در ارتباط با بهای تمام شده و آشنایی با نحوه محاسبات آن سه برداشت بسیار مرسوم است. بهای تمام شده کالای ساخته شده (ب ت ک س)، بهای تمام شده کالای خریداری شده (ب ت ک خ) و بهای تمام شده کالای فروش رفته (ب ت ک ف). مفاهیم عنوان شده هر کدام به شکل کاربردی اما متمایز از یکدیگرند. قیمت (بهای)تمام شده کالای ساخته شده در شرکت های تولیدی، قیمت(بهای) تمام شده کالای خریداری شده در شرکت های بازرگانی و یا تولیدی و قیمت(بهای) تمام شده کالای فروش رفته نیز توامان در شرکت های تولیدی و بازرگانی مورد استفاده قرار میگیرند. از نظر جایگاه گزارشی نیز جایگاه دو مفهوم بهای تمام شده کالای ساخته شده و خریداری شده (عموما) در بخش حساب های ترازنامه ای و مفهوم قیمت تمام شده کالای فروش رفته در بخش گزارشات سود و زیانی منعکس می گردد.
هر کدام از سه مفهوم به کار رفته دارای استانداردها و اما و اگرهای منحصر به خود می باشند. در این نوشتار به شکل خلاصه می خواهیم کاربرد هر یک را به شکل ساده و قابل فهم بیان کنیم.
قیمت تمام شده کالای خریداری شده: به مجموعه هزینه هایی که یک کسب و کار برای خرید و دریافت کالا در سازمان خود پرداخت میکند و در دسته هزینه های مرتبط با خرید اطلاق می گردد. شیوه محاسبه و استانداردهای مرتبط با قیمت تمام شده هر کالای خریداری شده در فرآیند خریدهای داخل از کشور و خارج از کشور با یکدیگر متفاوت است. در خریدهای داخلی پارامترهایی مثل کرایه حمل، تخفیفات تجاری و... روی قیمت تمام شده کالای خریداری شده اثر گذارند و در خریدهای خارجی تعداد پارامترهای موثر بیشتر می شوند و شکل تخصیص هزینه رویکردهای متفاوتی به خود می گیرد و پارامترهایی مثل هزینه ثبت سفارش، هزینه حقوق و عوارض گمرکی، هزینه بارنامه و... که عمدتا با عنوان هزینه های ثبت سفارش نیز شناخته می شوند و معمولا شکل ارزی نیز به خود میگیرند تعیین کننده می شوند. محاسبات این بخش اگر قرار باشد شکل نرم افزاری به خود بگیرد معمولا در نرم افزار انبار و یا خرید و تدارکات انجام می شود. خریدهای انجام شده نیز باید هر سه ماه یکبار به سازمان امور مالیاتی و تحت عنوان گزارشات ماده 169 اعلام می شود.
قیمت تمام شده کالای ساخته شده: این مفهوم در شرکت های تولیدی معنا پیدا می کند. بهای تمام شده کالای ساخته شده شامل تمامی کوشش هایی می شود که برای ساخت یک کالا در نظر گرفته شده است. معمولا هزینه های تولیدی در سه دسته کلی مواد، دستمزد و سربار دسته بندی می شوند و بر اساس شیوه های تسهیم و تخصیص دوایر اقدام به تسهیم هزینه برای هر قلم کالای تولیدی می شود. این اتفاق اگر قرار باشد شکل سیستماتیک به خود بگیرد در نرم افزار قیمت تمام شده پیاده سازی می شود که خود نیز می تواند شامل شیوه های گوناگون در هزینه یابی و محاسبات قیمت تمام شده گردد. معمولا شرکت ها برای اخذ تصمیمات سریع و واکنش های به موقع اقدام به محاسبه بهای تمام شده کالایی که قرار است ساخته شود به صورت پیش بینی وار می نمایند که این بخش قالبا در سیستم قیمت تمام شده و با عنوان محاسبات استاندارد انجام می شود.
قیمت تمام شده کالای فروش رفته: این مفهوم در شرکت های بازرگانی و تولیدی معنا پیدا می کند. در شرکتهای بازرگانی فرض بر آن است که قرار نیست پردازشی روی کالا انجام شود و بازرگان تنها اقدام به خرید و فروش کالای خریداری شده میکند. اما در شرکتهای تولیدی ساخت کالا اتفاق می افتد و تولید کننده بعد از پردازش روی کالا و تغییر ماهیت روی کالا اقدام به فروش آن میکند. حال اگر از کالایی که تولیدات آن انجام شده، از ابتدای سال نیز موجودی وجود داشته باشد یا مقداری از فروش انجام شده در سنوات قبل توسط مشتریان عودت داده شود، مبلغ کالایی که فروش رفته متناسب با شیوه قیمت گذاری(میانگین، فایفو، شناسایی ویژه و...) نسبت به قیمت تمام شده کالای ساخته شده تغییر پیدا می کند. محاسبات مرتبط با این بخش نیز در نرم افزار انبار انجام می شود که خود می تواند دارای استثنائات گوناگون باشد. با فرض اینکه شیوه قیمت گذاری مثلا میانگین باشد و سازمان شما دارای شبکه تامین، توزیع و فروش سراسری باشد، محاسبات کاردکس ریالی کالا می تواند به تفکیک هر انبار، یا هر منطقه(شعبه)یا در سطح سازمان انجام شود.
