مسائل و نکات متعددی پیرامون انواع دستگاه حضور و غیاب و تفاوت های آن با دستگاه کنترل تردد وجود دارد که هر شخص برای آشنایی با انها و تکمیل اطلاعات خود قبل از خرید، نیاز به این نکات دارد. در این مقاله به بررسی و توضیح این نکات خواهیم پرداخت. در ابتدا صحبت را با معرفی انواع دستگاه حضور و غیاب و کاربردهای آن شروع می‌کنیم.
امروزه یکی از نیازهای اساسی مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها، کنترل دقیق ساعات کاری پرسنل خود و محاسبه‌ی صحیح کارکرد و بهره‌وری و حقوق و مزایای آن‌ها بر اساس همین ساعات کاری است. در گذشته از سیستم‌های ابتدایی مانند ثبت دفتری ساعات ورود و خروج کارمندان برای محاسبه‌‌های آخر ماه استفاده میشد. ولی ایراد بزرگ این روش‌های قدیمی، امکان ثبت ساعات غیر واقعی و دخل و تصرف‌های این‌چنینی کارمندان بود که در اغلب نهادها به مراتب اتفاق می‌افتاد و موجب پایمال شدن حق و حقوق واقعی عده‌ای می‌گردید. اما امروزه با پیشرفت تکنولوژی و ساخت یک سامانه و دستگاه حضور و غیاب هوشمند، این مشکلات برطرف شده و هر فردی به میزان کارکرد واقعی خود، حقوق و مزایا دریافت می‌کند.
اکنون دیگر سامانه حضور و غیاب به یکی از ملزومات اداری تبدیل شده است. حتی بعضی از شرکت‌های بیمه نیز به اطلاعات ثبت شده توسط این سیستم استناد می‌کنند. سامانه حضور و غیاب به کارفرمایان و مدیران امکان محاسبه دقیق ساعات کاری پرسنلشان را می‌دهد. با این سامانه می‌توان به راحتی به زمان کار و اضافه‌کاری کارکنان دسترسی پیدا کرد و حقوق و مزایای آن‌ها را بر اساس همین اطلاعات به‌طور دقیق محاسبه نمود.
در گذشته برای ثبت ورود و خروج کارکنان فردی را مثلا مسئول دفتر یا منشی یا… را استخدام می کردند وآن فرد در دفتری به نام دفتر حضور و غیاب به صورت دستی زمان ورود وخروج کارکنان را ثبت میکرد که در این روش خطای انسانی به فراوانی دیده میشد و از طرفی ممکن بود زمان های ثبت شده تحت تاثیر روابط افراد بایکدیگر قراربگیرد.
روش قدیمی دیگری که استفاده میشد حضور وغیاب با نرم افزاراکسل بود که با وجود قدیمی بودن، استفاده ازاین روش در شرکت ها همچنان رواج زیادی دارد وشرکت های بسیاری ازآن استفاده می کنند یکی از بزرگترین معایب استفاده از روش اکسل برای ثبت ورود وخروج کارکنان این هست که اگرچه در طی ماه کارکنان به آسانی میتوانستند حضوروغیاب کنند ولی درپایان ماه زمان زیادی برای محاسبه ساعت های کاری و مرخصی ها و اضافه کاری ها باید گذاشته میشد که بازهم احتمال خطا دراین روش وجود داشت و چونکه کارکرد با حقوق مغایرت داشت بازهم کارکنان ومدیران ناراضی بودند.
بهترین و جدیدترین روش استفاده از دستگاه های حضور وغیاب است که انواع مختلفی دارد: اولین نوع آن استفاده از کارت های هوشمند بود که شماره شناسایی هرکدام از کارکنان روی آن حک شده بود سپس با گذشت زمان دستگاه های بیومتریک ساخته شدند که اثرانگشت، چشم، یاصداو.. راشناسایی میکردند. به طورکلی استفاده از دستگاه های حضور وغیاب مشکلاتی از قبیل تقلب واهمال کاری کارکنان، هزینه های گزاف و سرعت پایین پردازش اطلاعات را ازبین برده است.
