اتوماسیون اداری فرآیند تماشای جریان داده ها به خودی خود بدون هیچ گونه دخالت انسانی، عدم دقت و خطا است. این فرآیند استفاده از یک ابزار اتوماسیون برای ایجاد، جمع‌آوری، ذخیره، تجزیه و تحلیل و اشتراک‌گذاری داده‌های محرمانه اداری است که برای انجام کارها و فرآیندهای معمول روزمره به طور موثر مورد نیاز است.
فناوری تأثیر جدی بر کارهای روزمره مدیریت اداری گذاشته است. ایمیل‌ها جایگزین یادداشت‌ها شده‌اند، درایوهای مشترک از کابینت‌های بایگانی حذف شده‌اند، و بیومتریک بر مهر کردن برگه‌های زمانی کارمندان تأثیر گذاشته است. بسیاری از کسب‌وکارها فکر می‌کنند که صرفاً بدون کاغذ به نیروانای اتوماسیون اداری رسیده‌اند.
اما اتوماسیون اداری یک بازی توپ متفاوت است.
استفاده از فرم‌های آنلاین و ارسال دعوت‌نامه‌های تقویم Google ممکن است به این معنی باشد که شما کاغذ زیادی را حذف کرده‌اید، اما به این معنی نیست که شما خودکار هستید. این فقط به این معنی است که به جای فشار دادن به اطراف کاغذ، در حال فشار دادن به اطراف داده ها هستید.
نرم افزار اتوماسیون اداری چه وظایفی دارد؟
یک نرم افزار اتوماسیون اداری ایده آل:
به فضای کمتری برای ذخیره داده ها نیاز دارد
ذخیره سازی و بازیابی داده ها را ساده می کند
اطلاعات را فوراً بازیابی می کند
نیاز به حفظ اسناد را از بین می برد
هر گونه شانس برای افزونگی داده را از بین می برد
به چندین نفر اجازه دسترسی به داده ها را می دهد
احتمال خطا را کاهش می دهد
صرفه جویی در پول، صرفه جویی در زمان، و قدم به آینده
اگر فریب خورده اید و فکر می کنید دفتر شما خودکار است، وقتی واقعاً دیجیتالی شده است، زمان آن رسیده است که گردش کار خود را ارتقا دهید و به سمت اتوماسیون اداری جهش کنید.
دفاتری که خودکار می‌شوند می‌توانند مقدار زیادی در زمان و پول صرفه‌جویی کنند و به نیروی کار خود اجازه دهند روی چیزهایی تمرکز کنند که واقعاً برای شرکت ارزش دارد
5 مورد ضروری در سیستم های اتوماسیون اداری
1. طراح گردش کار آسان
ایجاد گردش کار در گذشته حوزه کدنویس های سیستم سخت افزاری بود. بنابراین، همانطور که نرم افزار گردش کار تکامل یافت، فرض کرد افرادی که از آن استفاده می کنند نیز برنامه نویس هستند.
با این حال، یک سیستم اتوماسیون اداری مدرن باید با در نظر گرفتن کاربر تجاری شروع شود، نه کدگذار.
وقتی می نشینید یک ابزار اتوماسیون اداری را آزمایش کنید، با ایجاد گردش کار خود شروع کنید. چقدر آسان است؟ آیا می توانید به طور مستقیم دنباله ای از وظایف مورد نیاز برای اتمام یک فرآیند را ایجاد کنید؟ اگر در پنج دقیقه اول نمی توانید آن را بفهمید، باید به گزینه بعدی بروید.
یک نرم افزار نباید تعیین کند که کسب و کار شما چگونه باید عملیات خود را تنظیم کند. در عوض باید به تیم های شما کمک کند تا فرآیندهای موجود را تقویت کنند.
2. سازگاری با موبایل
دفتر شما متحرک است و تمام ابزار شما نیز باید باشد. چه کارمندان از راه دور داشته باشید یا فقط بخواهید در حین انتظار پرواز چک کنید، ابزار اتوماسیون اداری که انتخاب می‌کنید باید در هنگام سفر به چین به همان راحتی روی تلفن شخصی افراد کار کند که روی رایانه شخصی در دفتر اصلی کار می‌کند.
کمپین بازاریابی شما را نمی توان یک روز به تعویق انداخت فقط به این دلیل که باید منتظر باشید تا گرگ از تعطیلات خود در ماچوپیچو برگردد.
