یکپارچگی نرم‌افزار اتوماسیون اداری و BPMS (سامانه مدیریت فرآیندهای کسب و کار) می‌تواند برای سازمان‌ها به عنوان یک راهکار موثر برای بهبود کارایی و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار مورد استفاده قرار گیرد.
نرم افزار BPMS امکان ارتباط با دیگر نرم‌افزارهای سازمان را فراهم می‌کند و یکپارچگی نرم‌افزاری در درون سازمان را محقق می‌نماید. با استفاده از قابلیت Service Task می‌توان فعالیت‌های مختلف را خارج از موتور گردش کار BPMS اجرا نمود و اثر آن را از نظر داده‌ای به BPMS منتقل کرد. در ادامه، دلایل مهم یکپارچگی این دو نوع نرم‌افزار را بررسی می‌کنیم:
یکپارچگی فرآیندها:
این دو نوع نرم‌افزار معمولاً بر روی مدیریت و بهبود فرآیندهای کسب و کار تمرکز دارند. با یکپارچه‌سازی نرم‌افزار اتوماسیون اداری با BPMS، فرآیندها از ابتدا تا انتها می‌توانند مدیریت شوند، از جمله فرآیندهایی مانند مدیریت سند، کارتابل الکترونیک، ارتباطات داخلی و خارجی و موارد مشابه. این تعامل بین این دو نوع نرم‌افزارها به بهبود کارایی و کاهش زمان مورد نیاز برای اجرای فرآیندها کمک می‌کند.
ارائه دیدگاه کلی:
با یکپارچگی این دو نوع نرم‌افزار، امکان دسترسی به دیدگاه کلی و جامعتر در مورد فعالیت‌ها، فرآیندها و عملکردهای سازمان فراهم می‌شود. به عنوان مثال، اگر یک فرآیند در BPMS مدیریت شود و مربوط به یک سند در نرم‌افزار اتوماسیون اداری باشد، مدیران و کارمندان می‌توانند با دسترسی به هر دو سیستم، دیدگاهی جامعتر از فعالیت‌ها و وضعیت آن‌ها داشته باشند.
افزایش هماهنگی و همکاری:
یکپارچگی این دو نوع نرم‌افزار می‌تواند به افزایش هماهنگی و همکاری در سازمان کمک کند. اطلاعات و داده‌ها بین این دو سیستم به طور خودکار انتقال می‌یابد که می‌تواند زمینه‌ساز هماهنگی بهتر بین تیم‌ها و بخش‌های مختلف سازمان شود.
کاهش اشکال‌زدایی و بهبود عملکرد:
با یکپارچگی این دو نوع نرم‌افزار، احتمال بروز اشکالات و تداخلات در انتقال داده و اطلاعات کاهش می‌یابد. این به سازمان امکان می‌دهد تا عملکرد خود را بهبود بخشیده و به سرعت به مسائل فنی و مدیریتی واکنش نشان دهد.
استفاده از منابع بهینه‌تر:
با یکپارچگی این دو نوع نرم‌افزار، می‌توان منابع سازمان را بهینه‌تر مدیریت کرد.
بنابراین، یکپارچگی نرم‌افزار اتوماسیون اداری و BPMS می‌تواند بهبود کارایی، هماهنگی، و بهره‌وری سازمان را تحقق بخشد.
ما در گروه مدیریت فرآیند پارس می توانیم ضمن بررسی فرآیندها و جریان کارهای شما، امکان ساخت فرآیند در پروسس میکر را در سازمان شما فراهم آوریم.
