آیا راه حل بهینه ای برای مدیریت پرونده های نظارتی وجود دارد؟

اگر به بخش دولتی به عنوان یک تجارت معمولی نگاه کنیم، دو طرف را خواهیم دید – ارائه دهندگان خدمات و مشتریان . بنابراین وقتی در مورد بهینه‌سازی کسب‌وکار در سازمان‌های دولتی صحبت می‌کنیم، در مورد ارائه‌دهندگان خدمات - سازمان‌های عمومی که انطباق با مقررات را تضمین می‌کنند، و مشتریان - شهروندان و نهادهای مشمول مقررات صحبت می‌کنیم. همانطور که در مشاغل، مسیر بهینه سازی اغلب از طریق عملیات نیروی کار در آژانس های نظارتی می گذرد. معمولاً با به روز رسانی سیستم مدیریت پرونده های قدیمی با نرم افزار مدیریت پرونده نظارتی ساخته شده شروع می شود.

برای شرکت هایی که در صنایع بسیار تحت نظارت فعالیت می کنند، مدیریت اطلاعات، داده ها و اسناد بخش مهمی از دستیابی به انطباق است. با این حال، مدیریت داده های سازمانی می تواند یک کار بسیار پیچیده و گیج کننده باشد. و وقتی در نظر می گیریم که بسیاری از شرکت ها هنوز به فرآیندهای دستی برای مسیریابی، تشکیل پرونده و سازماندهی اسناد حیاتی انطباق دارند، به راحتی می توان فهمید که کار مدیریت صحیح اسناد چقدر می تواند طاقت فرسا باشد.

یک راه حل برتر مدیریت انطباق می تواند به شرکت ها کمک کند تا از جریمه های فلج کننده و مسائل مربوط به مسئولیت ناشی از عدم رعایت الزامات مدیریت داده ها و فایل ها جلوگیری کنند . فناوری مدیریت انطباق مناسب می‌تواند به‌طور خودکار سیاست‌ها را اجرا کند، اسناد ایمن کند و اطمینان حاصل کند که فایل‌ها به روش‌هایی ایجاد، ذخیره، استفاده و نگهداری می‌شوند که مطابق با دستورالعمل‌های شرکت و الزامات قانونی باشد.

M-Files به عنوان یک پلتفرم مدیریت اطلاعات هوشمند نسل بعدی، راه حلی برای مدیریت انطباق ارائه می دهد که به طور چشمگیری مدیریت اسناد و مدیریت ریسک سازمانی را ساده می کند. با M-Files، شرکت ها می توانند اسناد را به راحتی مدیریت کنند، فرآیندهای حیاتی را خودکار کنند و اطلاعات را ایمن و کنترل کنند.

M-Files: روشی هوشمندانه برای مدیریت اسناد

M-Files یک پلت فرم مجهز به هوش مصنوعی است که روشی هوشمندانه برای مدیریت اسناد، محتوا و انطباق در چارچوب قانونی ارائه می دهد.

برخلاف دیگر سیستم‌های مدیریت محتوای سازمانی ، M-Files اسناد را بر اساس آنچه هستند سازمان‌دهی می‌کند تا جایی که قرار دارند. M-Files بدون توجه به جایی که آنها در یک سازمان زندگی می کنند، اتصالات را به تمام اسناد درون یک سازمان ایجاد می کند و ابرداده هایی را اختصاص می دهد که یافتن و استفاده از اسناد را آسان تر می کند. ابرداده یک رکورد ممکن است حاوی اطلاعاتی در مورد آنچه در سند است، چه کسی آن را ایجاد کرده است، به چه مشتری یا پروژه ای مربوط می شود و چه اتفاقی باید برای آن بیفتد.

در M-Files، ابرداده این امکان را برای کاربران فراهم می کند تا اطلاعات مورد نیاز خود را با تایپ چند کلمه در مورد آنچه که به دنبال آن هستند در نوار جستجوی M-Files بیابند. آنها دیگر نیازی به یادآوری نحوه نامگذاری یک فایل یا محل ذخیره آن ندارند. با M-Files، کارگران می توانند هر سند یا گروهی از اسناد را در عرض چند ثانیه پیدا کنند. فناوری مجهز به هوش مصنوعی M-Files حتی می‌تواند مخازن موجود و بایگانی‌های قدیمی را بخزد تا اسناد مربوطه را نشان دهد، محتوای آنها را تجزیه و تحلیل کند و به طور خودکار ابرداده‌هایی را اختصاص دهد که یافتن آنها را آسان می‌کند و برای همه کاربران مجاز قابل مشاهده است. به طرز چشمگیری، M-Files همه این کارها را بدون نیاز به انتقال اسناد به یک مخزن مرکزی انجام می دهد. در عوض، M-Files به اسناد بدون توجه به جایی که زندگی می کنند متصل می شود - در پوشه های شبکه، شیرپوینت، سیستم های CRM،

مدیریت اسناد برای انطباق آسان تر

رویکرد متادیتا محور M-Files برای سازماندهی اسناد، آن را به یک راه حل مدیریت انطباق ایده آل تبدیل می کند. M-Files چندین قابلیت ارائه می‌دهد که به سازمان‌ها در زمینه‌های بسیار تنظیم‌شده یا نیازمند اسناد مانند مدیریت اسناد قانونی کمک می‌کند تا انطباق را ساده کنند و در عین حال از اسناد در برابر سرقت، نقض، نشت یا قرار گرفتن در معرض ناخواسته محافظت کنند.

