برای تعریف بنچ مارک از یک مثال در دنیای واقعی شروع میکنم.خیلی وقتا شده با خودم فکر می کنم چرا فلان همکلاسیم با اینکه از من کمتر تلاش می کرد الان جایگاه شغلی بهتری داره.چرا دوستم با وجود اینکه از من بیشتر می خوره ولی چاق نمیشه.
در قدم اول سعی می کنم بفهمم طرف مقابل چه کاری انجام داده که من انجام ندادم و بعد از فهمیدن از رفتارش الگو برداری می کنم و سعی می کنم در کارم موفق شوم.
تعریف بنچ مارک هم همین است مقایسه کردن و سپس الگوبرداری.
ویکی پدیا بنچ مارک را چنین تعریف می کند:
مقایسه فرآیندهای تجاری، معیارهای عملکردی و ارزیابی بهترین شیوه های شرکت های رقیب.
شرکت Bain & Company نیز بنچ مارکینگ را چنین تعریف می کند:
در بنچ مارکینگ، مدیران، عملکرد و کارایی محصولات و فرایندهای خود را با رقیبان، شرکت‌های سرآمد و واحدهای دیگر در مجموعه‌ی خود که فعالیت مشابهی را انجام می‌دهند مقایسه می‌کنند و با به‌کارگیری بهترین شیوه‌های اجرایی در فروش و عملیات سازمانی، عملکرد را بهبود می‌بخشند.
هدف بنچ مارکینگ این است که نمونه‌ها و الگوهایی با عملکرد بهتر را پیدا کرده و فرایندها و اقدام‌هایی که آن خروجی را ایجاد کرده‌اند، درک کنیم.
شرکت‌ها سپس با الهام از آن فرایندها و اقدام‌ها، عملکرد خود را بهبود می‌دهند. این کار از جنس تقلید نیست؛ بلکه شکلی از نوآوری است.
محمد زعیری بنچ مارکینگ را چنین تعریف می کند:
بنچ مارکینگ فرایند پیوسته و دائمی سنجش محصولات، خدمات و فرایندهای یک کسب و کار، در مقایسه با قدرتمند‌ترین رقبا یا شناخته‌شده‌ترین نمونه‌های پیشتاز بین‌المللی است.
تعریف ساده‌ی بنچ مارکینگ این است: «جستجو در صنعت برای پیدا کردن بهترین شیوه‌ی انجام یک کار که می‌تواند بالاترین سطح خروجی و عملکرد را ایجاد کند.»
_ روشی منظم برای مطالعه و تحصیل
_ فرایندی برای خلاقیت
_ روشی برای توسعه
_ فرصتی برای آموختن
_ ابزاری برای تعیین، تأسیس و به دست آوردی استاندارد بهترین‌ها
_ بهبود مستمر فرایندها
برآوردن نیازها و انتظارات مشتری
– یافتن روش‌ها و اقدامات مورد نیاز برای دسترسی به اهداف سازمان
– دستیابی به عملکرد بهتر
– پیاده‌سازی بهترین اقدامات
– توسعه اهداف و برنامه‌های استراتژیک شرکت
– ترویج تفکر خلاق
– سنجش رقبا
– تسریع در بهبود فرایندها
– شناخت تکنولوژی‌های نوین
_ زمانیکه می خواهید بهره وری سازمان خود را اندازه گیری کنید
_ زمانیکه به دنبال راهی برای توسعه و گسترش کسب و کار خود هستید
– سازمان، نیازمند محصول یا خدمتی جدید باشد تا نیاز مشتری و بازار را تأمین کند
– سازمان با هدف پویایی، به دنبال ارتقای عملکرد خود باشد
– به مهندسی مجدد نیاز باشد
_ زمانیکه می خواهید انگیزه مضاعفی به کارمندان خود بدهید
فرایند بنچ مارکینگ متشکل از پنج مرحله به شرح ذیل می باشد :
مرحله طرح ریزی : به منظور مطالعه و شناخت فرایند شرکت خودی
مرحله جستجو : برای یافتن شرکت های بنچ مارکینگ
مرحله مشاهده : در راستای مطالعه فرایند شرکت بنچ مارکینگ
مرحله تجزیه و تحلیل : به منظور بررسی و تحلیل تفاوت های بین فرایند شرکت خودی و فرایند شرکت بنچ مارک
مرحله تطبیق : در راستای اعمال بهبود ها بر اساس آنچه از شرکت بنچ مارکینگ آموخته شده است.
قبل از انجام بنچ مارکینگ باید سازمان چشم انداز و ماموریتش را مشخص کند.ماتریسswot (فرصت ها، تهدیدها،نقاط قوت و نقاط ضعف)را تجزیه و تحلیل کند.kpi یا معیارهای عملکردی را مشخص کند.
ازآنجایی‌که هر فرآیند، محصول و عملکرد در سازمان قابل بنچ مارک می‌باشد، روش‌های متفاوتی برای این کار وجود دارد. اما به‌طورمعمول این فرآیند شامل موارد زیر است:
این نوع از بنچمارکینگ یک شکل قدیمی از مهندسی معکوس و محصول گرا است.
