اطلاعات ارائه شده در هر گزارش دارای ساختار مشخص است و بر اساس مخاطبان و دریافت کنندگان گزارش تنظیم میشود. تمامی مفروضات، داده ها و تحلیل ها به صورت کاملا شفاف تفکیک میشوند.
گزارش می تواند انواع مختلفی مثل گزارش روزانه یا هفتگی یا شکل های دیگری داشته باشد.
پرسش های کلیدی هر گزارش شامل گردآووری، طبقه بندی، ثبت اطلاعات و ارائه آن به فرد یا گروه به عنوان مخاطب مشخص باشد.
بدنه هر گزارش عموما شامل سه یخش است:
آنچه در قالب مقدمه میگنجد، اصل پیام و محتوای ان و همه ی آنچه در بخش پایانی گنجانده میشود.
انواع گزارش:
1) گزارش توصیفی: گزارش دهنده باید داده ها و اطلاعات و رویداد هارا عینا فهرست و تنظیم نماید.
2)گزارش تحلیلی: بسته به موضوع و مخاطب ساختار های متنوعی دارد مثلا تحلیل، سوالات و ایده هایی درباره بهبود وضع فروش یک فروشگاه و...
3)گزارش نقادانه: هدف این گزارش بررسی شیوه های مثبت و منفی یک موضوع است.به طور مثال مقایسه دو مدل علمی با یکدیگر یا گزارش نقاط قوت و ضعف یک محصول یا برند.و...
4)گزارش تجویزی: این نوع گزارش همیشه شکل تجویز و توصیه دارد. مثلا برای داشتن یک زندگی شاد چه باید کرد یا برای بهبود وضعیت اقتصاد ایران چه راهکارهایی وجود دارد.
پی نوشت: (خلاصه مدیریتی)هرچه یک گزارش حجیم تر و دقیق تر باشد احتمال اینکه تمام بخش ها خوانده شود کاهش میابد.
گزارش روزانه شخصی میتواند کاری،اخلاقی و غیره باشد. کافی است شخص یک گزارش کار صادقانه از محل کارش برای خودش بنویسد و شاخص هایی برای آن قرار دهد. مثل میزان ساعت کار مفید، میزان مفید بودن کار در چرخه زمانی،میزان ارزش افزوده، میزان رضایت از نحوه کار و میزان راه اندازه ارباب رجوع و خیلی موارد دیگر که هر کس با توجه به شرایط خودش میتواند ملاک قرار دهد.
وقتی کسی صادقانه گزارش خودش را بنویسد و انرا بررسی کند. حداقل شرایط فعلی خودش را خواهد دانست و سعی میکند عملکرد بهتری داشته باشد.که هم شامل محاسبه کنید خودتان را قبل از محاسبه شوید میشود و هم تلاش برای داشتن روز های متفاوت در پیشرفت.
صورت جلسه:
هر جلسه‌ای که برگزار میشود، دو سند اصلی دارد: یکی دستور جلسه (Agenda) و دیگری صورت جلسه (Minute of Meeting). دستور جلسه، قبل از شروع جلسه تنظیم میشود و در آن مشخص می‌کنند که در جلسه چه اتفاقاتی خواهد افتاد و چه موضوعاتی مطرح خواهد شد.
صورت جلسه، بعد از برگزاری جلسه تنظیم و تدوین میشود و گزارشی است که بیان میکند در جلسه چه گذشته و چه تصمیم‌هایی اتخاذ شده است. همیشه همه‌ی شرکت‌کنندگان در جلسه، صورت جلسه را امضا و تأیید می‌کنند. صورت جلسه به واسطه‌ی همین امضاها، ارزش استنادی پیدا میکند و حتی در موارد بسیاری، قدرت اجرایی و اعتبار قانونی هم دارد.گزارشی که بیان میکند در جلسه چه گذشته و چه تصمیم هایی گرفته شده است، صورت جلسه را دبیر جلسه تنظیم میکند ولی مسئول و پاسخگوی ان رئیس جلسه میباشد. صورت جلسه یک گزارش توصیفی است. به این مهنا که خواننده یصورت جلسه از شما انتظار دارد فقط انچه را که در جلسه رویداده است بنویسید. درنووشتن صورت جلسه هنر خنثی نوشتن یکی از ارکان های مهم است زیرا صورت جلسه یک سند توافق و گزارش خبری است و نباید هیچگونه سو و جهتی را نشان دهد.
گزارش پیشرفت کار و پروژه: وقتی شما چروژه های چند هفته ای یا چند ماهه انجام میدهید، کارفرما، مشتری یا سرپرست از شما گزارش پیشرف میخواهد، این گزارش به صورت هفتگی ماهانه و گاها فعلی نوشته میشود.
در بسیاری از پروززه ها حتی اگر از شما چنین گزارشی نمیخواهند، خودتان برای مستند سازی شخصی ان را تنظیم کنید.
درواقع شما برای هرکاری که حالت پروژه داشته باشد و دارای آغاز و پایان مشخص باشد، می توانید گزارش پیشرفت کار تنظیم کنید.
گزارش کار باید به اندازه کافی طولانی باشد که بتوان ان را در مقاطع مختلف کنترل کنیم.
همچنین به کارها و مراحل کوچکتر قابل تقسیم باشد.(بتوان برای آنها یکWBS=ساختار شکست کار) نوشت.
منبع: برداشت خلاصه ای از گزارش نویسی، سایت متمم
