وقتی برنامهریزی یک پروژه جدید شروع میشود، خیلی زود مشخص میشود که پشت عنوان پروژه تعداد زیادی فعالیت اجرایی، مهندسی و تدارکات قرار دارد. در نگاه اول ممکن است پروژه فقط یک عنوان ساده داشته باشد؛ مثلاً «احداث یک کارخانه تولید لاستیک» یا «ساخت یک ساختمان اداری». اما وقتی وارد جزئیات میشویم، متوجه میشویم که پشت همین عنوان ساده دهها یا حتی صدها فعالیت مختلف قرار دارد.
برنامه ریزی پروژه بدون استفاده از ساختار شکست کار می تواند همه چیز را پیچیده کند. فعالیتها بهصورت پراکنده تعریف میشوند، بعضی کارها فراموش میشوند و بعضی کارها هم چند بار در برنامه ظاهر میشوند. نتیجه معمولاً یک برنامه زمانبندی شلوغ و سخت برای کنترل است.
هدف اصلی WBS این است که پروژه بزرگ به مجموعهای از بخشهای قابل مدیریت تبدیل شود. وقتی پروژه به اجزای کوچکتر تقسیم شود، برنامهریزی زمان، تخصیص منابع و حتی گزارشگیری پیشرفت بسیار شفافتر خواهد شد.
ساختار شکست کار دقیقاً چیست؟
در WBS، کل پروژه به صورت یک ساختار نمایش داده میشود. در بالاترین سطح، کل پروژه قرار میگیرد. در سطحهای پایینتر، پروژه به بخشهای کوچکتر تقسیم میشود؛ بخشهایی که معمولاً نشاندهنده تحویلدادنیهای اصلی پروژه هستند.
چرا WBS برای برنامهریزی پروژه مهم است؟
یکی از تجربههایی که تقریباً همه برنامهریزان پروژه با آن مواجه شدهاند این است که اگر WBS در ابتدای پروژه درست تهیه نشود، مشکلات آن بعداً در طی پروژه ظاهر میشوند. مثلاً ممکن است در زمان اجرای پروژه متوجه شوید فعالیتهایی وجود دارند که اصلاً در برنامه دیده نشدهاند. یا برعکس، بعضی فعالیتها در چند جای برنامه تعریف شدهاند.
در عمل کیفیت WBS مستقیماً روی کیفیت برنامه زمانبندی اثر میگذارد. اگر ساختار پروژه درست تعریف نشده باشد، مشکلات آن خیلی زود در زمانبندی ظاهر میشود.
یک تجربه واقعی از پروژه EPC
در یکی از پروژههای EPC که مربوط به احداث یک نیروگاه خورشیدی بود، در ابتدای کار WBS پروژه خیلی ساده طراحی شده بود. ساختار پروژه فقط به سه بخش تقسیم شده بود: مهندسی، تدارکات و اجرا.
ابتدا این ساختار منطقی به نظر میرسید. اما وقتی تیم برنامهریزی شروع به تعریف فعالیتها کرد، مشکلات بهتدریج ظاهر شد. وقتی اولین نسخه برنامه زمانبندی تهیه شد، برنامه بیش از حد پراکنده و نامنظم بود. گزارشگیری پیشرفت هم به سختی انجام میشد.
در نهایت مهندسین کنترل پروژه تصمیم گرفتند WBS را بازطراحی کنند. این باربرای هر واحد بخشهایی مثل تجهیزات، پایپینگ، برق و ابزار دقیق تعریف شد. همین تغییر ساده باعث شد ساختار پروژه بسیار واضحتر شود. تعریف فعالیتها راحتتر شد و کنترل پیشرفت پروژه هم نظم بهتری پیدا کرد.
یکی از اشتباهات رایج در تهیه WBS
یکی از خطاهایی که در بعضی پروژهها دیده میشود این است که WBS بر اساس فعالیتها ساخته میشود نه بر اساس تحویلدادنیهای پروژه.
برای مثال گاهی در WBS آیتمهایی مثل طراحی نقشهها، خرید تجهیزات، حمل تجهیزات و نصب تجهیزات دیده میشود. در حالی که منطق WBS کمی متفاوت است. در استانداردهای مدیریت پروژه توصیه میشود تمرکز اصلی روی تحویل دادنی ها باشد.
قانون مهم 100% Rule در WBS
در تهیه WBS قانونی تحت عنوان 100% Rule وجود دارد. بر اساس این قانون، مجموع اجزای هر سطح از WBS باید صد درصد دامنه کار آن سطح را پوشش دهد.
برای مثال اگر در سطح اول پروژه به سه بخش مهندسی، تدارکات و اجرا تقسیم شده باشد، مجموع این سه بخش باید تمام دامنه پروژه را پوشش دهد. اگر بخشی از کار پروژه در WBS دیده نشده باشد، یعنی ساختار هنوز کامل نیست. این موضوع بعداً خودش را در زمانبندی و کنترل پیشرفت نشان میدهد.
نقش WBS در کنترل پیشرفت پروژه
ساختار شکست کار فقط برای تقسیم پروژه نیست. بسیاری از ابزارهای کنترل پروژه بر اساس همین ساختار شکل میگیرند.
برنامه زمانبندی پروژه، ساختار هزینه پروژه، گزارشهای پیشرفت، ساختار تخصیص مسئولیتها و ...معمولاً با WBS ارتباط مستقیم دارند. اگر WBS از ابتدا بهدرستی طراحی نشده باشد، این مشکلات بعداً در زمانبندی یا گزارشگیری پروژه خودش را نشان میدهد.
جمعبندی
می توان گفت ساختار شکست کار یا WBS یکی از مهمترین ابزارهای برنامهریزی پروژه است. با کمک ساختار شکست کارمی توان پروژههای بزرگ یا پیچیده را به بخشهای کوچکتر تقسیم کرد. وقتی پروژه به درستی شکسته شود، برنامهریزی زمان، تخصیص منابع و کنترل پیشرفت پروژه بسیار دقیقتر انجام میشود. تجربه پروژههای مختلف هم نشان میدهد کیفیت برنامه زمانبندی تا حد زیادی به کیفیت WBS وابسته است. به همین دلیل بهتر است در ابتدای پروژه زمان کافی برای طراحی یک ساختار شکست کار منطقی و کامل اختصاص داده شود.
