اسناد گواه پیشرفت کار ماست. صرف نظر از اینکه آنها کاغذی یا دیجیتالی هستند، بینشی از وضعیت سند و اقدامات انجام شده ارائه می دهند. به عنوان مثال، آنها نشان می دهند که آیا یک سند هنوز در حال پردازش است یا قبلاً منتشر شده است، آیا ممکن است در مورد آن نظر داده شود یا اینکه دیگر نمی توان آن را تغییر داد. در این فرآیند، اسناد یک چرخه عمر سند را طی می کنند که بسته به نوع سند، قالب و هدف برنامه می تواند مراحل مختلفی را شامل شود. علاوه بر این، شرکت ها اسناد را با توجه به ساختار سازمانی خود و فرآیندهای تجاری زیربنایی پردازش می کنند، بنابراین چرخه منحصر به فرد خود را تعریف می کنند. برای یافتن راه حل مناسب و کارآمد برای کار اسناد دیجیتال، چرخه عمر سند باید گام به گام اجرا شود و بررسی شود که آیا نرم افزار انتخابی تمام عملکردهای لازم را ارائه می دهد یا خیر. ما شش مرحله اساسی از چرخه عمر سند دیجیتال را ارائه می کنیم تا کمک کوچکی به این تحلیل ارائه کنیم.
چرخه عمر سند چیست؟
چرخه عمر سند مراحل مختلف پردازش یک سند را توصیف می کند - از تولید و پردازش تا بایگانی و حذف مطابق قانونی. یک چرخه عمر سند آنالوگ، یک چرخه عمر سند دیجیتال و یک فرم ترکیبی وجود دارد. با این حال، فازهای فردی به سختی با یکدیگر متفاوت هستند. تفاوت بین چرخه عمر سند آنالوگ و دیجیتال بر اساس حالت های پردازش و فرصت های همکاری بسیار واضح تر می شود. در چرخه عمر سند آنالوگ، بسیاری از مراحل پردازش به صورت دستی انجام می شود یا از فردی به فرد دیگر منتقل می شود. اسناد چاپ، اسکن یا در ایستگاه کاری شخص مسئول دیگری بایگانی می شوند. وضعیت باید پرس و جو شود، اسناد در پوشه‌ها ذخیره می‌شوند و خرد کردن در دستگاه مربوطه انجام می‌شود. اگر تغییراتی در سند ایجاد شود، بسیاری از مراحل باید تکرار شوند، که می تواند روند را تا حد زیادی به تاخیر بیندازد. با چرخه عمر سند دیجیتال، این مراحل میانی دستی را می توان خودکار کرد، یا شرکت قوانین ثابتی را برای فرآیند و افراد و اقدامات درگیر تعریف می کند. شفافیت افزایش می یابد.
شش مرحله چرخه عمر سند
شش فاز، چرخه عمر یک سند یا داده هایی را که برای یک اقدام پردازش می شوند، ساختار می دهند. در هر مرحله، یک آیتم سند و یک وضعیت سند متناظر وجود دارد که به طور متغیر در چرخه عمر سند تعریف می شود. آنها به الزامات شرکت برای کار اسناد و گردش کار اسناد فردی و همچنین به نوع سند و هدف پردازش بستگی دارند. هر مرحله پردازش همچنین الزامات خاصی را برای مدیریت داده ها و حقوق اساسی و مدیریت نقش به همراه دارد. در نتیجه، چرخه عمر سند دیجیتال شامل مراحل زیر است:
1. ایجاد یا تولید سند
در این مرحله سند ایجاد می شود یا به شرکت می رسد (از طریق پست، فکس، به صورت اسکن یا از طریق ایمیل). این می تواند به صورت دستی توسط یک کاربر ایجاد شود - روی کاغذ، روی مانیتور یا روی یک دستگاه تلفن همراه - یا به طور خودکار از منابع و داده های مختلف جمع آوری شود. این به لطف نرم افزارهای بهتر برای تشخیص خودکار متن و ضبط داده ها و همچنین پردازش الکترونیکی داده ها و اسناد امکان پذیر است. اگر سند در رایانه شخصی ایجاد شده باشد، بسته به نوع سند، از نرم افزارهای اضافی مانند Microsoft Word، PowerPoint یا Excel استفاده می شود. در نهایت، سند را می توان در دیتاسنتر ذخیره و برای پردازش بیشتر آماده کرد.
