شاید تا حالا توی یه سازمان دولتی بزرگ، بهخصوص تو بخش فناوری اطلاعات (IT)، کار کرده باشین. اگه تجربهی مشابه داشته باشین، احتمالاً میدونین که برخورد اولیهی بخشهای عملیاتی با واحد آیتی چقدر میتونه سرد و بیاعتماد باشه. من خودم یه جایی کار میکردم به اسم سازمان آب و برق خوزستان که اولش اصلاً باهامون خوب تا نمیکردن و بهمون میگفتن «مرغهای دریایی»: یعنی میایین، سروصدا میکنین و میرین، بدون اینکه واقعاً کمک کنین!
اما چطوری شد که همین بچههای آیتی تبدیل شدن به همکارای کلیدی سازمان؟ ماجراش برمیگرده به یه پروژهی مهم؛ پیادهسازی یه سیستم برنامهریزی و مدیریت مواد تو بخشهای مختلف سازمان، که سبک کارمون رو تغییر داد و در نهایت دید همه رو نسبت به واحد آیتی عوض کرد.
قبلاً تو این مدل پروژهها رسم بود تیم آیتی بیاد بگه «باید از این نرمافزار استفاده کنین» و همه هم ناچار بودن اطاعت کنن. ولی چیزی که ما دیدیم این بود که دستور زورکی هیچوقت نتیجهی درستی نمیده. پس گفتیم بیاییم برعکس عمل کنیم: بخشهایی که واقعاً علاقه دارن بیان سراغمون و ازمون بخوان که کمکشون کنیم. اولش شاید عجیب به نظر بیاد، ولی دقیقاً همون بخشهایی که آمادگی داشتن و میخواستن روند کارشون رو بهروز کنن، تبدیل شدن به نقطهی شروع موفقیت ما.
تو این همکاری، ما شدیم شریک و همراهشون، نه یه تیم بیرونی که فقط میاد قوانین رو دیکته کنه. این رویکرد باعث شد اونایی که واقعاً میخواستن تغییر کنن، بیان و بگن «بیاین نرمافزار رو برامون پیاده کنین». همین که میدیدن واقعاً نظرشون رو میپرسیم و نیازاشون رو میفهمیم، بهجای «مرغ دریایی»، ازمون یه تصویر جدید ساختن: «همکار قابل اعتماد».
همون اول کار متوجه شدیم اگه کارمند سازمان برای استفاده از سیستم مجبور بشه هر روز یه فرایند سخت و عجیب رو طی کنه، سیستم به در بسته میخوره. پس تمام تلاشمون این بود که سیستم رو طوری طراحی کنیم که با روند عادی کارشون گره بخوره. اینجوری کاربرا احساس نمیکردن یه بار اضافی رو دوششونه.
وقتی کاربر میبینه اطلاعات سیستم غلطه یا آمار اشتباه میده، خب بهش اعتماد نمیکنه. واسه همین، با کاربرا قرار گذاشتیم تا جایی که میتونن برای صحت دادهها وقت بذارن. خودمونم ابزارهایی آماده کردیم که وارد کردن و تأیید داده رو راحتتر کنه. چون وقتی اطلاعات درست باشه، همه دلشون میخواد از سیستم استفاده کنن.
تو خیلی از سازمانها، ارزیابی کارمند یا بخش هنوزم با شاخصهای قدیمی انجام میشه و استفاده از سیستم جدید توش لحاظ نمیشه. ما اومدیم گفتیم: «اگه یه بخشی از این سیستم درست استفاده کنه، تو ارزیابیها هم تأثیر مثبت داره.» اینطوری آدمها انگیزه پیدا میکردن که برن سراغ سیستم، نه اینکه دورش بزنن.
یه شعار معروف داشتیم که میگفتیم: «نرمافزار قرار نیست خودش کاری بکنه، این آدمها هستن که کار میکنن.» پس خیلی تمرکزمون رو آموزش و همراهی گذاشتیم، نه اینکه همه رو مجبور کنیم از یه ابزار عجیبغریب استفاده کنن. هر واحدی که با ما همراه میشد، میفهمید اصل ماجرا خودشه و نیازهاش؛ نرمافزار فقط کمک میکرد همون کارای قبلی رو شفافتر و بهتر انجام بدن.
یه حرکت مهم این بود که کل سازمان رو یهباره درگیر نکردیم. بخشهایی که بیشترین علاقه رو نشون دادن، همونایی بودن که اول به نتیجه رسیدن. بعدش، کمکم خبر موفقیتشون پیچید و بقیه بخشها با دیدن پیشرفت و صرفهجویی تو منابع، خودشون اومدن سراغ ما. جالب اینجاست که ما حتی یه جورهایی «سختگیر» بودیم: هر واحدی که میخواست سیستم رو داشته باشه، باید چهار ستون رو قبول میکرد. این سختگیری باعث میشد فقط اونایی وارد چرخه بشن که جدی بودن و همینم موفقیت پروژه رو تضمین میکرد.
حالا دیگه تو سازمان آب و برق خوزستان به تیم آیتی مثل یه بخش پرتلاش و ارزشمند نگاه میشد. همکارهامون فهمیدن اومدن ما تو هر فرایندی معنیاش اینه که میشه با خیال راحت تغییر کرد و نتیجه گرفت. اون نام قبلی «مرغ دریایی» دیگه از یادشون رفته بود و در عوض ما شدیم رفیقای قابل اعتمادی که هوای بقیه رو داریم.
تو تجربههای مشابهی که دیدم، مهمترین عامل اعتماد و موفقیت همیشه همین بوده: آدمها رو اولویت دادن. متأسفانه بارها دیدم پروژههایی که بهترین نرمافزارها رو میارن ولی به آدمها و فرهنگ سازمانی توجه نمیکنن و بعد تعجب میکنن چرا پروژه شکست خورده.
این مدل رویکرد—استفاده از علاقهی واقعی بخشها به بهبود کارشون، همراهی همهجانبه باهاشون، جا انداختن سیستم تو فعالیت روزانه، تمرکز روی دادهی صحیح و معیارهای درست و در نهایت آموزش و فرهنگسازی—کلید خیلی از موفقیتهای آیتی تو سازمانهای بزرگ میتونه باشه. ما تو سازمان آب و برق خوزستان با این روش نشون دادیم که یه تیم آیتی «منتظر دستور» میتونه تبدیل بشه به یه تیم آیتی «ایجادکنندهی تحول».
شاید این تجربه بتونه الهامبخش سازمانهای دیگه هم باشه که اگه مسیر درست رو انتخاب کنن و آدمها رو محور تصمیمهاشون بذارن، خیلی زودتر از چیزی که فکر کنن میتونن تصویر واحد آیتی رو از یه بخش «مازاد» یا «مزاحم» به یه نیروی محرک و قابل اعتماد تغییر بدن.