شما باید بتوانید فرآیندهای اصلی خود را از یک ابر امن اجرا کنید و هرگز نگران این نباشید که داده های شما کجا هستند یا چه کسی از آنها محافظت می کند. اگر از ابزار اتوماسیون اداری مانند Kissflow Workflow استفاده می‌کنید ، گرگ می‌تواند از لابی هتل خود در پرو برنامه بازاریابی را با تلفن همراه خود مرور کند و قبل از اینکه با لاماها سلفی بگیرد، سرش را تکان دهد.
3. یکپارچه سازی با نرم افزارهای دیگر
نرم افزار اتوماسیون اداری تنها چیزی نیست که شما اجرا می کنید. شما پایگاه داده داخلی، یک CRM، یک ابزار اتوماسیون بازاریابی و نرم افزار مالی خود را دارید، و این فقط برای شروع است. وقتی به سیستم های زیادی متکی هستید، به ابزاری نیاز دارید که فقط خودش را نگه ندارد.
از بین همه نرم افزارهای موجود، اتوماسیون اداری باید ساده ترین باشد تا با سایر ابزارهای شما ادغام شود. اگر اینطور نیست، در انتقال داده ها از یک سیستم به سیستم دیگر گیر کرده اید.
هنگام انجام ارزیابی، ببینید نرم افزار اتوماسیون اداری چه نوع پیش ادغام هایی را ارائه می دهد یا اینکه از اتصال به ابزاری مانندZapier برای باز کردن دسترسی به هزاران ابزار دیگر ابری استفاده می کند.
4. گزارش و تجزیه و تحلیل
چگونه متوجه می شوید که اتوماسیون اداری شما نتیجه می دهد؟ شما نمی توانید عملکرد فرآیند را فقط بر اساس میزان خوشحالی تیم خود ارزیابی کنید. داده ها تصمیم گیرنده نهایی هستند و برای تجارت شما مهم است که تاریخچه یک فرآیند، سرعت آن، کیفیت نتیجه و غیره را مقایسه کنید.
استفاده از نرم افزار دیگری برای اندازه گیری داده های گردش کار شما زمان بر و غیر ضروری است. چرا یک نرم افزار واحد که با ویژگی های گزارش و تجزیه و تحلیل تعبیه شده است نداشته باشید؟ بهترین محصولات اتوماسیون اداری اکنون به عنوان بخشی از پیشنهادات اساسی خود به این ویژگی مجهز هستند.
5. گزینه های کنترل دسترسی
درست مانند محدود کردن ورود به محل کار خود، باید امتیازات دسترسی را نیز برای تمام گردش‌های کاری خود تنظیم کنید.
یک سیستم اتوماسیون گردش کار خوب این نیاز حساس را درک می کند و کنترل دسترسی را به عنوان بخشی از ویژگی های یکپارچه آن خواهد داشت. هنگام در نظر گرفتن نرم افزار اتوماسیون اداری برای کسب و کار خود، این قابلیت را نادیده نگیرید.
نرم افزار اتوماسیون اداری چه وظایفی دارد؟
یک نرم افزار اتوماسیون اداری ایده آل:
به فضای کمتری برای ذخیره داده ها نیاز دارد
ذخیره سازی و بازیابی داده ها را ساده می کند
اطلاعات را فوراً بازیابی می کند
نیاز به حفظ اسناد را از بین می برد
هر گونه شانس برای افزونگی داده را از بین می برد
به چندین نفر اجازه دسترسی به داده ها را می دهد
احتمال خطا را کاهش می دهد
صرفه جویی در پول، صرفه جویی در زمان، و قدم به آینده
اگر فریب خورده اید و فکر می کنید دفتر شما خودکار است، وقتی واقعاً دیجیتالی شده است، زمان آن رسیده است که گردش کار خود را ارتقا دهید و به سمت اتوماسیون اداری جهش کنید.
دفاتری که خودکار می‌شوند می‌توانند مقدار زیادی در زمان و پول صرفه‌جویی کنند و به نیروی کار خود اجازه دهند روی چیزهایی تمرکز کنند که واقعاً برای شرکت ارزش دارد.
شرکت راهکارهای نرم افزاری پارسان برای رفع تمامی نیازهای شما در حوزه ی نرم افزاری، سامانه یکپارچه تحت وب پارسان را خدمت شما پیشکش می دارد.
همچنین کارشناسان ما در واحد فروش، مشتاقانه آماده پاسخگویی به تمامی سوالات شما مشتریان گرامی در خصوص نحوه ی ارائه ی سیستم، عقد قرارداد و سایر موارد مرتبط هستند.