اگر شما هم مدیر یک مجموعه یا سازمان یا کارفرمای یک بخش خصوصی هستید و قصد خرید دستگاه حضور و غیاب برای مجموعه‌ی خود را دارید، حتماً ادامه‌ی این مطلب را مطالعه کنید.
طبیعی است که بخواهید برای کنترل تردد پرسنل خود، بهترین دستگاه حضور و غیاب را خریداری کنید. اما چگونه مشخص می‌شود که یک دستگاه بهترین است یا خیر؟
برای انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب نکاتی وجود دارد که باید به آن‌ها توجه کنید. یکی از این نکات کارآیی‌ای است که از دستگاه انتظار دارید. همچنین ظرفیت تردد و ظرفیت ثبت کاربر و تناسب آن با تعداد پرسنل مجموعه شما، باید مورد توجه قرار گیرد. هنگام خرید این دستگاه در رابطه با قابلیت اتصال به اپلیکیشن حضور و غیاب را نیز حتماً بررسی کنید. علاوه بر این موارد، درباره‌ی گارانتی و خدمات پس از فروش محصول نیز از فروشنده سوال کنید.
هنگام خرید به معتبر بودن برند دستگاهی که قصد خریداری آن را دارید نیز توجه کنید. امروزه با توجه به افزیش تقاضا و استقبال خوب شرکت‌ها، برندهای متنوعی به تولید دستگاه‌های حضور و غیاب پرداخته‌اند. یکی از بهترین برندها در ایران، برند فراتکنو است که علاوه بر تولید محصولات با کیفیت و پیشرفته، خدمات پس از فروش دستگاه حضور غیاب خوب و مناسبی را به مشتریان ارائه می‌دهد.
علاوه بر بحث معتبر بودن برند، فاکتورهایی وجود دارد که یک دستگاه را به بهترین دستگاه حضور و غیاب تبدیل می‌کند. از جمله‌ی این فاکتورها می‌توان به مواردی مانند کیفیت تصاویر اسکن شده، سرعت پردازش، تعداد خطا در اسکن و امنیت در گرفتن خروجی اشاره کرد.
کیفیت تصاویر اسکن شده به دوربین به کار رفته در دستگاه و الگوریتم مورد استفاده در نرم افزار دستگاه وابسته است. هرچه کیفیت این دو بالاتر باشد، کیفیت اطلاعات دریافتی و دقت دستگاه نیز بیشتر خواهد بود. سرعت پردازش هم با نرم افزار دستگاه و روش‌های اسکن در آن، مشخص می‌شود. تعداد خطا در اسکن به بخش خاص بستگی نداشته و در واقع عملکرد کلی دستگاه را مورد سنجش قرار می‌دهد.
و در نهایت موضوع گرفتن خروجی و دسترسی افراد غیرمجاز به اطلاعات دستگاه، موضوعی بسیار مهم و حیاتی بوده و اغلب مشتریان این فاکتور را مهم‌ترین فاکتور یک دستگاه حضور و غیاب می‌دانند. زیرا هر مدیری نیاز دارد که از امنیت و غیرقابل دسترس بودن اطلاعات سیستم خود، مطمئن و آسوده خاطر باشد.
قیمت دستگاه حضور غیاب به نوع و مدل آن بستگی دارد. همانطور که می‌دانید این دستگاه‌ها به انواع رمزی، کارتی، انگشتی و تشخیص چهره‌ای تقسیم می‌شوند. طبیعتاً هرچه امنیتی که دستگاه ارائه می‌دهد بالاتر باشد، قیمت آن هم بیشتر است. برای مثال مدل‌هایی که فقط از طریق وارد کردن رمز و خواندن کارت، تردد کارمندان را کنترل می‌کنند قیمتی پایین‌تر از مدل‌های اثر انگشتی و تشخیص چهره‌ای دارند.
زیرا در این مدل‌ها امکان ثبت ورود یک کارمند توسط شخص دیگری وجود ندارد و تنها با چهره یا اثر انگشت خود فرد، ورود یا خروجش ثبت می‌شود. البته مدل‌های پیشرفته‌تر و گران‌تر این محصولات، توانایی پشتیبانی همه‌ی این موارد یعنی تشخیص چهره، اثر انگشت، کارت و کلمه عبور را دارا می‌باشند.
