یکی از مهم ترین کارهای که باید در ادارات انجام شود بازسازی است زیرا این روزها کارمندان به محل کار و فضای کار خود بسیار اهمیت می دهند. همچنین بازسازی بر روی بازده کار نیز موثر خواهد بود و شما می توانید در انگیزه کارکنان خود نیز اثر بگذارید. دلایل اصلی برای بازسازی چیست؟ بازسازی ساختمان اداری چه روندی دارد؟ چه زمانی برای بازسازی ادارات مناسب است؟ میزان بودجه مورد نیاز برای بازسازی چقدر خواهد بود؟
قطعا همه افراد می دانند که ساختمان های ادارای باید دارای فضای چشمگیر و زیبا باشند؛ به شکلی که به کارکنان آنجا روحیه دهد. با گذشت چندین سال در و دیوارهای ساختمان فرسوده شده و حالت کهنگی به خود می گیرند. به همین علت چنین مواردی قطعا در روحیه کارکنان اثر می گذارد و راندمان کار پایین خواهد آمد. بدین سبب بازسازی دفتر کار می تواند جزء موارد موثر در بازدهی کار کارکنان باشد. این بازسازی می تواند شامل بازسازی تجهیزات اداری ، دکوراسیون، رنگ دیوارها و... شود که هر کدام باعث ایجاد تحول در روحیه کارکنان و افزایش بازده کاری خواهند شد.
بازسازی اداری اهداف خاصی را دنبال می کند که در نهایت همه آن ها موجب رونق کسب و کار خواهند شد. این اهداف عبارتند از:
Ø ايجاد کردن حس اعتماد برای مشتری: توجه به ارباب رجوع و مشتری در اماکن اداری بسیار مهم است و باید حس رضایت و اعتماد صورت گیرد. ساختمان های ادارای باید از نظر ظاهر بسیار جذب کننده باشند تا مشتری به آن ها رجوع کند و حس رضایت مندی برای وی ایجاد گردد. هنگامی که اماکن اداری باز سازی می شوند میان ارباب رجوع و کارکنان حس اعتماد و صمیمیت ايجاد خواهد شد.
Ø جلب نظر مراجعین: از اولویت های بازسازی اداری جلب رضایت مشتری است، زیرا وجود امکانات کافی باعث دلگرمی مراجعه کننده می شود و حس رضایت وی را افزایش می دهد.
Ø ايجاد افزایش در سودآوری اداره: آیا بازسازی اداره و سودآوری اداره با هم ارتباطی دارند؟ باید پاسخ دهیم بله؛ ارتباط مستقیم بین این دو مورد وجود دارد؛ چراکه بازسازی باعث می شود راندمان کار نیز افزایش یابد. هنگام طراحی پیشنهاد می گردد که از نورپردازی و رنگ مناسب برای بازسازی کمک گرفته شود تا ذهن پرسنل دچار خستگی نشود.
Ø زیبایی اداره کار: اینکه اداره کار شما زیبایی خاصی داشته باشد، می تواند در میزان راندمان کار شما اثر بگذارد. خیلی از افراد زیبا بودن محیط کار و شرکت را مورد بی ارزشی می دانند و انجام این کار را صرف هزینه بیهوده و اتلاف وقت بیان می کنند در صورتی که این کار جزو کارهایی به حساب می آید که در روحیه کارکنان تاثیر مستقیم دارد. پیشنهاد می شود که اداره همیشه زیبایی خاص خود را داشته باشد.
نمی توان زمان خاصی برای بازسازی اداره مشخص کرد بلکه زمانی که می خواهید راندمان کار کارکنان و رضایت مشتری را افزایش دهید، اقدام به بازسازی نمایید. وقتی ساختمان از نظر ظاهر دچار فرسودگی شود شما به صراحت متوجه خواهید شد و همین مورد دلیلی برای شروع بازسازی است که اکثریت ادارات به همین علت اقدام به انجام این امر می کنند. این تغییر می تواند از بازسازی مبلمان اداری و دفتر کار آغاز گردد.
