برای اعمال کنترل های موثر روی مدیریت موجودی کالاهای سازمان، به کمک ثبت و ضبط مقادیر موجودی کالا (ثبت هر گونه ورود و خروج کالا روی دفاتر گردش کالا یا با کمک نرم افزار انبار) و سوابق درج شده در حسابداری انبار، میزان موجودی کالا را را به شکل دقیق نگهداری کنید. شاید در نظر اول این موضوع با اهمیت نباشد ولی بدین طریق شما این امکان را دارید که ارزش دارایی های شرکت را همواره در در سطح قابل قبولی نگه دارید و تصمیمات موثری را برای خرید های به موقع بگیرید. در ادامه شش نکته مهم برای بهبود مدیریت کنترل موجودی کالاهای انبار بیان شده است.
سطح موجودی کالا را به شکل بهینه حفظ کنید
مدیریت موجودی کالاهای انبار همواره با سه اهرم اساسی در ارتباط است: هزینه نگهداری و مدیریت موجودی کالاهای موجود در انبار، هزینه سفارش گذاری و تامین کالا برای پر کردن ظرفیت انبار ها و تغذیه به موقع خطوط تولید و مدیریت سرمایه در گردش که عدم توجه صحیح به آن نقدینگی در گردش سازمان را با مشکل مواجه میکند؛ از این رو حفظ موجودی هر کالا در سطح بهینه از اهمیت وافری برخورد است. بهتر است از ذخیره بیش از حد موجودی کالا خودداری کنید، به خصوص اگر یک کسب و کار کوچک دارید، زیرا این امر می تواند، توان سازمان شما را در مواجهه با سایر مسایل روزمره با مشکل مواجه کند و به طور بالقوه بر کیفیت سهام شما تأثیر بگذارد. ضمن آنکه ایجاد کالای راکد خود منجر به ایجاد مشکلات دیگری می شود.
با این حال، پایین نگه داشتن سطح موجودی میتواند عملیات تجاری را مختل کند، بنابراین بهتر است یک نظام سفارش دهی بهینه را برای مدیریت موجودی کالاهای انبار خود پیاده‌سازی کنید؛ برای مدیریت بهینه این موضوع حتما از مدل هایی استفاده کنید که تورم را نیز در نظر گرفته اند.
یک مدیر برای کنترل موجودی انبارها استخدام کنید
استخدام یک مدیر اختصاصی برای کنترل موجودی یا واگذاری این کار به یک فرد خاص، یکی از راه‌های بهبود مدیریت موجودی کالاها انبار است. مدیر یا شخص تخصیص یافته مسئول تمام امور مربوط به کالاهاست، چه کالاهایی که وجود دارند(موجودی کالا)، چه کالاهایی که طی مرحله سفارش گذاری قرار است وارد انبار شوند یا عودت داده شوند (کالای در راه)و چه کالاهایی که قرار است به مشتریان(کالاهای رزرو شده) تحویل داده شوند. این شخص به شکل روزانه و دوره ای با بهره گیری از گزارشات کنترلی وظیفه دارد ضمن مدیریت موجودی کالاها، در ارتباط با جانمایی کالاها در انبارهای سازمان بهینه ترین تصمیمات را بگیرد. برخی از گزارشاتی که در چنین سطحی بسیار استفاده می شود؛ گزارش کاردکس کالا(کارت گردش کالا در انبار)، ، گزارش وضعیت رسید موقت های انبار، گزارش حواله فروش های بارگیری نشده، گزارش کنترل وضعیت موجودی و ...
یک سامانه جامع انبار برای مدیریت کالاهای انبار پیاده سازی کنید
اکثر کسب و کارهای موفق سیستم ردیابی موجودی کالاهای سازمان را با عنوان نرم افزار مدیریت انبار با موفقیت پیاده سازی کرده اند که به آنها امکان می دهد زمان های چرخش هر کالا را به طور دقیق پیگیری کنند(گزارش شاخص ITR جز این گزارشات است). سیستم های ردیابی موجودی کالا می توانند در طیف گسترده ای از فرآیند های سازمانی در چرخه های خرید، چرخه تولید، چرخه شناسایی ضایعات، چرخه مبادلات با پیمانکارها و...
باکمک برنامه‌های کامپیوتری آماده یا سفارشی سازی شده ارائه شوند. با ایجاد یک سیستم ردیابی موجودی، می توانید سطوح بهره وری کسب و کار خود را سازماندهی و مدیریت کنید و عملیات مرتبط با هر چرخه ها در مراکز توزیع یا انبار های مرتبط را مدیریت کنید.
تعامل با تامین کنندگان را بهبود دهید
راه دیگری که برای بهبود مدیریت موجودی کالاهای سازمان انجام می شود، درخواست کمک از تامین کنندگان است. لیست کالاهایی که توسط تأمین‌کنندگان ارایه می‌شود، میتواند به فروشندگان اجازه دهد به موجودی های توزیع‌کنندگان دسترسی داشته باشند و اجازه می‌دهد هر زمان که لازم باشد سفارش‌های خرید توسط این تأمین‌کنندگان ایجاد شود. سازمان‌هایی که دارای شبکه توزیع فشرده هستند، می‌توانند با حذف خطاهای احتمالی در ورود داده‌ها به منظور ساده‌سازی زمان‌بندی هر گونه سفارش خرید، از کنترل موجودی مدیریت شده توسط تأمین‌کننده بهره ببرند.
به شکل دوره ای فرآیندها را بازبینی کنید
اطمینان از اینکه موجودی های دریافتی به طور موثر پردازش می شود ممکن است به نظر عقل سلیم باشد - اما آیا کسب و کار شما رویه استانداردی دارد که همه کارمندان از آن پیروی می کنند؟ یا اینکه هر یک از کارکنان روش متفاوتی را در دریافت و پردازش موجودی دارند؟ هر گونه اختلاف کوچک در این فرآیند می تواند منجر به سردرگمی در آینده شود، زمانی که سفارشات خرید شما با داده های شما مطابقت ندارد. اطمینان حاصل کنید که یک روش استاندارد در محل دارید و اطمینان حاصل کنید که تمام اقلام به شکل دقیق بررسی شده اند.
تجزیه و تحلیل عملکرد تامین کننده
یک تامین کننده نامعتبر و ناسازگار می تواند مشکلات عدیده ای را برای گردش کالاهای شما ایجاد کند. بنابراین، اگر تأمین‌کننده‌ای دارید که اغلب تأخیر میکند یا کمتر تحویل می‌دهد یا کیفیت کالاها پایین‌تر از حد استاندارد است، مهم است که با آنها تماس بگیرید تا در مورد این مسائل صحبت کنید. اگر نگرانی های مطرح شده به سرعت حل نشد، آماده باشید تا در صورت لزوم، تامین کنندگان را تغییر دهید. ارزیابی تامین کنندگان از بخش هایی است که معمولا توسط سیستم خرید و تدارکات مورد بررسی قرار می گیرد.
