درباره سیستم های مدیریت قوانین کسب و کار (BRMS) بیشتر بدانید

مقدمه

قوانین تجاری اساساً بلوک های ساختاری سازمانی سیاست شرکت هستند که برای دستیابی به اهداف استراتژیک استفاده می شوند. قوانین کسب و کار پارامترهایی را برای نحوه اجرای وظایف و نحوه اجرای عملکردهای سازمانی تعیین می کند. هنگامی که قوانین کسب و کار را ایجاد، مدیریت و خودکار می کنید، در واقع درگیر مدیریت قوانین تجاری با هدف استفاده از منابع کمتر برای دستیابی به اهداف مشابه هستید.

سیستم مدیریت قوانین کسب و کار (BRMS) برای توسعه، ذخیره، ویرایش و اجرای قوانین تجاری استفاده می شود. قوانین کسب و کار گزاره های منطقی هستند که رفتار و عملکرد یک کسب و کار را تعریف می کنند. به عنوان مثال، "اگر کاربر اشتراک خود را لغو کرد، یک ایمیل برای او ارسال کنید." این قوانین ممکن است در اسناد فرآیند نوشته شده یا در برنامه های کاربردی تعبیه شده باشد. با این حال، این پیاده سازی در هنگام به روز رسانی، مقیاس بندی یا شبیه سازی قوانین مستعد خطا است.

یک BRMS که توسط موتور قوانین کسب و کار تامین می شود، به عنوان یک مخزن مرکزی و تابع اتوماسیون برای قوانین تجاری عمل می کند. صاحبان تصمیم و کارمندان فناوری اطلاعات می توانند برای توسعه، نسخه و ویرایش قوانین در یک محیط تک منبع همکاری کنند. یک BRMS به کسب و کارها کمک می کند وظایف را خودکار کنند، ثبات را بهبود بخشند، و چرخش تغییرات سیاست را کوتاه کنند.

مدیریت قوانین کسب و کار در مقابل مدیریت فرآیند کسب و کار(تفاوت عملکردی مهم بین BPM و BRM)

مدیریت قوانین کسب و کار و مدیریت فرآیند کسب و کار اغلب با هم ترکیب می شوند، اما عملکردها یا محصولات یکسانی نیستند. قوانین کسب و کار عبارات منطقی هستند که در سراسر فرآیندهای تجاری، گردش کار و عملکردها اعمال می شوند و BRMS بر مدیریت آن قوانین فراگیر تأکید دارد. در مقابل، مدیریت فرآیند کسب‌وکار بر مدیریت گردش کار بسیار قابل تنظیم در عملکردها، بخش‌ها و سیستم‌های تجاری تأکید دارد. به عبارت دیگر، مدیریت قوانین کسب و کار دیکته‌های مربوط به وضعیت عملیات و عملکردهای تجاری را کنترل می‌کند، در حالی که مدیریت فرآیند کسب‌وکار نحوه انجام آن عملیات و عملکردها را کنترل می‌کند.

یک تفاوت عملکردی مهم بین BPM و BRM این است که قوانین خاص خود اغلب در معرض تغییر هستند، در حالی که فرآیندهای تجاری از نظر ساختار و جریان فرآیندها پایدارتر هستند. این بدان معناست که تعبیه منطق قواعد تجاری در سیستم‌های BPM نگهداری هر دو ساختار را دشوارتر می‌کند و اگر به دقت تنظیم نشود، دچار خطا می‌شود. برای سازمان هایی که به محصولاتی برای سازماندهی و خودکارسازی قوانین و فرآیندهای آن نیاز دارند، استفاده از محصولاتی که به طور خاص به هر مورد متفاوتی خدمت می کنند توصیه می شود.