گردش کار خودکار

بسیاری از اسناد بخشی از گردش کار استاندارد هستند که شامل ایجاد، بررسی، ویرایش، تأیید و امضا می‌شود. اسنادی مانند قراردادهای امضا شده ممکن است به بخشی از یک گردش کاری تبدیل شوند که تضمین می کند برخی از مقررات و توافقات در قرارداد عمل می کنند. M-Files می‌تواند این گردش‌های کاری را خودکار کند تا اطمینان حاصل کند که هر مرحله از فرآیند به درستی اجرا می‌شود و اسناد و فرآیندها مطابق با دستورالعمل‌های شرکت و الزامات قانونی مدیریت می‌شوند. با استفاده از ابرداده یک سند، M-Files می تواند به طور خودکار هر سند را به مرحله بعدی در یک گردش کار هدایت کند، با طرف های مربوطه در مورد اقدامات مورد نیاز ارتباط برقرار کند، در صورت لزوم یادآوری صادر کند و هر مرحله را در طول مسیر مستند کند.

مجوزهای پویا

M-Files از مجوزهای سختگیرانه برای کنترل افرادی که به هر سندی دسترسی دارند استفاده می کند. مجوزهای دسترسی را می توان توسط کاربر، گروه، نقش و هر ویژگی ابرداده کنترل کرد.

مسیرهای حسابرسی کامل

به عنوان یک راه حل مدیریت انطباق، M-Files می تواند به راحتی برای هر سندی که نشان می دهد چه کسی به آن دسترسی داشته و چه اقداماتی با آن انجام داده است، یک مسیر حسابرسی ایجاد کند.

راه حل های مدیریت ریسک

M-Files تمام محتوای موجود در یک سازمان را نشان می دهد و نظارت عملیاتی مورد نیاز برای تعیین ریسک را فراهم می کند. M-Files شفافیت را در بین بخش‌ها فراهم می‌کند و سیلوهای اطلاعاتی را کاهش می‌دهد تا سازمان‌ها درک بهتری از اسناد تحت کنترل خود و خطراتی که ارائه می‌کنند، داشته باشند.

مدیریت پرونده چیست؟

قبل از اینکه ماژول مدیریت پرونده نظارتی Canalix را توضیح دهیم، اجازه دهید تعریف Gartner از مدیریت پرونده را مرور کنیم :

راه‌حل‌های مدیریت پرونده ، برنامه‌هایی هستند که برای پشتیبانی از فرآیند پیچیده‌ای طراحی شده‌اند که به ترکیبی از وظایف انسانی و جریان‌های کاری الکترونیکی نیاز دارد، مانند یک درخواست ورودی، یک ادعای ارسال شده، یک شکایت یا یک ادعای انتقال به دعوی. این راه حل ها از گردش کار، همکاری مدیریت، ذخیره سازی تصاویر و محتوا، تصمیم گیری ها و پردازش پرونده ها یا پرونده های الکترونیکی پشتیبانی می کنند.

Canalix یک نرم افزار مدیریت بازرسی پیشرفته است که بر ارائه راه حل های مختلف تحول دیجیتال به بخش عمومی متمرکز است. یکی از اهداف اصلی ما تغییر نحوه عملکرد نیروی کار تنظیم کننده است. که با سیستم مدیریت پرونده Canalix محقق می شود.

Canalix از یک نرم افزار مدیریت پرونده دولتی کاملاً خودکفا با مدیریت داده ها، اسناد، فرآیندها و قوانین قابل تنظیم بر روی یک پلتفرم واحد پشتیبانی می کند. فرآیند خودکار امکان امتیازدهی سریع و قابل اعتماد و دسته بندی موارد بازرسی، تجدیدنظر و شکایات را فراهم می کند. این زیرساخت دیجیتالی کارمندان را قادر می سازد تا کار خود را بهبود بخشند و تصمیمات بهتری بگیرند.

بهینه سازی هوش مصنوعی می تواند فرآیند تصمیم گیری را به نسخه بهتری از خود تبدیل کند. به عنوان مثال، با استفاده از Canalix، رگولاتورها می توانند به طور خودکار موارد را با بازرسان مطابق با موارد زیر مطابقت دهند:

تخصص ها

سطح پیچیدگی

فاصله

دسترسی

پیش گیری ها

این فرآیند بهینه‌سازی شده با هوش مصنوعی ، با تطبیق موارد با یک بازرس غیرقانونی ماهر، احتمال خطا را از بین می‌برد. استفاده از نرم افزار مدیریت پرونده نظارتی می تواند نحوه عملکرد رگولاتورها را به شدت بهبود بخشد. ارتقاها بر اساس کارایی عملیات نیروی کار و با کاهش هزینه های عملیاتی سنجیده می شوند.

شرکت راهکارهای نرم افزاری پارسان برای رفع تمامی نیازهای شما در حوزه ی نرم افزاری، سامانه یکپارچه تحت وب پارسان را خدمت شما پیشکش می دارد.

همچنین کارشناسان ما در واحد فروش، مشتاقانه آماده پاسخگویی به تمامی سوالات شما مشتریان گرامی در خصوص نحوه ی ارائه ی سیستم، عقد قرارداد و سایر موارد مرتبط هستند.