یکی از نیازهای غیر قابل انکار سازمان ها استفاده از زیر ساخت های نرم افزاری و سخت افزاری مطمئن جهت گردش اطلاعات است. گاهی انتخاب ها به شکل سلیقه ای است که چنین ارزیابی شکل تجربی به خود می گیرد و کاربران کمتر علاقه مند به آشنایی با راهکارهای جدید می باشند. اما کاربرانی که به دنبال انتخاب های بهینه و ارزیابی محصولات نرم افزاری جدید هستند، دایما در حال پایش بازار می باشند. آن چیزی که سال ها طی سالها پیاده سازی ERPهای ایرانی به آن رسیده ایم بر میگردد به تجربه مثبت در استفاده از نرم افزار یکپارچه و میزان کیفیت خدمات پشتیبانی تیم ارایه دهنده خدمات. در این مقاله قصد داریم به معیارهای ارزیابی از نظرگاه تجارب جهانی در استفاده از سیستم های ERP بپردازیم. برخی از مهمترین شاخص های مورد پایش قرار گرفته به شرح زیر است؛
انعطاف: از دید کاربران انعطاف پذیری نرم افزار به قابلیت پیاده سازی رویه های مورد انتظار سازمان کارفرما(گردش اسناد) در سیستم اطلاعاتی باز می گردد. هر چه بلوغ سازمان بیشتر باشد، استاندارد سازی و رویه های آن نیز متفاوت می شود. با گذشت زمان و کسب تجارب جدید رویه ها و کنترل ها نیز تغییر پیدا می کند و این تغییرات باید در سیستم یکپارچه مورد استفاده در سازمان نیز جاری شود؛
بومی سازی: بومی سازی یا سفارشی سازی در بخش های پایگاه داده، ظاهر نرم افزار و فرم های چاپی و رویه ها مورد ارزیابی قرار می گیرد. اگر خواستید نرم افزاری را از خواستگاه بومی سازی ارزیابی کنید، حتما این چهار بعد را در نظر بگیرید؛
به روز رسانی دوره ای: نرم افزار های ERP مانند موجودات زنده هستند. در شرکت هايی که به صورت مداوم اقدام به ارایه نسخه های به روز نرم افزاری می کنند، تیم محصول دایما در حال بهبود ایده های پیاده سازی شده در نرم افزار است و متناسب با اهداف کسب و کار زمینه تغییرات نیز در زیر ساخت نرم افزاری شکل می گیرد؛
کاربری آسان(User Friend بودن نرم افزار): هر چه نرم افزار کاربر پسند تر باشد و کاربران کمتر با چالش های یادگیری مواجه باشند، هزینه استقرار نرم افزار بیشتر کاهش می یابد.
قابلیت توسعه پذیر بودن: این موضوع کاملا وابسته به افق تجاری سازمان شما باز میگردد. چنانچه در دورنمای سازمان خود توسعه را می بینید، ابزاری را انتخاب کنید که همپای رشد سازمانی شما، قابلیت های آن توسعه می یابد. برخی از نرم افزارهای تنها برای سطح کوچک طراحی شده اند و گاها مانع از توسعه در شبکه سازی سازمان شما می شوند.
امنیت: حیاتی ترین اطلاعات سازمان شما در نرم افزار ERP شما نگهداری می شود. از این رو اولا ورود به محیط نرم افزار و دوما توانمندی طبقه بندی اطلاعات از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است.
تجربه پیاده سازی: این موضوع از آن جهت حائز اهمیت است که هر چه نرم افزار شما، بیشتر نصب شده باشد و کاربران از آن رضایت خاطر بیشتری داشته باشند، آن نرم افزار مشکلات آن کمتر می باشد.
توسعه فنی: تهیه سیستم اطلاعاتی که تکنولوژی به کار رفته در آن با زیر ساخت های روز هماهنگ نیست اتلاف منابع است.
بهره مندی از مشاوران و تیم های پیاده سازی با تجربه: همان قدر که تهیه سیستم اطلاعاتی مناسب اهمیت دارد، تیمی که قرار است پیاده سازی آن سیستم را بر عهده بگیرد نیز اهمیت دارد. درک خواسته های کارفرما و پیاده سازی آن در نرم افزار موضوعی است که از آن غفلت می شود و این موضوع خود یکی از دلایل شکست پیاده سازی پروژه های نرم افزاری می باشد.
ساختار پشتیبانی جهت حل مشکلات: زمان ارایه خدمات پشتیبانی، خدمات تدوین شده برای مشتریان در قرارداد پشتیبانی و ... از موضوعات مهمی است که در زمان انعقاد قرارداد پشتیبانی دارای اهمیت می باشد.