2. ویرایش یا قابل استفاده کردن محتوا و نمایه سازی برای جستجو
در حالی که اغلب تنها یک کاربر در فاز اول درگیر است، ممکن است چندین کاربر در فاز دوم با هم کار کنند. اکنون موضوع قابل استفاده کردن داده ها و محتوای سند برای دیگران و همچنین هماهنگی، انتقال، مستندسازی و نمایه سازی معنادار اطلاعات است. این بدان معنی است که می توان تغییراتی را در سند به صورت موازی یا متوالی توسط چندین نفر از بخش های مختلف، ایجاد کرد. در این مرحله، امنیت تجدید نظر، نسخه‌سازی، همگام‌سازی و مدیریت تغییر/انتشار نقش مهمی در ایجاد امنیت و شفافیت در فرآیند همکاری دارند. برای دستیابی به این هدف، جستجوی کارآمد، یک سیستم بایگانی تنظیم شده و پردازش ساختار یافته داده و کنترل دسترسی الزامی است. در چرخه عمر سند دیجیتال، پیوند داده ها و اسناد تابعه و همچنین پرینت ها و اطلاعات در سایر سیستم ها و ذخیره آنها در فهرست های کاری امکان پذیر است. به این ترتیب، سودمندی یک سند برای شرکت به طور پیوسته افزایش می یابد.
3. انتشار سند
پس از تکمیل آماده سازی و ویرایش داخلی، سند دوباره منتشر می شود. اینکه در داخل در دسترس باشد یا باید با شرکای خارجی به اشتراک گذاشته شود در درجه دوم اهمیت قرار دارد. عامل تعیین کننده این است که نسخه منتشر شده و تمام مراحل قبلی به پایان رسیده است. به این ترتیب، افراد مسئول بسته به نوع و استفاده مورد نظر سند را بیشتر به اشتراک می گذارند. برای مثال، اسناد کاملاً آموزنده مانند دستورالعمل‌های عملیاتی یا یادداشت‌ها، در فایل‌های الکترونیکی توسط افراد مرتبط ذخیره می‌شوند، در حالی که قراردادها یا صورت‌حساب‌های پرداختنی از طریق فرآیندهای کسب و کار پیچیده‌تر انجام می‌شوند و بسیاری از بخش‌ها و کارمندان درگیر را به هم متصل می‌کنند. در بهترین حالت، این کار توسط نرم افزاری انجام می شود که تمام مراحل میانی را بر اساس یک فرآیند تعریف شده راه اندازی می کند، نسخه های سند را بررسی و ذخیره می کند و مطابق با ماتریس انتشار به دست می آورد. مراحل میانی دستی، عدم قطعیت و ناکارآمدی زیادی را در چرخه عمر سند در این مرحله ایجاد می کند. علاوه بر این، محتوا باید در هر زمان و از هر مکان قابل دسترسی باشد - در یک فرآیند مبتنی بر کاغذ تقریبا غیرممکن است. از سوی دیگر، سیستم‌های مدیریت اسناد یا سیستم‌های مدیریت گردش کار، امکان دسترسی به اسناد را از هر دستگاهی، مبتنی بر وب یا از طریق حافظه پنهان اسناد اختصاصی، فراهم می‌کنند. علاوه بر این، ارسال مجدد به کارمندان مسئول برنامه ریزی و به صورت خودکار اجرا می شود و نیازی به پرس و جوهای خسته کننده را از بین می برد.
برای مطالعه بیشتر:
Document Lifecycle: 6 document editing phases within digitalized processes
