به زمان‌هایی فکر کنید که بازخورد مثبت دریافت کرده‌اید. مدیران شما چه گفته‌اند یا چه کاری انجام داده‌اند؟ چه احساسی به شما دست داد؟
حالا به زمانی فکر کنید که یک بازخورد منفی دریافت کردید. آیا واژگانی که برای انتقال پیام مورد استفاده قرار گرفتند روشن و به دور از قضاوت بودند؟ آیا آن بازخورد را معنی‌دار تلقی کردید یا به خودتان گرفتید؟
بازخورد دادن به کارمندان‌تان که کوچ آنها نیز هستید می‌تواند بسیار مقتدرانه و بااهمیت باشد، ولی بسیاری از مدیران در این زمینه آموزش خاصی نمی‌بینند. از این گذشته، گستره وسیعی از موانع کوچینگ وجود دارد که می‌توانند در مسیر سر برآورند.
پنج قانون وجود دارند که می‌توانید آنها را دنبال کنید تا به بهبود مهارت‌های‌تان در زمینه بازخورد و بهبود تاثیرتان به‌عنوان یک کوچ کمک کند.
نخست، اینکه بازخورد نباید کلی باشد. به جای اینکه چیزی مثل این بگویید: «دیده‌ام که مایلی نسبت به همکارانت نقادانه رفتار کنی...» بهتر است مثال بزنید؛ مانند: «در طی جلسه ساعت سه دیروز، شما نظر «سین» را رد کردی و به نظر می‌رسید به دیدگاه او علاقه نداری؛ آیا منظورت همین بود؟»
فرض را بر این نگیرید که می‌دانید آنها چه فکر می‌کنند. سوال بپرسید، بر اقدامات قابل مشاهده تمرکز کنید، به جای شایعات به حقایق پایبند بمانید و مطمئن بشوید که بازخوردتان را به یک نتیجه خاص پیوند می‌زنید. از کلیات به دور باشید و روشن کنید که چرا رفتار مهم است.
دوم، اینکه ارائه بازخورد باید در زمان مناسب انجام شود. اگر ماه اکتبر است و یک کارمند دستاورد بزرگی داشته
یا یک مشکل رفتاری داشته، باید بدون تعلل به او بازخورد داد؛ نه اینکه تا زمان بازنگری عملکرد در ماه مارس صبر کنیم.
لازم است که آنها بدانند شما به‌عنوان مدیر و کوچ متوجه هستید که اوضاع از چه قرار است یا برای خوشحالی و همراهی کردن با آنها یا رهنمون شدن آنان برای بهبودهای سریع، صبر نکنید.
سوم، اینکه بازخورد باید منظور و تمرکز داشته باشد. هر بازخوردی که ارائه می‌دهید باید بر کمک به کارمندان در بهبود، رشد یا پیشرفت متمرکز باشد. پیش از آنکه پیشنهادها یا انتقاد سازنده‌تان را مطرح کنید از خودتان بپرسید که این اطلاعات چه منظوری دارد؟ آیا در اینجا این مرتبط و سازگار است؟ آیا می‌تواند باعث ایجاد تمایز در عملکرد یا توانایی‌شان شود تا بتوانند به اهداف‌شان دست یابند؟
با پاسخ دادن به این پرسش‌ها پیش از آنکه بازخوردتان را ارائه بدهید می‌توانید مکالمه‌تان را طوری ساختاربندی کنید که مفید و هدفمند به نظر برسد به جای اینکه انتقادی یا بی‌اهمیت باشد.
برای نمونه: «من دارم این را با شما در میان می‌گذارم چون می‌دانم می‌خواهی میزان فروش‌ات را بهبود بدهی و ایمان دارم که این می‌تواند در جهت رسیدن به آن هدف کمک مهمی باشد. »
این رویکرد از نظر کارمندان، نشان می‌دهد که شما به آنها و اهداف‌شان اهمیت می‌دهید و می‌خواهید به آنها کمک کنید که باعث می‌شود طور متفاوتی به پیام شما گوش فرا دهند.
چهارم، اینکه بازخورد باید با تفکر همراه باشد. ارائه بازخورد منفی هرگز کار ساده‌ای نیست، اما اگر کارمندان ندانند که چه چیزی را باید تغییر دهند نمی‌توانند خودشان را بهبود دهند. به یاد داشته باشید که تأکیدتان بر رفتار یا موقعیتِ مشکل‌ساز باشد و نه اشاره به اینکه یک فردی، شخص بدی است. احساسات‌تان را کنترل کنید و در انتخاب واژگان دقت کنید.
این هم خیلی مفید است که برای کاهش حالت تدافعی سعی کنید جملات‌تان را با واژه من شروع کنید و نه شما مثلاً: «من کمی نگران لحنی هستم که امروز صبح پشت تلفن با مشتری صحبت کردی.»
این‌طور حرف زدن باعث می‌شود نسبت به اینکه بگوییم شما خیلی ناگهانی عمل می‌کنی شاهد تاثیر کاملا متفاوتی باشیم
پنجم، اینکه بازخورد باید مستمر باشد. در یک رابطه کوچینگ سودمند لازم است که بازخورد بخش منظمی از
مکالمات مستمر باشد. مکالمه، چیزی نیست که تنها یک‌بار اتفاق بیفتد. همزمان با توسعه اعتماد، باید بتوانید
به‌صورت بدون‌درنگ و در موارد رسمی و غیررسمی، بازخورد ارائه دهید؛ نه اینکه صرفاً در جلسات زمان‌بندی شده بازخوردتان را عرضه کنید
بهترین راه برای رشد کارمندان این است که کوچ داشته باشند که با حواس جمع به کار آنها کاملا دقت داشته باشد. کسی که به اندازه کافی به موفقیت آنها اهمیت بدهد و وقتی که می‌بیند عملکرد آنها لایق تعریف است از آنها تمجید کند یا وقتی که اشتباهی رخ می‌دهد، یک ارزیابی صادقانه داشته باشد.
ارائه بازخورد هدفمند و مستمر کوچ که بر جزئیات متمرکز دارد، به‌موقع و همدلانه است. کارمندان به‌سرعت مهارت‌های لازم را در خود ایجاد خواهند کرد تا به روند شغلی‌شان شتاب ببخشند.
