در عصر کسبوکارهای دیجیتال، سرویسهای مخابراتی نیز به سمت بسترهای ابری سوق پیدا کردهاند. یکی از مهمترین چالشها برای سازمانها، روند «انتقال» یا «جابجایی» سرویس تلفن سنتی یا قبلی به بستر تلفن ابری است. سوالی که بسیار مطرح میشود: این فرآیند چقدر زمان میبرد؟ در این مقاله به این سوال میپردازیم: از تعریف تلفن ابری، چرا جابجایی نیاز است، مراحل انتقال، عوامل مؤثر در زمانبندی، چند بازه زمانی معمول، و نکاتی که برای تسریع این فرآیند باید بدانید.
پیش از بررسی زمان جابجایی، لازم است مفهوم سرویس تلفن ابری (Cloud Telephony) را کمی مرور کنیم.
سرویسهایی مانند خطوط تلفن یا مرکز تماس که بهجای استفاده از تجهیزات فیزیکی سنتی، بر بستر اینترنت و سرویسهای ابری ارائه میشوند، تحت عنوان «تلفن ابری» یا «مرکز تلفن ابری (Cloud PBX)» شناخته میشوند.
به بیان سادهتر، در سیستم تلفن ابری، تماسهای ورودی و خروجی، داخلیها، خطوط مختص کسبوکار و قابلیتهایی همچون تلفن گویا، صف تماس، اپلیکیشنهای موبایل/دسکتاپ، همه از طریق اینترنت و بستر سرویس ارائهدهنده مدیریت میشوند.
مزایای اصلی آن شامل کاهش هزینهها، قدرت مقیاسپذیری، دورکاری آسان، عدم نیاز به سیمکشی فیزیکی گسترده و امکان استفاده از شمارهها از هر مکان با اینترنت است.
با این حال، جابجایی به این سیستم نیز چالشهایی دارد که مهمترین آن، زمانبندی دقیقِ انتقال است. موضوع این مقاله دقیقاً به این بخش میپردازد.
قبل از اینکه به موضوع «چقدر زمان میبرد؟» برسیم، بهتر است بدانیم چرا سازمانها به سمت تلفن ابری مهاجرت میکنند:
سیستمهای سنتی ممکن است هزینههای نگهداری بالا، محدودیت در دورکاری، قطعشدن سرویسها در مواقع تغییر محل، و پیچیدگیهای فزاینده داشته باشند.
سیستم ابری امکان دسترسی از هرجا با اینترنت را میدهد، و برای شرکتهایی که شعب متعدد یا دورکاری دارند، گزینه بسیار جذابی است.
همچنین ارائهدهندگان تلفن ابری اغلب امکانات بیشتری مانند گزارشگیری، اپلیکیشن موبایل، یکپارچگی با CRM و تحلیل تماس ارائه میدهند که در سیستمهای قدیمی ممکن است وجود نداشته باشد.
علاوه بر این، جابجایی به بستر ابری میتواند به رشد سریعتر، انعطافپذیری بیشتر، و آمادهسازی شرکت برای آینده کمک کند.
با این حال، فرآیند مهاجرت نیاز به برنامهریزی، انتقال دادهها/شمارهها، تنظیمات جدید، آموزش کاربران، تست و بهینهسازی دارد. پس این سوال که «چقدر زمان میبرد؟» کاملاً منطقی است.
برای برآورد زمان دقیقتر، بهتر است بخشهای مختلف این فرآیند را بشناسیم:
ارزیابی و زیرساخت فعلی
بررسی وضعیت سیستم تلفنی فعلی، تعداد داخلیها، خطوط، شمارهها، تجهیزات سختافزاری، اپلیکیشنها، میزان استفاده، کیفیت اینترنت، شبکه و نیازمندیها. (مرحلهٔ «تحلیل وضعیت»)
انتخاب تأمینکننده و طراحی راهکار
انتخاب شرکت ارائهدهنده خدمات تلفن ابری، طراحی معماری، تعیین نقشه شمارهها، انتقال خطوط، تعریف صف تماس، تلفن گویا، اپلیکیشنها و سایر ماژولها.
آمادهسازی زیرساخت و شبکه
اطمینان از پهنای باند مناسب، کیفیت اینترنت، تنظیم شبکه داخلی، تجهیز دستگاههای کاربران (اگر نیاز باشد)، داخلیهای جدید در بستر ابری، اتصال اپلیکیشن موبایل/دسکتاپ.
