زمانی که خرید شکل سازمانی به خود می گیرد، افراد متفاوتی در زنجیره تامین و تهیه کالا تصمیم گیر هستند و هر چه چرخه این مراحل به پیش می رود، اهمیت رد یا تایید در مراحل تصمیم گیری بیشتر می شد.
معمولا شرکت های تولید کننده سیستم های یکپارچه جهت پوشش همه جانبه فرآیند تامین ، دو چارچوب متفاوت تدارکات (تامین/خرید/سفارشات)داخلی و تدارکات (تامین/خرید/سفارشات)خارجی را به دلیل پیچیدگی ها موجود در این سیستم ها از یکدیگر تفکیک نموده اند.
هدف سیستم تامین و تدارکات نگهداری سابقه خرید از مرحله درخواست خرید(یا حتی درخواست کالا) تا تحویل کالا به درخواست کننده خرید است، به گونه ای که اطلاعات مهم و اثرگذار بر روی کالا نگهداری شود.
مهم ترین فرم هایی که در سیستم تدارکات داخلی معمولا بین همه سیستم ها مشترک می باشند شامل درخواست خرید، ثبت سفارش خرید، فاکتور خرید، ثبت برگ ارسال، ثبت استعلام و دستور خرید، برگشت کالای نامنطبق و... می باشد.
مرحله ثبت درخواست خرید در هر شرکتی می تواند مبانی متعدد مثل: شارژ موجودی انبار(بر اساس نقطه حداقل موجودی با نقطه بهینه)، درخواست کالا از انبار ، دستور تولید، برنامه تولید، خرید های دوره ای یا نیاز یک واحد سازمانی باشد.
از زمانی که درخواست خرید اعلام می شود تا زمانی که مدیران متفاوت درخواست را تایید می کنند نظرات تصمیم گیرندگان متفاوتی لحاظ می شود تا آنکه تصمیم به خرید گرفته شود. کم یا زیاد شدن مقدار مورد نیاز، تغییر در کالای درخواستی، لغو کردن مقدار درخواست شده از مواردی است که تا پیش از مرحله تصمیم به خرید، تصمیم گیران با آن سرو کار دارند.
بعد از آنکه درخواست، نهایی شد باید راجع به شیوه تهیه آن تصمیم گیری شود. اینکه کالای مورد نظر دارای چند منبع (سورس داخلی یا خارجی) تامین می باشد یا اینکه نیاز به استعلام و یا مناقصه وجود دارد یا خیر، مبحثی است که در آغاز مرحله سفارش گذاری توسط واحد خرید و بازرگانی تعیین تکلیف می گردد.
بعد از خرید کالا، نیاز است کالای مورد نظر مستقیما به درخواست دهنده تحویل شود یا اینکه کالای تهیه شده ابتدا به انبار ارایه می شود و فرد درخواست دهنده کالا را انبار تحویل بگیرد.
محاسبه زمان پاسخگویی سازمان به درخواست تامین کالا، ارزیابی تامین کنندگان، نگهداری سوابق استعلام، محاسبه زمان کالا(سفارش) در راه و... از جمله مواردی است که توسط سیستم تامین و تدارکات داخلی پاسخ داده می شود. در نوشتاری دیگر در ارتباط با سیستم خرید خارجی صحبت می کنیم.
