تا پایان سال 1401 برای ارسال صورتحساب های مشتریان سازمانی نیاز بود از فرمت صورتحساب رسمی ده ستونی که سازمان امور مالیاتی مصوب کرده بود؛ استفاده گردد. روند کار این گونه بود تا پایان هر فصل مطابق با قواعد کسب و کار مستندات بین شرکت ها رد و بدل می شد. صورتحساب ها باید پرفراژ شده شماره گذاری می شدند و در پایان توسط شرکت ها مهر و امضا می شدند. مشتریان نیز صورتحساب را مهر و امضا می کردند و برای فروشندگان ارسال می کردند. در انتهای هر فصل نیز سازمان امور مالیاتی طبق دو اظهار نامه ارزش افزوده و گزارش فصلی مبالغ خرید و فروش و میزان ارزش افزوده شرکت ها را دریافت می نمود و در زمان رسیدگی صحت سنجی اطلاعات را انجام می داد. سازمان امور مالیاتی نیز بر اساس مبلغ خالص ارزش افزوده ای که سهم آن سازمان می شد، از شرکت ها طلب ارزش افزوده می نمود.
از ابتدای سال 1402 برای ارسال اطلاعات به سازمان امور مالیاتی باید صورتحساب های شما از طریق سامانه مؤدیان برای خریدارن ارسال گرددند، از این رو برای اینکه مشخص شود، اطلاعات توسط شرکت شما ارسال شده، سازمان امور مالیاتی در قدم اول از مؤدیان خواسته که به دفاتر اسناد رسمی مراجعه کنند تا بجای اینکه طرفین پایین هر صورتحساب را مهر بزنند، یکبار به شکل رسمی کلید خصوصی دریافت نمایند که بیانگر مهر سازمانی شماست. این کلید از یکسری حروف تشکیل شده که به ازاء هر شرکت منحصر به فرد می باشد. پس کلید خصوصی حکم همان مهر و امضای سازمان شما را دارد و هر صورتحسابی که شما از طریق سامانه مؤدیان ارسال می کنید به صورت دیجیتالی امضا شده است .
برای اینکه مسیر ارسال اطلاعات صورتحساب ها دقیق تر شود، سازمان از شما می خواهد مسیر ارسال اطلاعات را مشخص کنید. باید مشخص شود مسئولیت ارسال اطلاعات به سامانه مؤدیان به عهده شرکت شماست یا شرکت های معتمد!
تبصره: در نظر داشته باشید تنها معتمدهای نوع 1 اجازه ارسال اطلاعات دارند و ارسال اطلاعات توسط معتمدهای رتبه 2 به بعد با کمک نرم افزار واسط سامانه مؤدیان انجام می شود و مسئولیت ارسال اطلاعات به عهده خود شماست.
کلید سخت افزاری دریافت کنیم یا کلید نرم افزاری؟
زمانی که شما کلید سخت افزاری یا دانگل دریافت می کنید، ارسال اطلاعات منوط به متصل بودن دانگل به کامپیوتر شماست. در صورت عدم اتصال دانگل به کامپیوتر مربوطه، ارسال اطلاعات انجام نمی شود.
اگر از کلید نرم افزاری استفاده می کنید باید در نظر داشته باشید هر کسی به سیستم اطلاعاتی شما دسترسی داشته باشد می تواند ارسال اطلاعات را (مشروط به رعایت قواعد شرکت نرم افزاری) انجام دهد. از این رو زمانی که بک آپ سیستم خود را در اختیار دیگران قرار می دهید، به این نکته نیز توجه داشته باشید که می تواند از طرف شما ارسال صورتحساب را انجام دهد.
برای کسب اطلاعات بیشتر می توانید مقاله من را با عنوان همه چیز راجع به سامانه مؤدیان در این بخش مطالعه نمایید.