انتقال شمارهها/داخلیها و آزمون
این مرحله شامل porting شمارههای فعلی (در صورت حفظ شماره)، فعالسازی داخلیها، تنظیمات صف و تلفن گویا، انجام تست تماس، آزمایش عملکرد، گزارشگیری، و حل مشکلات احتمالی.
راهاندازی کامل (Cut-over) و بهینهسازی نهایی
در این مرحله سیستم جدید فعال میشود، ممکن است به صورت موازی با سیستم قبلی اجرا شود (برای کاهش ریسک)، سپس سیستم قدیمی خاموش میشود و فعالیتها منتقل میشود. پس از راهاندازی، تستهای کیفی، آموزش کاربران، پایش عملکرد و بهینهسازی انجام میشود.
هر یک از این مراحل میتواند زمان متفاوتی بگیرد بستگی به مقیاس سازمان، پیچیدگی، زیرساخت فعلی، میزان کاربران و سطح سفارشیسازی دارد.
چندین عامل مهم میتواند مدت زمان انتقال را کوتاهتر یا بلندتر کند. برخی از این عوامل عبارتاند از:
مقیاس سازمان و تعداد کاربران/داخلیها: سازمان بزرگتر، تعداد داخلیها و خطوط بیشتر، زمان بیشتری لازم است.
پیچیدگی زیرساخت فعلی: اگر سیستم تلفنی فعلی قدیمی، پراکنده یا با تجهیزات غیراستاندارد باشد، زمان بررسی و انتقال بالا میرود.
کیفیت و پهنای باند اینترنت شبکه: چون تلفن ابری مبتنی بر اینترنت است، باید شبکه مناسب باشد؛ هر گونه ضعف، زمان نیاز به تست و بهینهسازی میطلبد.
زمینههای سفارشیسازی: مثلاً اگر تلفن گویا، صف تماس، یکپارچگی با نرمافزارهای دیگر، اپلیکیشن موبایل، گزارشگیری پیشرفته وجود داشته باشد، زمان بیشتری لازم است.
انتقال شمارهها (Porting): اگر شماره ثابت یا داخلیهای موجود بخواهند به سرویس ابری منتقل شوند، ممکن است زمانی برای هماهنگی با مخابرات یا سرویسدهنده گرفت.
تست و آموزش کاربران: برای راهاندازی موفق، کاربران باید آموزش ببینند، تستهای تماس انجام شوند و مشکلات برطرف شوند. این بخش را نباید دستکم گرفت.
استراتژی مهاجرت (فاز به فاز یا یکباره): برخی سازمانها ترجیح میدهند مهاجرت را در فازهای کوچک انجام دهند که زمان کلی ممکن است بیشتر شود اما ریسک کمتری دارد.
با در نظر داشتن این عوامل، نمیتوان یک عدد ثابت برای همه سازمانها تعیین کرد، اما میتوان بازههایی را پیشنهاد داد.
بر اساس منابع موجود در حوزه «مهاجرت به ابر»، میتوان تخمینی ارائه داد:
برای سازمانهای کوچک تا متوسط با تعداد کاربران محدود، و زیرساخت قابلقبول، ممکن است چند هفته تا ۲-۳ هفته زمان ببرد. مثلاً در مقالهای آمده که مهاجرت ابری برای کسبوکارهای کوچک تا متوسط معمولاً بین ۱ تا ۶ ماه طول میکشد.
برای سازمانهای بزرگ با تعداد زیاد داخلیها، چندین شعبه، زیرساخت قدیمی و نیاز به سفارشیسازی زیاد، ممکن است 1 تا 3 ماه و حتی بیشتر از 3 ماه طول بکشد. (مثلاً مقالهای میگوید پروژههای بزرگ ممکن است تا ۶-۱۲ ماه به طول انجامند.)
اگر استراتژی «فاز به فاز» انتخاب شود، ممکن است زمان رسمی «راهاندازی کامل» دیرتر شود، اما ریسک کمتری دارد.
برخی گزارشها نیز به این نکته اشاره میکنند که با همکاری تأمینکننده با تجربه و ابزارهای مناسب، میتوان این زمان را به «هفتهها» کاهش داد.
پس اگر بخواهم یک پیشنهاد عددی بدهم: اگر کسبوکاری با کمتر از ۵۰ داخلی باشد و اینترنت و شبکه خوبی داشته باشد، احتمالاً در 1 هفته میتواند عملیات انتقال را کامل کند. برای کسبوکارهای میانرده شاید ۲ تا ۳ هفته و برای شرکتهای بزرگ با نیازهای پیچیده 1 تا 3 ماه یا بیشتر نیاز باشد.