چرا از BRMS استفاده کنیم؟

شرکت ها می توانند از یک پلت فرم BRMS برای حفظ قوانین تجاری خود و تعیین اقدامات از یک مخزن مرکزی استفاده کنند. منطق تصمیم گیری خارج از کد برنامه نویسی است و BRMS را به یک کاتالیزور برای منطق دقیق، کارایی فرآیند، بهبود بهره وری و چابکی تبدیل می­کند. می‌توانید در هر زمان و در صورت نیاز، تغییرات سریع‌تری در قوانین کسب‌وکار انجام دهید. روش های مختلفی برای ذخیره و تعریف قوانین تجاری وجود دارد، از جمله موارد زیر:

· دوستانه و غیر رسمی

· مکتوب از قبل

· رسمی

· خودکار

هر کسب‌وکاری که قوانین تجاری خود را جدی می‌گیرد، پلتفرم BRMS مناسب می‌تواند از رسمی و خودکار بودن آنها اطمینان حاصل کند. ارسال قوانین روی کاغذ یا از طریق ایمیل دیگر کارآمد نیست و ایمن نیست.

آیا به BRMS نیاز دارید؟

هر صنعت، توسط مجموعه­ای از قوانین اداره می­شود. بنابراین، پیاده سازی یک سیستم BRMS در اکثر سازمان ها نیاز است، ازجمله:

· هر کسب و کار، سازمان یا نهاد دولتی که توسط قوانین اداره می شود.

· هر نهادی که توسط قوانین اداره می شود.

· مشاغل با سیاست های داخلی برای کارمندان، مشتریان و شرکا.

· سازمان هایی که می خواهند دقت و کارایی را در تصمیم گیری بهبود بخشند.

· مدیرانی که می خواهند با سرعت بیشتری تصمیمات آگاهانه بگیرند.

· شرکت هایی که می خواهند انطباق را بهبود بخشند.

اکنون، بیایید 5 مزیت سیستم های مدیریت قوانین کسب و کار را بررسی کنیم:

· بهبود کارایی فرآیند

برای رونق هر کسب و کاری مستلزم رعایت مهلت ها، معیارها و سهمیه ها است. با این حال، در پیش گرفتن کارآمدترین مسیر بدون مجموعه ای مناسب از قوانین تجاری چالش برانگیز می شود. با این وجود، فرض کنید کسب و کار شما کارایی فرآیند را بهبود نمی بخشد. در این صورت، ممکن است به زودی از یک عرصه رقابتی محو شود و به دلیل عدم ارائه محصولات و خدمات مورد تقاضا در یک بازه زمانی معقول، از بازار خارج شود. بنابراین، بسیار مهم است که فرآیندهای کاری موجود خود را ارزیابی کنید و میزان موفقیت فعلی آنها را با معیارهای کلیدی مانند کیفیت، زمان انجام کار، اتلاف، افزونگی کار و موارد دیگر اندازه گیری کنید.

یک پلت فرم BRMS به شرکت شما اجازه می دهد تا قوانین کسب و کار را از یک منبع حقیقت مدیریت، به روز رسانی و حفظ کند تا تعیین کند که در کجا باید تغییرات ایجاد شود. این کمک می کند که با ترسیم فرآیندهای موجود خود با استفاده از نمودار جریان، نمودار شناور یا با نوشتن آنها شروع کنید.

در مرحله بعد، تنگناها را مشخص کنید و همچنین به دنبال مواردی باشید که در حال حاضر به خوبی کار می کند. فرآیندهایی را که می توانند از بهینه سازی بهره مند شوند علامت گذاری کنید. همانطور که فرآیندهای ایده‌آل خود را تجسم می‌کنید، بهتر می‌توانید حفره‌هایی را ببینید که باید برطرف شوند. اکنون، فرآیند کامل خود را کامل کنید که دقیقاً چگونه ترجیح می دهید جریان داشته باشد و چه وظایفی برای تکمیل موفقیت آمیز حیاتی هستند.

شاید بتوان ارتباطات را بهبود بخشید - هنگام جستجوی راه حل خلاقانه فکر کنید. به یاد داشته باشید، بهبود فرآیندهای کسب و کار شما هم زمان و هم کمی آزمایش می خواهد. شما یک ایده آل مطرح می کنید، نظریه خود را اجرا می کنید و آن را آزمایش می کنید. اگر متوجه شدید که روند ایده آل شما آنطور که می خواهید کار نمی کند، از نو شروع کنید. هنگامی که به یک نتیجه موفقیت آمیز رسیدید، قوانین کسب و کار خود را با استفاده از BRMS اعمال کنید.

