چند سال پیش، در یکی از پروژههای احداث شبکه برق هوایی، همهچیز در ظاهر برای یک شروع عالی آماده بود. نقشههای اولیه ، تیم اجرایی و فنی ، برنامه زمانبندی دقیق از منظر پیمانکارو ... . پیش پرداخت پروژه به پیمانکار پرداخت شده و زمین در موعد مقرر تحویل داده شده بود.
پروژه آغاز شد ، در ظاهرکار پیش میرفت و پایه های بتنی یکی پس از دیگری در محل قرار میگرفت. درپایان مدت قرارداد و پس از گذشت 6 ماه از آغاز کار پروژه تنها 60 درصد پیشرفت داشت. در این مقطع زمان قرارداد به اتمام رسیده بود اما کار به انتها نرسیده بود. در نتیجه پروژه تمدید شد و در مدت تمدید، تورم باعث افزایش بسیار زیاد تجهیزات گردید. هزینه های سنگین و عدم اتمام پروژه در زمان مقرر باعث نارضایتی کارفرما و ایجاد مشکل برای پیمانکار شد.
در پروژه ما وقتی طی جلسه ای همه مدیران برای تصمیم گیری در مورد ادامه کار جمع شدند نکته جالب توجه این بود که با وجود اینکه پروژه از نظر فنی مشکل خاصی نداشت، تیم قوی بود و بودجه هم تأمین شده بود اما با تطبیق برنامه اولیه و میزان پیشرفت متوجه شدیم 6 ماه تا پایان کار به زمان نیازداریم (با اینکه مدت اولیه پیمان 6 ماه بود). جالبتر اینکه تقریباً هیچکس دقیقا نمیدانست دلیل اصلی این عقبماندگی چیست. آنجا بود که تیم ما به عنوان پیمانکار فهمید ما چیز بسیار مهمی را از قلم انداختیم: برنامهریزی و کنترل پروژه.
واقعیت تلخ این است که نه تنها در پروژه ما بلکه در بسیاری از پروژه های کشور بروز چنین شرایطی به امری عادی تبدیل شده است. گرچه آمار رسمی از تعداد پروژه هایی که با تاخیر به اتمام می رسند در دسترس نیست اما در بعضی مطالعات پژوهشی درباره پروژههای عمرانی ایران، آمده که بیش از 50٪ پروژهها با تأخیر مواجهاند.
اگر بخواهم خیلی ساده بگویم، برنامهریزی پروژه یعنی مشخص کردن نقشه راه قبل از قدم اول. یعنی قبل از اینکه حتی مراحل اولیه تجهیز کارگاه را انجام دهید، دقیقاً بدانید چه کاری، در چه زمانی، با چه منابعی و توسط چه کسی باید انجام شود.
اما همانطور که در انجام هر کاری نقشه کشیدن به تنهایی کافی نیست در اجرای یک پروژه نیز همین نکته وجود دارد؛ اینجاست که پای «کنترل پروژه» به میان میآید. کنترل پروژه یعنی در طول مسیر مدام چک کنید که آیا طبق نقشه پیش میروید یا نه؟ درآن پروژه احداث شبکه برق هوایی ، ما تصور نادرستی از روند پیشرفت کار در ذهن داشتیم، اما هیچوقت توقف نکردیم تا ببینیم آیا پیشرفت فیزیکیِ ، با زمانِ سپریشده و برنامه اولیه همخوانی دارد یا نه.
همانطور که می دانید ریسک به شرایط و عواملی گفته می شود که در یک پروژه می تواند اثر منفی بگذارد. بنابراین میتوان گفت مدیریت ریسک در واقع پیش بینی و تحلیل این عوامل و برنامه ریزی برای حذف یا کاهش میزان اثرگذاری آن ها بر روند اجرای پروژه است.
درشرایط پرتنش اخیر کشور،دریک پروژه نیروگاه خورشیدی مشغول به کار بودم.در این پروژه تامین پنل ها و همه تجهیزات در تعهد کارفرما بود. با توجه به اینکه کافرما این تجهیزات را از خارج از کشور تامین میکرد بدون در نظر گرفتن ریسک آغاز جنگ پروژه شروع شد. نتیجه؟ تاخیر 3 ماهه اجرای پروژه .
در ادامه به چند مورد از دلایل شکست اکثر پروژه ها اشاره می کنم.