در ایران نیز موضوع استفاده از سرویسهای تلفن ابری بسیار مورد توجه است. برای مثال، درباره خدمات شماره ابری و خطوط تلفن ابری گفته شده است که:
«با سرویس تلفن ابری ... بدون محدودیت جغرافیایی میتوانید تماس داشته باشید و نیاز به کابلکشی نیست».
در این فضا، شرکتهایی مانند آس تل (که شما هم احتمالاً با آن کار کردهاید) نیز خدمات تلفن ابری ارائه میدهند. برای بازار ایران، عوامل زیر را نیز باید در نظر داشت:
وضعیت اینترنت و زیرساخت شبکه در محل شرکت (پهنای باند، تأخیر، قطعی) ممکن است بیشتر از کشورهای پیشرفته چالش ایجاد کند.
هماهنگی با مخابرات یا نهادهای مربوطه برای انتقال شمارههای ثابت یا داخلی ممکن است زمانبر باشد.
آموزش کاربران و تغییر ذهنیت کارکنان برای استفاده از اپلیکیشنهای جدید یا موبایل ممکن است نیاز به زمان داشته باشد.
تهیه داخلیهای جدید، تلفنهای سختافزاری تحت شبکه (در صورت نیاز) یا تعریف اپلیکیشن، باید از قبل برنامهریزی شود.
با توجه به این شرایط، پیشنهاد میشود در ایران برای انتقال تلفن ابری، زمان ۶ تا ۱۲ هفته به عنوان گام اولیه در نظر گرفته شود برای کسبوکارهای کوچک تا متوسط، و برای شرکتهای بزرگتر بازه ۳ تا ۴ ماه را در نظر داشت.
اگر قصد دارید فرآیند انتقال را سریعتر و کمریسکتر انجام دهید، نکات زیر میتوانند کمک کنند:
انتخاب تأمینکننده با تجربه و خدمات پشتیبانی خوب
تأمینکنندهای که سابقه انتقال دارد و ابزارهای اتوماتیک برای اسکن زیرساختها و تحلیل دارد، میتواند زمان زیادی صرفهجویی کند.
شروع با فاز ارزیابی دقیق و مستندسازی
هر چه وضعیت فعلی کاربران، خطوط، تجهیزات، نرمافزارها و نیازمندیها واضحتر باشد، طراحی و انتقال سریعتر انجام میشود.
اجرای آزمایشی (Pilot) برای بخش کوچکی از کاربران
اجرای فاز آزمایشی برای محدود کاربران، مشکلات احتمالی را سریعتر نشان میدهد و در مرحله اصلی انتقال ریسک را کاهش میدهد.
همزمانسازی سیستم قبلی و جدید
اگر ممکن باشد، سیستم قدیمی و جدید را به صورت موازی اجرا کنید تا زمان شکست تلفن برای کسبوکار به حداقل برسد.
آموزش کاربران و اطلاعرسانی صحیح
کاربران باید بدانند چه تغییراتی میآید، چگونه کار کنند، چه امکانات جدیدی دارند. این موضوع باعث کاهش مقاومت در برابر تغییر میشود.
پایش کیفیت بعد از راهاندازی
پس از انتقال کامل، پایش تماسها، کیفیت، گزارشگیری، بررسی بازخورد کاربران و بهینهسازی فرآیند اهمیت دارد. این مرحله نباید فراموش شود.
برنامهریزی برای حالات اضطراری و خروجی پشتیبان
پیشبینی کنید حتی پس از راهاندازی ممکن است نیاز به بازگشت موقت به سیستم قبلی باشد، یا نیاز به بازگرداندن شمارهها. داشتن برنامه پشتیبان مهم است.
جابجایی به سرویس تلفن ابری برای کسبوکارها یک گام مهم و آیندهنگرانه است. اما زمان لازم برای این انتقال به عوامل متعددی بستگی دارد: مقیاس سازمان، زیرساخت فعلی، شبکه، تعداد داخلیها، شمارهها، نیازمندیهای سفارشی و انتخاب تأمینکننده.
بهطور کلی میتوان گفت:
برای کسبوکارهای کوچک: احتمالاً 1 هفته.
برای کسبوکارهای میانه: ۲ تا ۳ هفته.
برای سازمانهای بزرگ یا با شرایط پیچیده: 1 تا 3 ماه یا بیشتر.
برای بازار ایران، با در نظر گرفتن شرایط خاص شبکه و هماهنگیها، پیشنهاد میشود برای یک انتقال بیریسک، حداقل ۶ تا ۱۲ هفته را در نظر بگیرید.