· ویژگی های امنیتی پیشرفته

یک پلت فرم BRMS می‌تواند مجموعه‌ای از ویژگی‌ها را ارائه دهد که در آن کاربران نهایی غیرفنی می‌توانند قوانین تجاری را ایجاد، حفظ و اجرا کنند. قوانین کسب و کار را می توان برای مدیریت گردش کار و همچنین اتخاذ تصمیمات تجاری مناسب مورد استفاده قرار داد. به عنوان موتور قواعد، یک پلت فرم BRMS از روش استنتاج زنجیره‌ای رو به جلو استفاده می‌کند که توسط الگوریتم Rete پشتیبانی می‌شود

بنابراین، زنجیره جلویی تضمین می کند که موتور در هر فرآیند کاری تا رسیدن به هدف تکرار می شود. این منافذ از طریق هر واقعیت تا زمانی که عبارت IF به عنوان درست تعیین شود. وقتی این قانون پیدا شد، موتور قوانین نتیجه را اجرا می کند و اطلاعات جدیدی را به مجموعه داده اضافه می کند. ویژگی‌های امنیتی برای تضمین عدم تغییر قوانین تجاری توسط بدافزارها یا مجرمان سایبری ساخته شده‌اند. فقط کاربران مجاز می توانند قوانین کسب و کار را تغییر دهند. منطق تصمیم گیری را با دقت بیان کنید

هنگام خودکارسازی و مدیریت تصمیمات تجاری از طریق BRMS، مزایای زیادی نسبت به مسیرهای سنتی به شرح زیر دریافت می کنید:

1. کاربران غیرفنی تجاری می توانند به بهبود همکاری های تجاری و فناوری اطلاعات کمک کنند و بار کاری را برای همه ذینفعان کاهش دهند.

2. هر یک از قوانین تجاری را می توان به طور مستقل مدیریت کرد زیرا آنها اظهاری هستند. نتیجه، مدیریت ساده‌تر منطق تصمیم‌گیری است و در عین حال ارزیابی دقیق‌تری از کیفیت و سازگاری را القا می‌کند

قوانین تجاری می توانند یک عنصر شرطی را به کار گیرند که مشخص می کند آیا بند IF برای یک فرآیند درست است یا خیر. منطق تصمیم گیری دقیقی را منتقل می کند که از تصمیم گیری و تجزیه و تحلیل بهبود یافته پشتیبانی می کند.

· کاهش اتکا به فناوری اطلاعات برای تغییرات

با استفاده از پلتفرم BRMS، کاربران تجاری غیرفنی تایید شده می‌توانند در صورت لزوم به‌روزرسانی‌ها یا تغییراتی را ایجاد کنند که به فناوری اطلاعات زمان آزاد بیشتری برای تمرکز بر پروژه‌ها و توسعه با ارزش بالاتر بدهند. در عین حال، فناوری اطلاعات می تواند از یک پلت فرم BRMS برای القای تغییرات سریع استفاده کند که مکان یابی و آزمایش منطق تصمیم گیری را در صورت نیاز آسان تر می کند. هنگامی که چندین بخش می توانند یک پلت فرم BRMS را به اشتراک بگذارند و به روز کنند، همه برنده می شوند زیرا می توانند زمان و منابع بیشتری را برای تخصیص به طرح های دیگر پس بگیرند.

· قوانین تصمیم گیری مقیاس در سراسر برنامه های تجاری

هنگامی که یک BRMS به خوبی طراحی شده باشد، می تواند قوانین تصمیم گیری را در بسیاری از برنامه های کاربردی که در آن فرآیندهای کاری و گردش کار مدیریت می شوند، مقیاس کند. BRMS می تواند به عنوان یک منبع منفرد از حقیقت پیاده سازی شود که در آن کاربران نهایی می توانند به راحتی قوانین تصمیم گیری را به چندین برنامه به طور همزمان مقیاس کنند.

