پس از تحلیل یک فرآیند در سازمان، ارزیابی فرآیند جاری در دستور کار قرار دارد. هدف از این ارزیابی، تشخیص علل اصلی مشکل در فرآیند جاری است. پس از تحلیل فرآیند جاری، ممکن است احساس کنید با دلایل ریشه ای مشکلات فرآیند جاری کاملا آشنا شده اید، اما انجام این مرحله (ارزیابی فرآیند جاری) مهم است. اگر ارزیابی را انجام دهید ممکن است متوجه شوید که دلایل اصلی یک موضوع بسیار متفاوت با آن چیزی است که در ذهن خود داشته اید.
مراحل ارزیابی یک فرآیند به شرح زیر است:
1. ارزیابی های اولیه و اهداف تعیین شده را بررسی کنید.
هر نوع اطلاعات جدیدی که در زمینه تحلیل فرآیند موجود به دست آمده بود را بررسی کنید و اگر به این نتیجه رسیدید که اطلاعات قبلی نیاز به بازنگری دارد، این کار را انجام دهید.
2. برداشت های اولیه مشارکت کنندگان درباره نقاط قوت و ضعف و بهبودها را capture کنید.
مسلما در این لحظه، یعنی پس از تحلیل فرآیند، شناخت نسبتا خوبی برای اعضای تیم حاصل شده است. مشکلات، ویژگی های مثبتی که باید حفظ شوند و بهبودهای امکان پذیر. بنابراین، فرصت خوبی است که در یک جلسه طوفان ذهنی این نظرات را استخراج کرده و مستند سازید.
3. تصمیم اولیه را درباره رفتار با فرآیند بگیرید.
پنج گزینه مختلف درباره رفتار با فرآیند، مقابل اعضای تیم ارزیابی است:
- حذف فرآیند: اگر فرآیند کلا غیرضروری است یا منافع آن توجیه کننده هزینه هایش نیست، می تواند حذف شود. هرچند چنین حالتی کم تر اتفاق می افتد.
- برون سپاری فرآیند: در بسیاری از فرآیندهای فرعی که کار اصلی سازمان محسوب نمی شوند، برون سپاری گزینه مناسبی است.
- رها کردن فرآیند به حال خود: اگر فرآیند مشکلی ندارد، منشا مشکلات در جای دیگری است. مثلا کسی از فرآیند تبعیت نمی کند و یا آموزش لازم است. قانون 10 درصد را اعمال کنید، یعنی اگر فرآیند جدید حداقل 10 درصد بهتر از فرآیند قبلی نیست، به حال خود رهایش کنید.
- بهبود فرآیند: در این حالت، ساختار فرآیند مناسب است اما باید بهینه سازی انجام گیرد.
- طراحی مجدد فرآیند: فرآیند باید کلا از نو طراحی شود.
4. نقاط اهرمی فرآیند راشناسایی کنید.
چه چیزی واقعا در این فرآیند حائز اهمیت است؟ نقطه اهرمی ممکن است یک فعالیت یا مرحله ای از فرآیند باشد که تاثیری بیش از سهم خود بر عملکرد کل فرآیند دارد. بعید نیست که مشکل اصلی فرآیند در چنین نقاطی باشد.
5. فرآیند را در برابر توانمندسازهای شش گانه ارزیابی کنید.
توانمندساز یکی از جنبه های فرآیند است که آن را قادر می سازد تا به طور مناسب انجام شود. توانمندسازهای شش گانه عبارتند از: طرح گردش کار، فناوری اطلاعات، انگیزش و اندازه گیری عملکرد، نیروی انسانی، خط مشی ها و قواعد، تجهیزات. اگر توانمندسازی موجود نباشد و یا نامناسب باشد، یک ضعیف ساز تلقی می شود.
6. گام های فرآیند را ارزیابی کنید.
ارزیابی جزیی مراحل منفرد فرآیند را می توان انجام داد. برای هر فعالیت می توان چنین سوالاتی را مطرح کرد:
- آیا این گام لازم است؟ آیا به نتیجه مفیدی منجر می شود؟
- آیا یک مشتری منطقی و عاقل حاضر است برای آن پول بپردازد؟
- آیا فرد مناسبی این کار را انجام می دهد؟
- آیا این فعالیت به نحو مناسب پشتیبانی و پیاده سازی شده است؟
7. بر پیشنهاد دادن تمرکز کنید.
علاوه بر مستندسازی ارزیابی ها ممکن است جمع کردن و سازمان دادن لیستی از ایده های بهینه سازی فرآیند مفید باشد. منظور، بهینه سازی های امکان پذیر در فرآیند است که هزینه و زمان کمی می برند و نتیجه قابل توجهی دارند که خیلی زود مشخص خواهد شد.
8. تصمیم نهایی را درباره رفتار با فرآیند بگیرید.
نگاه نهایی به آنچه تا به حال انجام شده داشته باشید. هدف اصلی از این بخش آن است که هر نوع محدودیت یا الزامی که کسب و کار ما مقرر داشته و بر روند انجام فرآیند اثرگذار است، شناسایی شود. بسیاری از این محدودیت ها و الزامات قابل مشاهده اند، چرا که آن ها را در مدل تحلیل با سمبل gateway در گردش کار فرآیند نشان داده ایم. اما تشخیص بقیه ممکن است نیاز به دقت بیش تری داشته باشد. با پرسیدن این سوال که "آیا این تایید یا تصمیم گیری در فرآیند واقعا لازم است؟" می توان به دنبال دلیل وجودی هر نوع خط مشی، قاعده یا الزامی گشت.
در همین راستا، از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیند در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند.