در بسیاری از پروژه ها برنامه زمانبندی صرفا جهت اجرای بند مربوطه در قرارداد و ارائه به کارفرما در ابتدای پروژه تهیه و بعد از آن کنار گذاشته می شود. در حالی که هدف از برنامه ریزی پایش وضعیت انجام کار در طول مدت پروژه است. این کار عواقب زیادی در آینده برای همه طرفین درگیر در پروژه خواهد داشت.
یک پروژه ساختمانی بدون آنکه برنامه منطبق بر واقعیت تهیه شود و در طی کار آپدیت شود پیش رفت. کارفرما از یک مرحله به بعد به تعهدات مالی خود عمل نکرد. در نتیجه پیمانکار دچار درگیری های قضایی و مالی بسیار زیاد شد و درنهایت و پس از خسارت های مالی فراوان جهت دفاع از حقوق خود مجبور به بازبینی برنامه زمانبندی برای تهیه لایحه تاخیرات گردید.
داشتن سیستم کنترل پروژه به معنی تهیه گزارش های دوره ای نیست بلکه لازم است این گزارش ها که بر اساس واقعیت پروژه تهیه می شوند با برنامه تطبیق شداده شوند .
در تهیه برنامه زمانبندی باید دقت شود که همه چیز بر اساس امکان پذیری در واقعیت در نظر گرفته شود. به طور مثال در یک پروژه عمرانی، مدت اجرای فونداسیون بدون در نظر گرفتن حجم کار، 30 روز در نظر گرفته شده بود، در حالی که پیمانکاران باتجربه میدانستند اجرای آن حداقل ۶۰ روز زمان میبرد.
متاسفانه در پروژه ها بسیار اتفاق می افتد که برنامه زمانبندی تهیه شده در دفتر فنی یا واحد برنامهریزی، در کارگاه مبنای تصمیمگیری اجرایی قرار نمیگیرد. در نتیجه برنامه صرفا به یک مدرک اداری تبدیل می شود که تا بروز یک مشکل بزرگ هیچ کس به دنبال آن نخواهد رفت و پیشرفت پروژه با برنامه تطبیق نخواهد داشت. (ماندد پروژه ساختمانی که در بخش های قبلی به آن اشاره کردم.)
بعضی از مدیران پروژه، تصمیمهای کلیدی را بر اساس حدس، تجربه شخصی، فشار لحظهای، برداشت ذهنی یا گزارشهای ناقص میگیرند؛ نه بر اساس دادههای واقعی، قابلاندازهگیری. این یکی از علل بسیار مهم در تأخیرات، افزایش هزینه، و ضعف عملکرد پروژه است.
در یک پروژه ساختمانی بزرگ، پروژه حدوداً 16 درصد عقبافتادگی زمانی داشت. در جلسه مدیریت، کارفرما و مدیر پروژه فشار زیادی وارد کردند که باید تعداد نیروها دو برابر شود تا عقبافتادگی جبران شود. در نتیجه این تصمیم تعداد نیروهای اجرایی از حدود ۱۲۰ نفر به ۱۸۰ نفر افزایش پیدا کرد.
اما مشکل اصلی چیز دیگری بود. بعد از دو هفته، واحد کنترل پروژه برنامه را دقیقتر بررسی کرد و مشخص شد بخش عمده تأخیر مربوط به تأخیر در ابلاغ نقشههای تأسیسات مکانیکی و تأخیر در تأمین برخی اقلام اصلی بوده است. در نتیجه این تصمیم شتاب زده و بدون علت یابی تاخیر، پول خرج شد، اما زمان جبران نشد.
در بسیاری از پروژهها، شکست نتیجه یک اتفاق ناگهانی نیست؛ بلکه حاصل مجموعهای از تصمیمهای کوچک اشتباه در طول پروژه است. برنامهریزی و کنترل پروژه اگر بهدرستی اجرا شود، میتواند قبل از تبدیل شدن مشکلات کوچک به بحرانهای بزرگ، آنها را شناسایی و مدیریت کند.
کنترل پروژه کمک میکند:
انحرافات زود تشخیص داده شوند
تصمیمها مبتنی بر داده باشند
تأخیرها مدیریت شوند
ریسکها کنترل شوند
ارادتمند شما 🌱
محبت بارانی