· فکر نهایی

به‌اندازه کافی ساده به نظر می‌رسد که بهبود کارایی فرآیند باعث افزایش سودآوری، زمان چرخش، مشارکت مشتری و کاهش هزینه‌های عملیاتی می‌شود. با این حال، مزایای دیگری نیز وجود دارد که باید در نظر گرفت. برای نشان دادن، اگر بتوانید محصولات و خدمات را سریعتر ارائه دهید، می توانید تقاضای مشتری بیشتری را برآورده کرده و جذب کنید و در بازار مربوطه خود رقابتی تر شویدو سوالی که با آن روبرو می­شویم این است که. آیا زمان استفاده از مزایای BRMS فرا نرسیده است؟

معرفی چند شرکت ایرانی که در این زمینه فعالیت دارند:

· شرکت پگاه آفتاب

پگاه آفتاب مجموعه‌ای دانش‌بنیان در حوزه فناوری اطلاعات است که از سال ۱۳۷۸ تا به امروز با اتکا به نیروی انسانی پویا و مجرب خود محصولات و خدمات ارزش‌آفرینی را در قالب راهکار‌های نرم‌افزاری؛ برنامه‌ریزی منابع سازمان، مدیریت منابع انسانی و مدیریت فرایند‌های کسب‌و‌کار (BPMS) به صنایع و بنگاه‌های کسب‌و‌کار‌ بزرگ و متوسط ارائه کرده است. و با ارتباط با صنعت و با یکی از زیربنایی‌ترین صنایع کشور یعنی صنعت تولید برق آغاز کرده است. ابتدا نرم‌افزاری برای حیاتی‌ترین نیاز این صنعت، مدیریت نگهداری و تعمیرات و فرایند مدیریت درخواست کار، ارائه داده­اند، که در این مسیر، تعامل با کارشناسانِ خبره و بدنه تخصصی صنعت تولید برق به شکل‌گیری راهکار برنامه‌ریزی منابع سازمان نیروگاهی - ERP منجر شد. و امروز ERP نیروگاهی پگاه آفتاب بیش از ۱۳۰ فرایند کسب و کار نیروگاهی را تحت پوشش قرار داده که شاهد به‌کارگیری آن در ۱۸ استان کشور توسط بیش از ۳۰ نیروگاه است. و محصول agileBPMS که یک ابزار چابک کدیریت فرایند کسب وکار است را با همکاری یک تیم آلمانی –اسپانیایی در اختیار سازمان ها وشرکت ها قرار داده است.

· جويا افزار ماندگار پرسيا(جام پرسياERP )

در واقع فعالیت اصلی این شرکت، در توليد نرم افزارهاي يكپارچه سازماني(ERP) است؛ مبتني بر وب بوده و به شركتها در همه ابعاد و در صنايع مختلف كمك مي كند تا به بهترين وجه كسب و كار خود را اجرا نمايند. راهكار، تكنولوژي و فناوري هاي پيشرفته تحليلي جام كمك مي كنند مشاغل به كسب و كارهاي هوشمند تبديل شده و با سودآوري فعاليت كنند؛ به طور مرتب بروزرساني شده و با همه ابزارهاي سخت افزاري سازگار گردند. كاربرد جام در اين صنايع محدود به فرايندهاي عمومي نبوده و براي هر يك از صنايع ، داراي راهكارهاي ويژه اي مي باشد. جام در كنار محصولات اصلي، برخي محصولات جانبي از قبيل نرم افزارهاي تحليلي، BI، DW،… را نيز دارا مي باشد. جام قابل اجراء در كليه ي درگاه هاي موبايل (تلفن همراه، تبلت و … ) بوده و راهكارهاي مبتني بر رايانش ابري را نيز ارايه كرده است.

«این مطلب، بخشی از تمرینهای درس معماری نرم‌افزار در دانشگاه شهیدبهشتی است»

منابع

https://www.trustradius.com/business-rules-management-brms

https://www.processmaker.com/blog/5-benefits-of-a-business-rules-management-system-brms/