بیایید ابتدا به تعریف مدیریت پیمان و عناصر مورد نیاز برای ایجاد، ورود و اجرای آن نگاهی بیندازیم. فرهنگ لغت تجاری، مدیریت پیمان را به شرح زیر تعریف می‌کند:
"توافق بین سرمایه گذاران یا صاحبان یک پروژه و یک شرکت مدیریتی بکار گرفته شده برای هماهنگی و نظارت بر قرارداد".
یک کسب و کار یا یک سازمان یک شرکت مدیریت را برای انجام وظایف خاص استخدام می‌کند. شرکت مدیریت برای کار، مزد و پاداش دریافت می‌کند. سازمان شما ممکن است یک شرکت مدیریتی را برای مراقبت از بازاریابی خود استخدام کند و طبق قرارداد، شرکت مدیریت، بازاریابی را از طرف شرکت شما انجام دهد و برای انجام این کار هزینه‌ای دریافت کند.
قرارداد شما ممکن است عملیاتی که شرکت انجام می‌دهد را محدود کند، اما در بیشتر موارد، قرارداد شامل تمام عملکردهای عملیاتی آن شرکت یا بخش خاص است. مزد تعیین شده برای مدیریت ممکن است بر اساس عملکرد و نتیجه کار پرداخت شود یا می‌تواند مبلغ تعیین شده ای باشد که در ابتدا مشخص شده است. ممکن است پاداش ثابت ماهانه یا درصد ثابتی از سود به شرکت ارائه شود. از سوی دیگر، شرکت ممکن است بر اساس معیارهای عملکرد خاصی که شرکت مدیریت قادر به برآورده کردن آن است، مبلغ مشخصی را پرداخت کند.
یک مدیریت پیمان همیشه از سه جزء اصلی تشکیل شده‌است. این سه بخش اولین چیزهایی هستند که باید در یک پیمان مدیریتی مشخص شوند و عبارتند از:
طولانی‌ترین و مفصل‌ترین قسمت مدیریت پیمان طبیعتاً شرایط آن است. قرارداد باید به وضوح طرف‌های درگیر و وظایفی را که به شرکت مدیریت منتقل می‌شود مشخص کند. این شامل طرح کلی قوانین و مسئولیت‌های هر دو طرف و میزانی است که هر یک از طرفین می‌تواند بر عملکردهای عملیاتی پس از شروع قرارداد تأثیر بگذارد. برای جلوگیری از سردرگمی و تعارض، باید شرایط روشن شود و وظایف و مسئولیت‌های عملیاتی به تفصیل بیان شود.
این بخش مدت زمانی را که شرکت مدیریت، مسئول شرکت یا بخش خواهد بود مشخص می‌کند. مدت زمان ممکن است از چند ماه تا چند سال متغیر باشد و ممکن است شرایط خاصی را برای مدت زمان تعیین کرده باشید. به عنوان مثال، اگر معیارهای عملکرد خاصی رعایت نشود، می‌توان قرارداد را زودتر فسخ کرد.
قرارداد مدیریت باید روش دستمزد را نیز مورد بحث قرار دهد. همانطور که در بالا ذکر شد، روش محاسبه هزینه مدیریت می‌تواند از یک درصد تعیین شده یا یک مبلغ مشخص مربوط به عملکرد متغیر باشد. برای مثال می‌تواند درصدی از کل درآمد و یا درصدی از سود ناخالص باشد.
درصد متعارف مدیریت پیمان
اکثر مدیران ساخت و ساز سه تا پنج درصد از کل هزینه پروژه را دریافت می‌کنند. برخی نیز پنج درصد کارمزد دریافت می‌کنند، اما این مقدارتا 15 درصد نیز قابل افزایش است.
موارد زیر آیتم‌هایی هستند که قبل از امضای پیمان مدیریت باید به آن‌ها توجه کنید:
توافق باید چارچوب‌های زمانی مشخصی داشته باشد. گاهی اوقات ممکن است پروژه از برنامه خارج شود و مالک باید از خود در برابر چنین اتفاقی محافظت کند.
قرارداد باید شامل جزئیات زمان شروع پروژه، برنامه زمانی که پیمانکار دنبال خواهد کرد و زمان پایان پروژه باشد. با این حال، ممکن است در مواردی که تأخیر ناشی از موارد زیر باشد، تمدید اعطا شود:
قرارداد باید شامل کلیه هزینه‌ها و خرج‌های مربوطه باشد. طرفین باید نسبت به هزینه‌های اضافی که ممکن است بخشی از توافق اولیه نبوده باشند، محتاط باشند.
به عنوان مثال، اگر هزینه کار بصورت ساعتی محاسبه شده باشد ممکن است شامل هزینه‌های اضافی برای مواردی مانند هزینه پست، فتوکپی و یا سایر موارد نباشد.
در بیشتر موارد، پیمانکار برای تامین مالی پروژه به پرداخت‌هایی که از مالک دریافت می‌کند تکیه می‌کند. بنابراین، قرارداد باید مشخص کند که پیمانکار چه زمانی و چگونه پرداخت خود را دریافت می‌کند تا جریان نقدینگی ثابت را تسهیل کند تا بتواند پروژه را در زمان مقرر به پایان برساند. یک قرارداد معمولی مالک را ملزم به پرداخت اولیه قبل از شروع ساخت می‌کند.
پس از آن، از پیمانکار انتظار می‌رود که پس از مشخص کردن میزان کار انجام شده در طول چرخه، درخواستی را به طور منظم ارائه کند.
در قرارداد باید مشخص شود که آیا جریمه‌هایی برای تاخیر در پرداخت وجود دارد یا خیر. اگر مجازاتی وجود داشته باشد، باید معقول باشد، در غیر این صورت اگر بعداً اختلافاتی ایجاد شود ممکن است دادگاه‌ها آن را تشخیص ندهند.
اگر به نظر نمی‌رسد که بتوانید با شرایط خاصی موافقت کنید، اما مجبور هستید فوراً کار را شروع کنید. اطمینان حاصل کنید که هر توافقی که امضا می‌کنید نمی‌تواند به عنوان یک توافق دائمی اجرا شود. شما می‌توانید یک قرارداد موقت امضا کنید که فقط تا زمانی که هر دو طرف نتوانند در مورد یک قرارداد دائمی به توافق برسند، قابل اجرا خواهد بود.
مهم نیست که روابط عمومی شما چقدر خوب است یا چقدر مراقب رفتارهای خود هستید؛ وجود اختلاف نظر یک امر طبیعی است و به وجود می‌آید. اکثر قراردادها معمولاً شامل یک شرط داوری هستند. این بند به این معنی است که هر اختلافی که ایجاد می‌شود باید از طریق داوری حل شود نه در دادگاه. در نتیجه، امضای چنین قراردادی به این معنی است که شما از حق خود برای مراجعه به دادگاه چشم پوشی می‌کنید.
اکثر قراردادها شامل بند ضمانت هستند. بندی که نوع عیوب پیمانکار، تعهدات نگهداری مالک، طول دوره ضمانت و نحوه رفع نقص‌ها توسط پیمانکار را شرح می‌دهد. برخی از قراردادها همچنین شامل محدودیت یا چشم پوشی از ضمانت‌ها نیز هستند.
هر دو طرف باید توافق کنند که در صورت بروز اختلاف به دادگاه چه کسی باید هزینه‌های وکالت را بر عهده بگیرد. در برخی از قراردادها، برنده ممکن است هزینه‌های وکالت را بازپس نگیرد. مگر اینکه شرط خاصی در قرارداد وجود داشته باشد که این امر را پیش بینی کرده باشد.
