرتبط با هم طراحی می‌شوند. با این حال مشکل اساسی، حجم زیاد کار طراحی و پیاده‌سازی سیستمها همچنان باقی می‌ماند. نهایت امر، در سالهای اخیر مدیریت فرآیندهای کسب و کار مطرح شد که با داشتن الگوهای متعدد مورد نیاز سازمان ها، روشی یکپارچه برای تعریف، اجرا، بازبینی و مدیریت فرآیندهای سازمان ها را ارائه میکند. با استفاده از متدها و ابزارهای مربوطه، حجم کار توسعه راه کار ها به حداقل رسیده و مدیریت امور آسان و کارآمد می شود.
عملیات سازمانها، در قالب فرآیندها طراحی و نظام‌مند می‌شوند. فرآیندها مجموعه‌ای از عملیات درون سازمانی یا برون سازمانی بوده که هدف واحدی را برآورده می‌نمایند. در هر فرآیند از طریق مجموع زیر فرایندهای داخلی به همراه توالی بین زیرفرایندها، نقطه شروع و پایان بیان می شود. مدیریت فرآیند کسب و کار روشی یکپارچه و نظام‌مند برای طراحی، اجرا و پایش فرآیندهای کسب و کار است. در هر یک از فرایندها افراد و سامانه ها نقش خواهند داشت. تعاملات بین افراد و گردش اطلاعات در سازمان است که به آن حیات می‌بخشد. هدف BPMS، مدیریت فرآیندها در سازمان و ارائه ابزاری برای بهبود آنها در گذر زمان است.
در ادامه به بخشی از ارزش افزوده های سازمانهایی که اقدام به راه اندازی این راهکار نموده اند اشاره می شود.
۱- مستندسازی و تعریف فرایندها: استانداردهایی مانند BPMN امکان مستندسازی فرایندها را فراهم می نماید.
۲- خودکار سازی اجرای فرایندها: با BPMS تمام قوانین و منطق های تجاری سازمان خودکار خواهند شد.
۳- شناسایی فرصتها و بهبود فرایندها:BPMS معیارهایی را برای اندازه گیری هزینۀ فرایندها و زمان اجرا فراهم می کند که در این صورت بهینه سازی بر اساس نتایج، واقعی خواهد بود.
۴- حذف فعالیتهای غیر ضروری: در BPMS به کمک مدلسازی فرایندها، سازمانها می توانند فرصتی برای حذف کارهای غیر ضروری خود داشته باشند.
۵- کنترل کارایی فرایندهای در حال اجرا:BPMS با ابزارهای نظارتی امکان نظارت بر وضعیت فرایندها را ممکن می سازد در نتیجه این کنترل باعث ثبات و سازگاری فرایندها برای رسیدن به کیفیت بهتر و بهینه سازی آنها برای کارایی بیشتر می‌شود همچنین قابلیت اندازه گیری آنها باعث می‌شود که دید مدیریتی بهتری نیز حاصل شود.
۶- همکاری مشتری ها و شرکا در فرایندهای تجاری:BPMS امکان همکاری مشتریان و شرکا را ازخارج از سازمان فراهم می کند و برای فرایندهایی که در خارج از محدوده سازمان قرار دارند، بسیار کاربردی خواهد بود.
۷- کاهش منابع مورد نیاز: به منظور اجرای فرایندهای کسب و کار، به افراد و منابع زیادی نیاز خواهد بود. BPMS میتواند تعداد منابع مورد نیاز برای اجرای یک فرایند را به طرز چشم گیری کاهش دهد.
۸- افزایش هماهنگی:BPMS هماهنگی بین بخش‌های مختلف یک شرکت را از بعد جغرافیایی بهبود می‌بخشد.
۹- افزایش سرعت اجرای سیکل فرآیندها:BPMS با کاهش زمان اجرای فرایندها و امکان اجرای موازی آنها سرعت کسب و کار را بهبود می دهد.
۱۰- افزایش رضایتمندی مشتری: کاهش زمان اجرا و اطمینان از درستی آن باعث می شود که مشتریان سریعتر و آسانتر به نیازمندی های خود برسند.
۱۱- چابکی سازمان:BPMS این امکان را برای سازمانها فراهم می کند که در صورت تغییر شرایط به راحتی بتوانند تغییرات را در فرایندها اعمال نمایند. به این ترتیب به حفظ موقعیت سازمان در بازار رقابتی کمک شایانی خواهد شد.
از آنجایی که BPMS بر اساس خواسته ها و نیازهای سازمان توسعه پیدا میکند، میتواند تا حدود زیادی پاسخگوی نیاز های سازمان باشد. همچنین BPMS میتواند از ساختار های اطلاعاتی موجود در سازمان به شکل مطلوبی در فرآیند ها استفاده نماید و در این حالت هزینه های یکسان سازی اطلاعات و تولید مجدد داده ها کاهش یافته و اطلاعات در سازمان به شکل یکپارچه تولید و مورد استفاده قرار میگیرند.
در اینجا می توانید دلایل استفاده از سیستم های BPM را مطالعه کنید.
