سیستم مدیریت محتوا (Content Management System) و یا به اختصار CMS سیستمی جهت مدیریت محتوای وبسایت می باشد.
سیستم CMS به طور کلی به 2بخش تقسیم می شود:
عنصر CMA یا همان برنامه کاربردی مدیریت محتوا امکان ایجاد محتوا، اعمال تغییرات و حذف بخش خاصی از محتوای وب سایت، را بدون نیاز به تخصص خاص و امکانات فنی در زمینه وب، برای طراحی وب سایت فراهم می آورد.
در نتیجه می توان گفت با استفاده از سیستم مدیریت محتوا برای ایحاد وب سایت ساده نیاز به آشنا به زبان های برنامه نویسی نبوده و حتی نیاز به آشنایی با زبان HTML (Hyper Text Markup Language) نیز نمی باشد.
سیستم مدیریت محتوا شامل بخش های زیر است:
در سیستم مدیریت محتوا، محیطی بسیار ساده و کاربردی براحتی کار کردن با نرم افزار word پیاده سازی شده است. بدون نیاز به داشتن دانش فنی و یا اطلاعات تخصصی می توانید محتوا مورد نظر خود را وارد نمایید.
سیستم مدیریت محتوا امکان مدیریت ساختار صفحات وب سایت را نیز می دهد. بطور مثال، کدام صفحات نمایش داده شوند، ویا کدام صفحات به هم لینک داده شوند.
همچنین قابلیت کپی کردن مطالب (drag-and-drop)، بدون بهم خوردن ساختار آنها، نیز امکان پذیر است.
همچنین امروزه اکثر CMS ها محیط طراحی مبتنی بر وب را پشتیبانی می نمایند و امکان مدیریت محتوا و مطالب سایت را از راه دور فراهم می آورند.
در واقع یکی از ویژگی هایی که باعث محبوبیت CMS ها شده است، محیط نوشتاری و مکانیسم ساده جهت وارد نمودن محتوای سایت و نگهداری ساده وب سایت می باشد.
عنصر CDA، این اطلاعات را کامپایل نموده و از آن ها جهت آپدیت وب سایت استفاده می نماید.
صفحات مختلف و مطالب مرتبطی که وارد می شوند، در هسته مرکزی CMS ذخیره می شوند. تمام مطالب و تنظیمات مرتبط با هر صفحه در CMS ذخیره می شوند.
ذخیره سازی تمامی اطلاعات در یک هسته مرکزی، باعث ایجاد ویژگی های کاربردی زیر می گردد:
هنگامی که صفحه ای ایجاد می شود، بصورت اتوماتیک صفحه به قسمت مدیریت وارد ارسال می شود و مدیر مربوطه می بایست آن را تایید نماید. سپس به تیم بررسی برای بازنگری نهایی ارسال شده و سرانجام پس از بازبینی نهایی و انجام اصلاحات در سایت منتشر می گردد.
با بکارگیری سیستم مدیریت محتوی، CMS مراحل فوق را بصورت اتوماتیک مدیریت نموده و قسمت های مختلف را به اشخاص مربوطه ارسال میکند.
در واقع با این کار، امکان مدیریت سایت توسط افراد بیشتری، به راحتی فراهم شده و در نتیجه آن، نظارت دقیق روی کیفیت، صحت و پایداری اطلاعات صورت خواهد گرفت.
پس از آماده شدن و تایید نهایی محتوا، زمان انتشار است.
سیستم مدیریت محتوا، شامل موتورهای انتشار بسیار قوی بوده که باعث می شود هنگام انتشار مطالب در سایت، لایه ها و ظاهر صفحات سایت را مدیریت نمایید.
با توجه به متعدد بودن طراحی ها، CMS امکان ایجاد و تغییر ظاهر صفحات سایت را به راحتی مطابق سلیقه شما فراهم میکند. در واقع شما تصمیم میگیرید که کدام مطلب در کدام بخش سایت به نمایش گذاشته شود.
در نتیجه CMS، بصورت کاملا اتوماتیک انتشار مطالب را در سایت به عهده گرفته و کافی است شما تنها روی مطالب سایت تمرکز کرده و سپس مطالب را در جایگاه خود در سایت بارگذاری خواهید نمود.
سیستم مدیریت محتوی، همچنین ویژگی دیگری جهت بالا بردن کیفیت و تاثیرگذاری سایت را ارائه می دهد.
بعنوان مثال، CMS امکان نمایش سایت را مرورگرهای (browser) متفاوت را پشتیبانی می کنند. همچنین امکان داشتن سایت پویا (Dynamic) را فراهم میکنند.
ویژگی های سیستم های مدیریت محتوا بسیار وسیع بوده و اکثرا این سیستم ها شامل ویژگی های زیر می باشند :
در ادامه توضیحات مختصری در مورد هر یک از ویژگی های فوق آورده شده است :
ویژگی انتشار مبتنی بر وب، قالب ها و یا مجموعه ای از قالب هایی (Template) که توسط سازمان ارائه می شوند، را در اختیار کاربران این سازمان ها قرار می دهد. این قالب ها را می توان نمونه ای مشابه با ویزاردها (wizard) و یا ابزارهای مشابه جهت ایجاد محتوای سایت و یا اعمال تغییرات در نظر گرفت.
ویژگی مدیریت ساختار (formed management) امکان تبدیل مستندات الکترونیکی و اوراق اسکن شده را به فرمت های پر کاربرد نظیر HTML ویا PDF (portable document format) و... را فراهم می آورد.
ویژگی بازنگری و اصلاحات (control revision)، امکان به روز رسانی محتوای سایت را به ورژن های جدیدتر و نیز تغییر محتوا به ورژن های قدیمی تر فراهم می کند، همچنین این ویژگی امکان ردیابی هرگونه تغییراتی را که کابران در فایل ها ایجاد می کند و نیز لاگ ها (Log) را فراهم می کند.
استفاده از سیستم مدیریت محتوا کارایی متعدد و مزیت های بسیاری دارد. از جمله برخی از مزایا و کاربردهای CMS در شرکت ها به شرح زیر می باشد :
