در این نوشتار سعی داریم که انواع خریدهای سازمانی را به لحاظ ماهیت اقلام تهیه شده برای سازمان مورد ارزیابی قرار دهیم. به شکل کلی اقلامی که خریداری می شود در یکی از سه دسته زیر قرار میگیرند:
خرید اقلامی که موجودی کالا به آن ها اطلاق می شود؛
خرید اقلامی که دارایی به آن ها اطلاق می شود؛
خرید اقلامی که مستقیما هزینه می شوند؛
در این نوشتار سعی داریم که انواع خریدهای سازمانی را به لحاظ ماهیت اقلام تهیه شده برای سازمان مورد ارزیابی قرار دهیم. به شکل کلی اقلامی که خریداری می شود در یکی از سه دسته زیر قرار میگیرند:
خرید اقلامی که موجودی کالا به آن ها اطلاق می شود؛
خرید اقلامی که دارایی به آن ها اطلاق می شود؛
خرید اقلامی که مستقیما هزینه می شوند؛
دسته اول؛ خرید اقلامی که موجودی کالا به آن ها اطلاق می شود. فارغ از اینکه شیوه خرید به چه صورت است خرید اینگونه اقلام با عنوان موجودی کالای نگهداری می شود. زمانی که می گوییم موجودی کالا یعنی کالای مورد نظر غالبا به قصد خرید و فروش و گاها مصارف درون سازمانی تهیه می شود. در این حالت در ترازنامه از حساب های مرتبط با بخش دارایی جاری به عنوان بدهکار استفاده می شود. چنانچه کالا فروش رود، بهای تمام شده کالای فروش رفته (از حساب های سود و زیانی )بدهکار می شود و چنانچه تغییری نداشته باشد در همان حساب ترازنامه ای باقی می ماند.
دسته دوم؛ اقلامی را که خریداری کرده ایم فارغ از مشهود یا نامشهود بودن آن به قصد بهره برداری سازمانی خریداری کرده ایم. منافع این اقلام برای بیش از یک دوره مالی قابل بهره برداری است. در این حالت در ترازنامه از حساب های مرتبط با بخش دارایی های بلندمدت به عنوان بدهکار استفاده می شود. به مرور با مستهلک شدن دارایی هزینه استهلاک به حساب سود و زیان دوره انتقال داده می شود.
دسته سوم؛ اقلامی که نه موجودی کالاست و نه دارایی. همان لحظه که خریداری می کنیم هزینه می شود. مثلا کاغذ، لوازم التحریر، قند، چای و... که همان لحظه مصرف می شود.در این حالت خرید انجام شده مستقیما وارد حساب های سود و زیانی می شود.
- زمانی که یک کالا خریداری می شود و قرار است با عنوان موجودی کالا رسید شود سیستم انبار این مهم را انجام می دهد. در صورت مصرف شدن آن کالا با صدور سند حواله در سیستم انبار هزینه در سرفصل مرتبط با آن شناسایی می شود.
- زمانی که یک کالا خریداری می شود و قرار است با عنون دارایی بلند مدت (ثابت)شناسایی شود سیستم دارایی ثابت این مهم را انجام می دهد.
نکته: گاهی روند کنترل داخلی شرکت ها به گونه ای است که ابتدا کالای خریداری شده وارد انبار می شود(از طریق سیستم انبار رسید می شود)، سپس با سند تحویل دارایی ثابت به سیستم دارایی ثابت منتقل شده و با سند رسید از انبار در سیستم دارایی ثابت اقدام به بهره برداری می شود.
- زمانی که یک کالا خریداری می شود و وارد انبار نمی شود و مستقیما به مراکز هزینه ارسال می شود از سیستم حسابداری یا خزانه و گاها سیستم خرید استفاده می شود. به این نوع خرید در نرم افزار تدارکات برهان خرید مستقیم اطلاق می گردد.
و در پایان اگر بخواهیم از راهکاری استفاده نماییم که تمامی خریدها از درگاه مشخصی وارد سازمان شوند، یک سیستم خرید(تامین و تدارکات) جامع و کامل می تواند این مهم را انجام دهد. حال این خرید داخلی باشد یا خارجی؛کالا باشد یا خدمات...