بازسازی دفتر کار یک پروژه پیچیده و کاملا زمان بر است و چالش های زیادی را باید طی کنید. مراحل کار شما باید در کم ترین زمان پایان یابد و به موقع تمام شود. به همین علت باید از یک گروه حرفه ای کمک گرفته شود تا عملیات بازسازی به خوبی اتمام برسد. از کارفرما درخواست می شود اماکن فرسوده و آسیب دیده را مشخص کند و به صورت یک لیست به پیمانکار تحویل دهد تا بازسازی طبق برنامه صورت گیرد.
ناگفته نماند که ابتدای کار باید از مجموعه مورد نظر مشورت گرفته شود تا از صرف هزینه های اضافی جلوگیری به عمل آید. پس از آنکه مشورت ها کاملا انجام شد و نقشه ها طراحی گردید، شروع تخریب مکان های آسیب دیده آغاز می شود. سپس نخاله ها را از ساختمان تخلیه خواهند کرد و بعد از آغاز بازسازی انجام خواهد شد. این مرحله قسمت مهمی است زیرا انتخاب مصالح می تواند در میزان طول عمر اداره کمک کند. به همین علت سعی کنید از مصالح باکیفیت کمک بگیرید تا بتواند اداره شما طول عمر بیشتری داشته باشد.
هرگز نمی توانیم به صورت دقیق میزان هزینه بازسازی یک اداره را مشخص کنیم، زیرا عوامل متعددی می توانند در این هزینه تاثیر گذار باشند از جمله موارد زیر:
Ø میزان حجم بازسازی
Ø میزان مصالح به کار رفته
Ø نوع مصالح استفاده می شود
Ø مساحت ساختمان
Ø در نرخ پیمان کاری موقعیت مکانی اداره اثر دارد
پس شما می توانید با مشخص کردن مواردی که بالا بیان کردیم به صورت تقریبی میزان هزینه یک بازسازی را مشخص کنید و بر این اساس آ هزینه لازم را به دست آورید.
شما باید قبل از بازسازی از شهرداری مجوز بگیرید اما دریافت این مجوز کار پيچيده و سختی نیست و به راحتی قابل انجام است. به صورت مثال موارد زیر نیازمند دریافت مجوز بوده:
Ø جابه‌جا کردن راه پله
Ø دیوارهای پارکینگ را تغییر دهید
Ø دیوار برای ساختمان اداره احداث کنید
این دریافت مجوز باید توسط کارفرما انجام شود اما گاهی اوقات شرکت های بازسازی با داشتن وکالت از سمت کارفرما از شهرداری مجوز را دریافت می کنند.
Ø فضا شلوغ نشود.
Ø رفت و آمد برای مشتری سخت نباشد.
Ø رنگ های رسمی اما جذاب استفاده کنید.
Ø بستن قرارداد
Ø محاسبه هزینه ها
Ø ترکیب نور طبیعی و مصنوعی را به کار بگیرید.
Ø داشتن برنامه ریزی دقیق
Ø رنگ های مکمل را در ترکیب رنگ ها استفاده کنید.
Ø از بهترین سازندگان برای بازسازی کمک بگیرید.
کلام پایانی
انجام بازسازی یک ساختمان می تواند با اهداف مختلفی صورت بگیرد که هر کدام به خودی خود در میزان هزینه و وقت لازم برای بازسازی اثر می گذارد. همچنین بهترین زمان برای بازسازی ادری می تواند وقتی باشد که ساختمان اداره شما فرسوده شده و خودتان از وجود این موضوع دچار دلزدگی شده اید و احساس می کنید زمان تغییر فرا رسیده است. کاهش بازده کار توسط کارکنان و کاهش تعداد مشتریان نیز می تواند شما را فرا رسیدن زمان بازسازی اداره آگاه کند. در نهایت هدف از بازسازی دکوراسیون اداری افزایش بازده و سود شرکت است و قطعا هزینه ای که می کنید ارزش این کار را دارد.