در این روش، سازمان محصول رقیب خود را خریداری می کند و با بررسی و مطالعه بر روی آن محصول، چگونگی عملکرد آن، ویژگی ها و جزئیات محصول را بدست آورده و با مقایسه این اطلاعات با محصولات خود، می تواند ویژگی خاصی از محصول خود را بهبود بخشد و یا به طور کامل محصول خود را تغییر دهد.
در مهندسی معکوس اگر به دنبال روش ساخت محصول باشیم، به دلیل داشتن نمونه محصول آماده، در هزینه های تحقیق و توسعه بسیار صرفه جویی می شود و این می تواند نقطه آغاز پیشرفت باشد.
در این روش، سوالی که مطرح می شود این است که چگونه یک شرکت موفق در موارد خاص مثل دیجیتال مارکتینگ یا مدیریت شعب فروش و … یا به طور کلی، عملکرد بهتری نسبت به سایرین داشته و در نهایت این موارد را با سازمان خود مقایسه کنید.
اطلاعات مورد نیاز در این زمینه ممکن است از طریق روش های مختلف مثل مصاحبه، نظرسنجی، تحقیقات بازار، بازدید از محل و غیره جمع آوری شود. هدف نهایی از این روش از بنچمارکینگ، یادگیری و به کارگیری فرآیندهای شرکت های برتر برای بهبود عملکرد سازمان خود است.
موضوع مهم در این روش این است که باید بدانید همزمان با اعمال و پیروی از فرآیندهای خاص که از بررسی شرکت های موفق به دست آمده اند، همه عوامل و شرایط سازمانتان نیز باید با سازمان معیار مشابه باشد تا بتوانید به نتیجه مطلوب دست یابید.
چرا که ممکن است دستیابی به این استانداردها برای سازمان شما پر چالش و پر هزینه باشد.
روش بنچ مارکینگ رقابتی یکی از محبوب ترین انواع بنچ مارکینگ است و با روش الگوبرداری محصول متفاوت است.
در بنچ مارکینگ محصول فقط یک محصول خاص برای مقایسه و بررسی انتخاب می شود ولی در بنچ مارکینگ رقابتی کل محصول، فرایندها یا خدمات برای مقایسه به طور کامل انتخاب می شوند.
این مقایسه شامل مطالعه بر روی بخش های مختلف مانند امور مالی، بازاریابی، منابع انسانی، تحقیق و توسعه و …. می شود. در این روش امکان دارد به دلیل محرمانه بودن اطلاعات سازمان ها، داده های غلط و گمراه کننده ای ارائه شوند، که به روند بهبود سازمان شما هیچ کمکی نکنند.
معیارهایی مانند هزینه های یک کارمند، سود به نسبت هر کارمند، بازده سرمایه گذاری و … که بدون در نظر گرفتن نوع صنعت، مبنای مقایسه مشترکی دارند، معیارهایی عمومی هستند.
هرگاه سازمانی بخواهد این معیارهای عمومی را بررسی و مقایسه کند در واقع از روش بنچ مارکینگ جنرال یا عمومی استفاده کرده است.
این روش الگوبرداری یک رویکرد بسیار متداول است که شرکت ها به کمک آن به انتخاب یک معیار در درون سازمان خود و مقایسه آن با سایر موارد سازمان می پردازند.
این مقایسه می تواند بین یک کارمند که عملکرد متمایز دارد با سایر کارمندان سازمان باشد و یا سنجش میزان بهره وری و سود یک واحد نسبت به بهره وری و سود واحدهای دیگر، یا حتی به شکل مقایسه خط تولید یک محصول با خط تولید محصولی دیگر صورت گیرد.
این روش در سازمان های بزرگ و شرکت های چند ملیتی بسیار کاربرد دارد ولی انجام آن در شرکت های کوچک و نوپا بسیار دشوار است، زیرا تعداد کارمندان و واحدهای آنها به اندازه کافی نیست.
از این روش الگوبرداری برای توسعه چشم انداز و شایستگی های اصلی سازمان و کمک به ایجاد مزیت رقابتی پایدار استفاده می شود.
به عبارتی در این روش چشم انداز سازمان های پیشرو معیار مقایسه قرار می گیرند و با تغییر و بهبود شایستگی های اصلی سازمان کمک می کنند تا شکاف های موجود در کسب و کار مشخص و کم کم برطرف شوند.
بنچ مارکینگ استراتژیک در نهایت به ایجاد مزیت رقابتی پایدار می انجامد.
چالش بسیار مهم در این روش این است که حتی یک انحراف کوچک یا یک خطای کوچک می تواند کل سازمان را به شکلی منفی تحت تأثیر قرار دهد.
این نوع از بنچ مارکینگ در میان استارتاپ ها بسیار محبوب است.
همانطور که از نام این روش الگوبرداری پیداست، بنچ مارک در سطح شرکت هایی از کشورها مختلف و در زمینه فعالیت و صنعت مشابه یا متفاوت صورت می پذیرد.
به این دلیل که معیارها در کشورهای مختلف متفاوت هستند، شرکت هایی که از این تحلیل استفاده می کنند این شانس را بدست می آورند که با معیارهای جهانی خود را بسنجند و پیشرفت کنند.
مثلا شرکتی که در زمینه مخابرات در ایران فعالیت می کند، می تواند خود را با شرکتی که در یک کشور اروپایی است مقایسه و الگوبرداری کند و تلاش کند که کیفیت کار خود را به سطح شرکت اروپایی برساند.
